Las 10 únicas cosas que realmente importan en un software de gestión documental

Las soluciones de gestión documental tienen cientos de funciones con el potencial de mejorar la forma en que su organización hace su trabajo. Sin embargo, usted no compraría un software sólo por una de estas funciones. Basándonos en nuestra experiencia con los más de 15.000 clientes de DocuWare en más de 100 países, hemos determinado cuáles son las funciones de gestión documental más importantes. A continuación le mostramos cuáles son y por qué deberían importarle.

1. Seguridad

La filtración de datos en empresas destacadas, como Equifax, Target, Uber y JP Morgan Chase, hace que la seguridad siga siendo una prioridad para todos nosotros. Las preocupaciones por la seguridad de las empresas abarcan la protección de datos de los clientes, los registros confidenciales de los empleados, la información de los productos y los datos financieros.

El software de gestión documental debe garantizar que los documentos y los datos se capturan, procesan y almacenan de forma segura y están protegidos contra el uso indebido o la pérdida. Asegúrese de que una sólida estructura de derechos controla qué documentos y datos pueden ver, recuperar, editar, exportar, modificar y eliminar los usuarios. Esto refuerza la confidencialidad porque la información sólo es accesible para los usuarios autorizados. La definición de los derechos de acceso garantiza que los documentos no puedan ser modificados sin autorización y que los cambios puedan ser rastreados. 

La separación entre el backend y los datos del cliente proporciona otro nivel de protección. Esto crea una distinción entre objetos como formularios, informes y consultas, que están disponibles en el frontend, y las tablas de datos y la configuración en el backend. Esta separación elimina los fallos que pueden producirse cuando las actualizaciones del backend se implementan al mismo tiempo que se editan los datos y los documentos. También mantiene la seguridad de los datos al limitar el acceso.

La redundancia implica la duplicación del sistema y el almacenamiento de la copia en uno o más centros de datos externos para evitar la pérdida de datos. Por ejemplo, las copias de seguridad de DocuWare Cloud se realizan en centros de datos de alta seguridad en EE.UU., Europa, Japón y Australia para evitar problemas causados por cortes del sistema o desastres naturales.

Funciones adicionales de seguridad para el software basado en la nube

El cifrado proporciona un nivel de seguridad superior para el software basado en la nube. El cifrado de las comunicaciones también es importante. Todo el tráfico de Internet debe enviarse a través de TLS, HTTPS y HSTS. Esto protege los servicios en la nube contra los ataques de bajada de protocolo y el secuestro de cookies.

Las pruebas de penetración externas e internas programadas con regularidad ayudan a mantener la seguridad de un sistema en la nube a la altura y por encima de los estándares de la industria. Los resultados de las pruebas de penetración son examinados por auditores externos durante la certificación SOC2.

2. Usabilidad

En DocuWare, medimos la usabilidad mediante la colaboración de testers de productos internos y de clientes para obtener comentarios. Nuestro objetivo es minimizar el número de clics necesarios para completar un proceso. También nos aseguramos de proporcionar información clara para guiar cada paso. Nuestro equipo de interfaz de usuario calcula el tiempo que se tarda en completar una tarea y trabaja para minimizarlo. También medimos el tiempo que tardan los probadores de productos en aprender a utilizar una nueva función. Nuestro enfoque en tiempos de adopción cortos y curvas de aprendizaje planas resulta en una mejora continua de la facilidad de uso de la solución.

Al participar en el Programa de mejora de la experiencia del cliente de DocuWare, los clientes contribuyen a mejorar aún más la calidad, la fiabilidad y el rendimiento. Con el correspondiente permiso, se envía a DocuWare información estadística sobre el uso del software a intervalos regulares.

3. Una muy buena captura

Las opciones avanzadas de captura de DocuWare

DocuWare Intelligent Indexing es una innovadora opción de captura que utiliza el aprendizaje automático para identificar la información más valiosa de un documento y convertirla en datos altamente estructurados y utilizables. Intelligent Indexing registra automáticamente los metadatos más importantes de sus documentos escaneados y los sugiere como entradas de índice. Al mismo tiempo, el sistema aprende con cada proceso: Si el sistema está familiarizado con un tipo de documento, las palabras de índice sugeridas se asignan de forma automática y fiable. El usuario sólo tiene que confirmar las sugerencias o mejorarlas.

Los formularios basados en la web son otro método de captura eficaz. Con DocuWare, incluso las personas que no tienen acceso a su sistema DocuWare pueden rellenar los formularios en cualquier dispositivo y enviarlos. Los datos pueden utilizarse para activar procesos empresariales o importarse a otros programas, como su software ERP o CRM.

DocuWare Forms procesa rápidamente solicitudes, pedidos, registros y otros formularios. Muchos de nuestros clientes también integran los servicios de RRHH en sus intranets mediante la publicación de formularios que dan acceso a la inscripción de beneficios y para las solicitudes de tiempo libre remunerado.

4. Automatización de flujos de trabajo

La gestión de tareas y la automatización de flujos de trabajo, le permiten actuar sobre la información que ha capturado: los flujos de trabajo pueden ser simples o complejos en función de sus necesidades. Un flujo de trabajo dirige las tareas a varias personas o departamentos para su revisión, permite la toma de decisiones y pone en marcha el siguiente paso de un proceso.

DocuWare Workflow Manager automatiza los procesos empresariales mediante un diseñador visual intuitivo y que define el flujo de trabajo. Con Workflow Manager los usuarios automatizan funciones de control y cálculo, organizan tareas lineales o paralelas, configuran condiciones, establecen plazos, designan participantes en el flujo de trabajo y limitan el ámbito de actuación de personas o grupos de usuarios.

Si quiere saber más sobre el diseño de procesos de flujo de trabajo, pruebe DocuWare Process Planner. Puede crear diagramas de procesos fácilmente e incluso compartirlos con otras personas para trabajar en un proyecto de forma colaborativa. Esta herramienta basada en la web es gratuita y está disponible para todo el mundo. Todo lo que tiene que hacer es registrarse con una dirección de correo electrónico válida. 

5. Firma electrónica

En la oficina moderna, las firmas electrónicas forman parte del día a día. Esto es algo bueno: las firmas electrónicas (a veces llamadas "firmas digitales") reducen el uso de papel y simplifican el flujo de trabajo seguro de sus documentos. DocuWare Signature Service garantiza que sus documentos estén firmados digitalmente por un proveedor de servicios de confianza verificado y ofrece a su empresa la máxima velocidad y flexibilidad.

Mediante la integración de proveedores de firma externos, como Validated ID o DocuSign, en un flujo de trabajo de DocuWare, los documentos se transfieren automáticamente entre DocuWare y el proveedor de confianza. El firmante recibe una notificación cuando los documentos están listos para ser firmados.

Los beneficios incluyen la capacidad de:

1. Recoger múltiples firmas electrónicas para un mismo documento directamente desde un flujo de trabajo.
2. Seleccionar el nivel de seguridad requerido para la firma según sus necesidades.
3. Permitir el control de versiones para asegurarse de que tiene el documento final firmado en el archivador.
4. Garantizar la trazabilidad necesaria para el cumplimiento de las normas estatales, federales e internacionales.

6. Arquitectura escalable

La ampliación a medida que cambian sus necesidades debe hacerse sin afectar a otros aspectos de la organización o del software, y sin tener que volver a formar a los empleados en el uso del sistema. Un sistema de gestión documental completo permite empezar con unos pocos usuarios en un solo departamento y ampliar progresivamente el sistema a otros departamentos sin afectar el rendimiento. La clave de esta flexibilidad y escalabilidad es una arquitectura del sistema que gestiona el acceso a los documentos y las acciones de los usuarios con servicios web.

El software de gestión documental basado en la nube lleva la escalabilidad un paso más allá. Usted adquiere lo que necesita para estar preparado para el crecimiento futuro. Las empresas pueden iniciar proyectos de software a menor escala y ampliarlos a medida que evolucionan las necesidades del negocio. La nube admite equipos de todo tipo y tamaño. Su volumen de almacenamiento y el número de licencias de usuario pueden aumentarse fácilmente cuando se contratan más empleados o cuando aumenta la capacidad de almacenamiento necesaria.

7. Integración

Ningun software por si solo puede satisfacer todas las necesidades de su empresa. Un sistema de gestión documental debe añadir una funcionalidad significativa a otro software de su infraestructura informática. Gracias a su desarrollo basado en la web, DocuWare puede integrarse con casi todo tipo de infraestructura digital. Las funciones de DocuWare también se pueden llamar directamente desde una aplicación de terceros o desde un dispositivo como un escáner de red o una tablet. Las opciones de integración incluyen la sincronización de bases de datos, la importación desde servidores de correo y la integración de la administración de usuarios externos.

Las soluciones de software son mejores juntas

• Un CRM garantiza un acceso eficiente a la información que se comparte directamente desde Microsoft Dynamics o cualquier otro sistema CRM cumpliendo plenamente las directrices de protección de datos.

• Un ERP acelera los procesos financieros transfiriendo los datos de procesamiento de facturas a Sage, QuickBooks, SAP, Microsoft Dynamics y otros sistemas ERP para gestionar los procesos contables dentro de un único entorno de datos financieros.
• El software de recursos humanos (RRHH) permite combinar la gestión de documentos y las soluciones de línea de negocio específicas del sector para la gestión de los empleados, las nóminas y otras áreas relacionadas con RRHH con registros digitales, formularios y flujos de trabajo para transformar el departamento en un equipo flexible, moderno y orientado al servicio.
• El correo electrónico lo incorpora de forma segura a los procesos empresariales para cumplir los requisitos legales y garantizar que la información contenida en los mensajes sea accesible para todos los miembros del equipo.
• Los portales internos o intranets proporcionan información de forma eficiente ampliando la capacidad de plataformas como SharePoint y añadiendo la funcionalidad de una solución segura de gestión documental.

8. Facilidad para el trabajo híbrido

El cambio de trabajo presencial a remoto, pone de manifiesto la importancia del software basado en la nube para agilizar los flujos de trabajo y los procesos. Con la nube, el trabajo puede continuar al mismo ritmo desde cualquier lugar. Su modelo basado en la suscripción también puede ser más rentable. Por eso, cada vez más empresas se pasan a la nube, en lugar de hacer grandes e innecesarias inversiones en nuevo hardware.

Es vital que las empresas tengan en cuenta los problemas de seguridad y cumplimiento que surgen cuando la mayoría de los empleados trabajan en remoto. Desde las violaciones accidentales, la mala gestión de los datos hasta el control de acceso, las empresas deben contar con las herramientas adecuadas y aplicar las mejores prácticas, para minimizar los riesgos y los daños. Un sistema de gestión documental basado en la nube garantiza la seguridad a través de una sólida autenticación de usuarios, la transferencia de datos mediante HTTPS, el cifrado de documentos, el control de acceso multi-nivel para los documentos y la configuración, el seguimiento de las acciones y el almacenamiento de datos redundante para ofrecer una sólida protección contra el malware y otros ataques.

9. Importancia del correo electrónico

El correo electrónico es tan importante como cualquier otro documento relacionado con la empresa. Puede convertir el correo electrónico en un activo empresarial integrándolo en los procesos de negocio y garantizar que la información contenida en los mensajes de correo electrónico sea accesible para todos los usuarios autorizados. DocuWare recopila el correo electrónico y los archivos adjuntos de forma individual o conjunta, según sus necesidades. El correo electrónico se marca adecuadamente y puede responderse o reenviarse directamente a DocuWare para su archivo.

10. Capacidades móviles

Los profesionales de hoy en día quieren trabajar desde casa o sobre la marcha. Las funciones móviles han dejado de ser opcionales. Con la aplicación DocuWare Mobile, los usuarios pueden acceder a los documentos, participar en los flujos de trabajo y almacenar documentos en DocuWare en cualquier momento y lugar.

Los empleados remotos autorizados pueden utilizar la aplicación DocuWare desde cualquier dispositivo móvil. Lo único que necesitan es una conexión a Internet. Así podrán obtener la información que necesitan en ese momento. Los empleados también reciben alertas de nuevas tareas para revisar y documentos para aprobar, pueden colaborar con otros miembros del equipo en tiempo real para que el trabajo siga avanzando.

Si tiene en cuenta estos 10 aspectos, descubrirá que su solución de gestión documental ofrece una seguridad avanzada, es fácil de usar y se integra con éxito en su software de negocio. No se distraiga con la cantidad de funciones que ofrece un sistema de gestión documental: es posible que no las utilice todas. Cubra los aspectos básicos y prepárese para experimentar un ahorro de costes y una mayor eficiencia que hará que su organización siga avanzando.

¿Qué funciones de gestión documental han sido las más importantes para usted? Háganos saber en los comentarios.