Pour les factures clients, le processus est totalement différent de celui des factures fournisseurs, mais la GED DocuWare est, là encore, capable de le prendre en charge, de l’accélérer et de le fiabiliser.
Les envois de factures clients peuvent être réalisés via ces différents canaux :
- Papier
- EDI
- Email
- vers un portail (type Chorus Pro).
La GED DocuWare s’adapte à ces différents modes. DocuWare peut notamment, envoyer des factures papier en passant par une plateforme de routage externe pour les envois en masse ou effectuer des envois dématérialisés simples par mail.
1. Capture de la facture depuis l’ERP dans DocuWare
La facture est en général générée depuis un ERP et intégrée dans DocuWare. DocuWare s’interface avec la plupart des ERP et outils du marché : Sage, Cegid, EBP, Microsoft Dynamics, Divalto…
2. Validation et workflow
Une fois visées depuis la GED, le gestionnaire en est informé et les factures prêtes à être routées.
3. Le routage
Les factures sont ensuite routées, dans le format choisi, vers les clients. La GED permet également d’identifier et d’éliminer les erreurs de routage (adresse postale ou électronique incorrecte, erreurs EDI, serveur indisponible sur Chorus Pro, etc.). Elle offre une visibilité en temps réel et 24/7 sur le statut d’envoi des factures et garantit une parfaite traçabilité. Les factures sont ensuite conservées dans la GED et restent consultables à tout moment (y compris depuis les lignes comptables de l’ERP).
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