Après une période déploiement et de conduite du changement, qui s’est révélée parfois un peu complexe en raison de la réticence des équipes à adopter l’outil informatique et à abandonner des processus traditionnels basés sur le papier, les utilisateurs sont désormais totalement opérationnels et conquis par la GED.

Le gain de temps, la fluidité du workflow de validation, qui épargne désormais les saisies, les impressions inutiles et les aller-retours entre les différents services, mais aussi l’approbation à distance, emportent l’adhésion des équipes. Félix Chambron précise : « nos équipes ont vite perçu les bénéfices de l’outil et ne reviendraient en arrière pour rien au monde ».

L’intégration de la GED DocuWare est pleinement opérationnelle avec le logiciel comptable grâce à l’API. La capacité d’intégration de la GED avec d’autres outils métier représentait en effet un élément capital pour la maison Prunier et a conforté l’entreprise dans son choix de retenir DocuWare et son partenaire intégrateur.

Satisfait du premier chantier de digitalisation, l’entreprise a initié la dématérialisation des notes de frais et souhaite par la suite étendre le périmètre aux factures clients, puis au dossier salarié au sens large. Félix Chambron est également très attentif aux possibilités d’automatisation offertes via l’intelligence artificielle. Une première étape a déjà été franchie avec l’utilisation de l’outil d’indexation intelligente de DocuWare, qui permet d’extraire automatiquement les données clés des factures et de les convertir en données structurées et indexables.

Désormais, le DAF souhaite aller plus loin dans l’automatisation des tâches répétitives et mise sur le nouveau module d’IA de DocuWare pour établir par exemple, des rapprochements automatiques entre bons de livraison et factures, afin de confier à ses équipes des projets à plus forte valeur ajoutée.