Chaque entreprise, qu'il s'agisse d'un groupe industriel, d'un commerçant ou d'un prestataire de services, crée et reçoit un nombre important de documents (factures, bons de livraison, commandes...). Tous ces documents doivent obligatoirement transiter par le service Comptabilité. En l'absence d'un système de GED, votre entreprise perd du temps et de l’argent. Lorsque l'on demande à un comptable le temps nécessaire pour trouver un document papier dans une armoire, il vous répondra que cela lui prend 2 minutes. Il oublie alors toutes les fois où le document n'est pas archivé correctement ou bien où il ne se trouve plus dans son service, mais sur le bureau du directeur commercial ou déjà archivé dans le sous-sol de l’entreprise. Cela ne lui prendrait que 10 minutes, si sur son chemin, il n’était pas interpellé par un collègue ou tout simplement par la machine à café. On passe rapidement la barre des 20 minutes dans ce cas, et encore quand le document est à la bonne place.
Des processus dématérialisés pour un gain de temps et d'argent
Heureusement, il est désormais possible de remplacer les documents papier de la comptabilité par un système de GED ou un système de gestion de contenu d'entreprise (ECM). Après l'élimination du papier, tous les processus comptables alors dématérialisés sont générateurs d’économies importantes pour votre entreprise :
1. Simplification de la gestion documentaire : Dans le cas d'un service de comptabilité travaillant encore avec des documents papier, l'arrivée du courrier représente à chaque fois une importante somme de travail manuel. À l'arrivée d'une commande, un nouveau classeur est utilisé et étiqueté afin d'archiver cette commande. Dès que la facture correspondante sera disponible, le comptable recherchera ce classeur et y archivera la facture. Une fois la facture acceptée, le comptable ajoutera une copie des documents de paiement au classeur, clôturera la procédure de commande et enverra le classeur aux archives. En comparaison, une GED permet de réaliser toutes ces opérations en seulement quelques clics.
2. Economie sur les fournitures et les espaces de stockage : Les armoires à documents et autres classeurs ainsi que le papier et l'encre coûtent tout autant d'argent que la location d'une salle d'archivage et un chauffage éventuel. Une fois les documents papier numérisés, les coûts en matériel et en espace de stockage s'en trouvent encore réduits.
3. Accès immédiat aux documents : Un comptable peut trouver des documents stockés sous forme électronique en quelques secondes seulement. Il n'est plus contraint d'aller chercher dans une armoire à documents ou dans les archives pour trouver le document qu'il recherche. Une solution de GED sur l'ensemble d'une entreprise permet à chaque collaborateur d'accéder aux documents dont il a besoin depuis son poste de travail, et donc d'effectuer ses tâches de manière bien plus efficace.
4. Amélioration de la disponibilité des documents : Lorsque les comptables n'ont plus recours à des documents papier, ils peuvent répondre directement à de nombreuses questions posées par des clients ou des fournisseurs concernant les factures ou les commandes. En cas d'appel téléphonique, vous n'avez plus besoin de quitter votre poste de travail, de rechercher la commande concernée dans les archives et de répondre à la question ultérieurement en rappelant le client ou le fournisseur : la GED vous permet de trouver immédiatement le document recherché et de fournir les renseignements demandés après seulement quelques clics de souris.
5. Accélération du traitement des factures : Lorsque les commandes jusqu'alors reçues au format papier arrivent au format numérique, le temps de travail nécessaire au traitement des factures est réduit : plus de parafeurs papiers en circulation dans les bureaux, un contrôle et un rapprochement immédiat avec les pièces justificatives comme le bon de livraison ou la commande. Le traitement numérique des factures peut avoir un effet boule de neige très positif sur l'ensemble de l'entreprise, qui parvient à gagner en efficacité tout en réduisant ses dépenses.
Cependant, selon une récente étude, l'environnement de travail entièrement numérique reste encore aujourd'hui une utopie. Soixante-neuf pour cent des entreprises impriment en effet les factures reçues par voie électronique, notamment parce qu'elles ne sont pas certaines de leur validité juridique. L'étude a tout de même révélé que la dématérialisation des processus était en bonne voie dans de nombreuses entreprises. Plus d'un tiers des entreprises privilégie déjà les factures électroniques.
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