Dématérialisation des factures clients et fournisseurs avec la GED

Le passage à la facturation électronique est très souvent la première étape de la transformation numérique des entreprises en France. Sous l’impulsion de l’Etat, son développement s’est accéléré en France ces dernières années, avec l’obligation, depuis le 1er janvier 2020, pour toutes les entreprises de recourir à la facture électronique dans leurs transactions avec l’Etat et les Collectivités. Cette obligation s'imposera à toutes les entreprises effectuant des transactions BtoB en 2023.

Fort de son expérience de plus de 30 ans dans ce domaine, DocuWare vous accompagne dans la mise en place d'une solution GED de dématérialisation de factures.

Etes-vous prêt à passer à la facturation électronique dans votre entreprise ?

Loin d‘être une contrainte légale, le passage à la facture électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises, tant au niveau du ROI dégagé que de l’image positive délivrée dans les échanges avec ses tiers : clients et fournisseurs.

Les bénéfices sont en effet immédiats et facilement mesurables :

Gains de productivité pour les équipes comptables,
Accélération des délais de traitement,
Economies substantielles réalisées,
Restauration de la trésorerie,
Réduction de l’empreinte carbone…

Selon une enquête menée par Archimag pour le compte de DocuWare en mars 2020 auprès de 200 entreprises publiques et privées, vous étiez 69% à invoquer le gain de temps gagné dans le traitement des factures comme principal bénéfice lié à la facturation électronique.

Consultez le détail complet de l'étude "factures électroniques : état des lieux du marché français en 2020".

La GED DocuWare : la solution gagnante pour la dématérialisation réussie de vos factures client et fournisseur

DocuWare est le logiciel de GED qui va aider votre entreprise, qu’elle soit une PME, une ETI ou un grand groupe, à réussir votre transition digitale avec la facture électronique.

Contrairement à d’autres outils de GED et de dématérialisation, DocuWare ne s’arrête pas à la prise en charge de la facture fournisseur. Notre logiciel prend en charge à la fois le traitement de la facture fournisseur, mais ; différence notable, gère également la facture client. Pour un confort optimal d’utilisation, notre solution est disponible sur le Cloud, ou en version On-Premise.

Et ce n’est qu’un premier pas… Une fois notre solution testée et approuvée par vos équipes comptables, votre entreprise, comme beaucoup de nos clients, pourra décider de poursuivre sa transformation numérique en étendant sa démarche de dématérialisation à d’autres services ; parmi lesquels : les Ressources Humaines (RH), les Ventes et le Marketing, le Juridique, ou encore le Légal…

De nombreux clients nous ont déjà fait confiance, et dématérialisent chaque jour plusieurs milliers de factures avec notre solution GED, alors pourquoi pas vous ?

Le traitement dématérialisé de la facture fournisseur dans DocuWare.

1. La Capture

Les factures papiers sont numérisées à partir d’un scanner individuel ou d’un multifonction, puis injectées dans la GED DocuWare qui, grâce à ses technologies de LAD/RAD, identifie les éléments importants de ces factures et les extrait pour faciliter leur indexation.

2. Le contrôle et comptabilisation

La GED DocuWare peut s’interfacer avec les principaux ERP du Marché (Sage, Cegid, EBP, SAP, Divalto…). Ce qui permet d’accéder contextuellement à toutes les factures et aux pièces jointes depuis le logiciel comptabilité, mais aussi de partager le même référentiel et d’échanger facilement des informations.

3. La validation

Une fois la facture imputée comptablement, la GED DocuWare propose des workflows paramétrables, permettant de gérer tous les cas de figures, y compris les plus complexes : conditions de règlement, absences, rappels automatiques…

Lorsque la facture est réglée via le système comptable, l’information est aussitôt descendue dans la GED. Le fournisseur en est averti par e-mail et le statut de la facture est alors modifié.

4. La consultation

Toutes les factures étant indexées et archivées dans la GED DocuWare, il est très facile de les retrouver et les consulter. Mais il est aussi possible d’y accéder directement depuis la fiche fournisseur, sans quitter l’ERP ou le logiciel métier.

Webinar en replay : dématérialisation des factures : où en sont les entreprises en 2020

Restitution des résultats de l'enquête menée par Archimag auprès de 100 entreprises françaises sur la gestion des factures clients et fournisseurs. Quelles sont les bonnes pratiques à adopter ? La réponse dans ce webinar !

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Le traitement dématérialisé de la facture client dans DocuWare

Pour les factures clients, le processus est totalement différent de celui des factures fournisseurs, mais la GED DocuWare est, là encore, capable de le prendre en charge, de l’accélérer et de le fiabiliser.

Les envois de factures clients peuvent être réalisés via ces différents canaux :

Papier
EDI
Email
vers un portail (type Chorus Pro).

La GED DocuWare s’adapte à ces différents modes. DocuWare peut notamment, envoyer des factures papier en passant par une plateforme de routage externe pour les envois en masse ou effectuer des envois dématérialisés simples par mail.

1. Capture de la facture depuis l’ERP dans DocuWare

La facture est en général générée depuis un ERP et intégrée dans DocuWare. DocuWare s’interface avec la plupart des ERP et outils du marché : Sage, Cegid, EBP, Microsoft Dynamics, Divalto…

2. Validation et workflow

Une fois visées depuis la GED, le gestionnaire en est informé et les factures prêtes à être routées.

3. Le routage

Les factures sont ensuite routées, dans le format choisi, vers les clients. La GED permet également d’identifier et d’éliminer les erreurs de routage (adresse postale ou électronique incorrecte, erreurs EDI, serveur indisponible sur Chorus Pro, etc.). Elle offre une visibilité en temps réel et 24/7 sur le statut d’envoi des factures et garantit une parfaite traçabilité. Les factures sont ensuite conservées dans la GED et restent consultables à tout moment (y compris depuis les lignes comptables de l’ERP).

Études de cas

CGI Bâtiment, leader de la garantie financière des constructeurs de maisons individuelles depuis plus de 50 ans, adopte la GED DocuWare pour le traitement de ses garanties et la dématérialisation de ses factures fournisseurs.

Pays: France Industrie: Assurance Domaine d’utilisation: Comptabilité |Gestion des garanties Domaine d’utilisation: On-Premises

Dématérialisation des factures clients et fournisseurs avec la GED DocuWare

Etes-vous prêt à passer à la facturation électronique dans votre entreprise ?

Le coût de traitement moyen d’une facture papier est compris entre 8 et 9,50 euros, alors que le coût d’une facture électronique est d’environ 5 euros. Soit une économie de 3 euros en moyenne

La GED DocuWare : la solution gagnante pour la dématérialisation réussie de vos factures client et fournisseur

Passer à la facture électronique : le guide détaillé

Le traitement dématérialisé de la facture fournisseur dans DocuWare.

Webinar en replay : dématérialisation des factures : où en sont les entreprises en 2020

Le traitement dématérialisé de la facture client dans DocuWare

Découvrez comment nos clients dématérialisent leurs factures avec DocuWare

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