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Proconect, société industrielle basée en Loire-Atlantique utilise DocuWare pour la gestion de l’ensemble de ses processus achats et ventes, dans le cadre d’une démarche qualité certifiée ISO9001.

Acteur dans le secteur des connecteurs industriels, la société Proconect, certifiée ISO9001, souhaitait s’affranchir définitivement du papier en vue de dématérialiser l’ensemble de ses processus achats et ventes.

Fondée en 1981, Proconect est une PME française spécialisée dans la conception de prises de courant industrielles. Son goût pour la recherche et l’innovation lui valent d’être une entreprise très dynamique, novatrice et réactive face à un marché toujours plus exigeant en matière de performance, de coût et de délai. Certifiée ISO 9001 depuis 1998, Proconect est également enregistré dans la base des fournisseurs agréés OTAN.

Souhaitant s’affranchir définitivement du papier en vue de gagner du temps dans le traitement de ses processus achats et ventes, la direction s’est mise en quête d’une solution de GED et de dématérialisation fin 2019. 

A l’issue d’une consultation de différentes solutions, le choix s’est porté sur DocuWare, qui répondait le mieux aux besoins de l’entreprise, en raison de sa flexibilité, de sa communication aisée avec son ERP Divalto et de son système de workflows de validation.

Pays:
France
Industrie:
Industrie
Domaine d’utilisation:
Comptabilité |Achats |Direction Générale |Ventes
Déploiement:
Cloud
Integration:
Divalto

Nous étions dans la démarche d’abandonner le papier, afin de gagner du temps et de réaliser des économies budgétaires. DocuWare nous a aidé à atteindre cet objectif. Contrairement aux autres logiciels vus en démonstration, DocuWare va beaucoup plus loin qu’une simple solution de stockage de documents.

Charlène Garnier
Responsable Administration des Ventes, Proconect, Nantes (France)

Auparavant, les documents de la société étaient archivés dans des dossiers papier, ce qui n’était pas satisfaisant pour l’entreprise, qui se doit de respecter des procédures qualité très strictes, avec la certification ISO 9001.

Désormais, l’archivage est réalisé dans l’armoire numérique DocuWare. Les documents (commandes, contrats, ordres de fabrication, bons de livraison, documents douaniers, etc) sont centralisés, sécurisés, et en conformité avec les réglementations ISO. La validation est réalisée via le système de workflows numériques entre les différents services.

Dès réception d’une nouvelle commande, l’administration des ventes reçoit une alerte. La commande est envoyée dans DocuWare, les articles sont créés et l’ordre de fabrication est donné. Une facture est ainsi éditée et envoyée dans l’ERP Divalto.

La société exportant ses marchandises dans le mondier entier et en particulier en Europe, une déclaration d’échanges de biens est ainsi demandée par le service des douanes. DocuWare facilite cette déclaration avec la centralisation et la dématérialisation de l’ensemble des documents nécessaires à cette tâche : aucun document n’est oublié, et des alertes sont activées si une pièce justificative venait à manquer.

DocuWare apporte ainsi un gain de temps dans les recherches, une sécurisation et une meilleure traçabilité des documents, essentielles dans l’activité de la société à l’export, et dans le cadre du respect de la réglementation ISO9001.

Mise en place fin 2019, la solution DocuWare a apporté une véritable valeur ajoutée à la PME, alors que la France traversait la crise sanitaire et basculait dans un confinement généralisé en mars 2020. La société n’a connu aucune interruption de son activité et a pu poursuivre ses processus en télétravail. « Nous avons eu beaucoup de chance d’avoir DocuWare, nous avons pu continuer à travailler comme si de rien n’était » précise Charlène Garnier.

Enfin, l’accompagnement du distributeur partenaire DocuWare, présent à chaque étape, et toujours réactif, a été très apprécié.

DocuWare est notre outil principal pour l’ensemble de la gestion de nos processus achats et ventes, pour notre activité en France et à l’international.

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