Un bon système de gestion des documents doit assurer l'efficacité de la comptabilité. La tendance actuelle est aujourd'hui à l'adoption d'un système moderne de gestion documentaire électronique, alors que l'on se contentait par le passé de diverses procédures et systèmes de gestion des documents comptables, par exemple une solution de gestion des documents papier ou des dossiers. De nombreux comptables travaillent encore aujourd'hui avec de telles méthodes, soit parce que l'entreprise n'est pas encore équipée d'une gestion électronique des documents (GED), soit parce qu'elle ne l'utilise pas.
La mise en place d'une GED dans le service de comptabilité permet cependant d'économiser beaucoup d'argent en raison du traitement plus rapide des factures qui optimise l'utilisation des escomptes et évite ainsi les frais de sommation et les surtaxes pour paiement en retard. Cette solution logicielle permet également de veiller à ce que les comptables ne soient pas mobilisés pendant des semaines pour rechercher des documents en vue d'éventuels audits ou contrôles fiscaux : un système de gestion documentaire électronique donne en effet un accès rapide à tous les documents. Par ailleurs, tous les documents sont protégés contre les accès non autorisés et la perte via les mesures préventives de récupération après incident mises en place par le service informatique, même en cas d'incendie, d'inondation ou d'autres catastrophes. Les comptables n'ont donc plus à se soucier de tels problèmes.
La mise en œuvre d'un système de gestion électronique des documents ne suffit cependant pas à elle seule à assurer l'efficacité de la comptabilité, car certaines erreurs typiques sont toujours commises au quotidien. Il s'agit principalement de la saisie manuelle de données et de la mauvaise définition des processus commerciaux, voire de leur non-définition.
Le retour à la saisie manuelle de données pour la gestion des documents comptables malgré toutes les fonctions d'automatisation d'un GED peut avoir deux causes : une base de données incomplète ou des processus commerciaux mal définis. Ces deux situations sont tout aussi dommageables que superflues. Une base de données incomplète peut avoir pour cause l'absence d'historique (documents encore conservés au format papier), la numérisation incomplète des documents papier reçus ou encore les systèmes informatiques ou applications commerciales mal intégrés.
Les comptables doivent alors corriger ces défauts en saisissant les données provenant de lettres, de listes d'impression ou de fichiers Excel et d'autres applications de gestion des stocks. Cela s'avère non seulement fastidieux, mais également chronophage et source d'erreurs, et donc onéreux.
La numérisation des documents reçus et des archives historiques peut ainsi faciliter les choses. Lorsque la GED est intégré au logiciel de comptabilité, il n'est plus nécessaire de saisir les informations manuellement. Les informations sont en effet importées automatiquement.
La présence de processus commerciaux mal définis peut également se révéler contre-productive, même si le reste du service de comptabilité est bien structuré. Cela peut par exemple empêcher de traiter et d'archiver automatiquement certains documents, si bien que le comptable doit lui-même saisir manuellement le bon centre de coûts associé afin de surmonter les difficultés que représente la recherche d'anciens documents. Cela rend cependant la qualité des documents comptables dépendante du travail de chaque personne et complique l'exécution correcte avérée des processus.
Cependant, lorsque les processus commerciaux sont complètement et correctement intégrés aux flux de travail du GED, l'archivage et la documentation de tous les processus de comptabilité importants sont automatisés. Les flux de travail veillent par exemple à ce que chaque facture soit accompagnée des contrôles et autorisations nécessaires en transmettant les documents aux services compétents. Ces opérations sont également documentées via des protocoles de vérification générés automatiquement. Une entreprise peut ainsi prouver sa conformité sans problème lors des futurs audits.
