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Casos de éxito: Entretenimiento

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El Grupo Rotonda está formado por unas 70 empresas y opera en varias comunidades autónomas. Con la ayuda de un sistema de gestión documental basado en la nube, la entidad albaceteña automatiza diferentes procesos de contabilidad y de recursos humanos.

Alrededor de 70 empresas y 500 empleados están detrás del Grupo Rotonda. Las marcas más conocidas de la organización, Magna Casinos y Emotiva.net, operan en el sector recreativo con unos 100 establecimientos en cinco comunidades autónomas. Otras actividades de la entidad albaceteña están relacionadas con las energías renovables, la explotación agrícola, la comercialización eléctrica y de telefonía, así como con la gestión de patrimonio. En los últimos años, la empresa se está centrando cada vez más en la transformación digital: un sistema de gestión documental ha automatizado varios procesos en la contabilidad y los recursos humanos.

Antes de introducir el nuevo sistema, la empresa lidiaba con mucho papel y tareas manuales. En la administración, esto supuso una cantidad considerable de trabajo adicional. Un ejemplo son los más de 120.000 albaranes que se reciben al año. Antes, todos estos albaranes se recogían y se enviaban por valija a la oficina central una vez al mes. Allí, las facturas que se habían recibido antes estaban ya a la espera de entrar en el circuito manual de aprobación. Dado que los albaranes llegaban todos de golpe, el personal administrativo tenía que procesar un gran número de documentos en muy poco tiempo, lo cual producía repetidamente retrasos e incoherencias en la aprobación y el archivo de las facturas. Era por ello que Rotonda decidió finalmente introducir un sistema de gestión documental. Se analizaron varias soluciones del mercado en términos de funcionalidad, facilidad de uso, posibles integraciones y precio. DocuWare se distinguió tras un análisis más detallado del proyecto, que junto con el esquema de solución presentado por el Partner de DocuWare convenció a la empresa. Poco después, los departamentos de contabilidad y de recursos humanos empezaron a utilizar el gestor documental en la nube.

País:
España
Sector industrial:
Entretenimiento
Departamento:
Contabilidad |Recursos humanos |IT |Auditoría y Control
Implementación:
Cloud

El ahorro de tiempo conseguido con DocuWare es enorme. Por ejemplo, nuestro equipo de administración solía necesitar dos días completos por semana para procesar todas las facturas entrantes. Hoy, este trabajo se hace en tan solo dos horas. Aprovechamos el tiempo liberado para realizar importantes tareas de control, lo que ayuda a estabilizar nuestro crecimiento.

Juan Alfonso, Director de IT, y David Jiménez,
Director de Control y Auditoría de Rotonda Grupo Empresarial con sede en Albacete

Casinos y salones recreativos con estaciones de escaneo descentralizadas

Coincidiendo con la implantación de DocuWare a finales de 2019, todos los establecimientos se equiparon con sus propios escáneres. Hoy, los albaranes digitalizados se transmiten primero a una carpeta de red basada en la nube. Desde allí, DocuWare indexa y almacena los documentos. Un procedimiento similar se utiliza para las 45.000 facturas de proveedores al año que Rotonda recibe principalmente por vía electrónica. El gestor documental supervisa los buzones de correo y archiva automáticamente las nuevas facturas entrantes. Si los documentos contienen una referencia de entrega, incluso se crea un enlace entre la factura y el albarán. Esto aumenta la seguridad en el proceso de aprobación, ya que con un simple clic del ratón se pueden comparar las diferentes posiciones de la factura con la entrega real de la mercancía. Para preparar la contabilización, DocuWare además transfiere toda la información de las facturas al sistema ERP, eliminando así la necesidad de volver a introducir los mismos datos. También el departamento de recursos humanos hace uso de la solución: todos los nuevos contratos de trabajo, por ejemplo, se firman ya digitalmente. Para ello, DocuWare proporciona un formulario web que el nuevo empleado puede rellenar desde casa. A continuación, estos datos se transfieren al software de contratación y nóminas donde se crea el contrato de trabajo. En el último paso, DocuWare envía el contrato, listo para ser firmado, al nuevo empleado por correo electrónico; la firma se realiza mediante un servicio de firma digital integrado.

Menos papel – más crecimiento

La nueva solución en la nube automatiza muchas de las tareas que antes se realizaban manualmente. Para muchos empleados, DocuWare se ha convertido ya en un socio indispensable en su trabajo diario. Además, el gestor documental incluso crea potencial para nuevas contrataciones al permitir un sólido crecimiento empresarial. Porque al haber menos papel, los empleados recuperan mucho tiempo, que se invierte en importantes tareas de control. Esto permite al Grupo Rotonda cumplir mejor sus objetivos de crecimiento a largo plazo.

DocuWare no sustituye a los empleados, pero los hace mucho más productivos.
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