¿Qué es la Gestión Documental?

La gestión documental hace referencia a los procesos y recursos necesarios para organizar, almacenar y recuperar documentos, así como automatizar los flujos de trabajo dentro de una empresa u organización. Los documentos pueden estar en formato impreso o digital e incluyen contratos, formularios, facturas, solicitudes de empleo, información sobre la inscripción en entes gubernamentales y muchos otros registros.

Indice

1. ¿Qué es la gestión documental?
2. Importancia de una gestión documental sólida
3. Características principales de un gestor documental eficaz
4. ¿Cómo funciona un sistema de gestión documental?
5. ¿Qué tipos de sistemas existen y cuál es mejor para tu empresa?
6. ¿Cómo beneficia la gestión de documentos a tu empresa?
7. ¡Empieza tu transformación digital con DocuWare!

A lo largo de esta lectura obtendrás respuestas sobre qué es la gestión de documentos, incluidas las características clave de un sistema eficaz y su funcionamiento.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es el conjunto de prácticas, normas y tecnologías utilizadas para administrar los documentos en una organización. Esto incluye tanto los documentos recibidos como los creados internamente. Es esencial para mantener la integridad, accesibilidad y eficiencia de la información en una organización.

Un Sistema de Gestión Documental (DMS) es una solución que permite almacenar, organizar y gestionar digitalmente los documentos de una organización. Funciona como un sistema centralizado que reemplaza el uso de archivos físicos y promueve la digitalización de los documentos, facilitando su acceso y búsqueda. Además, ofrece funcionalidades como control de versiones, flujos de trabajo, colaboración en tiempo real, seguimiento de cambios y gestión de permisos de acceso.

Importancia de una gestión documental sólida

En promedio, las empresas que carecen de procesos eficientes de gestión documental malgastan unos 20.000 dólares debido a problemas relacionados con los documentos. En una encuesta, los empleados señalaron que dedicaban unos 18 minutos de media en buscar los documentos necesarios para completar una tarea. 

Como parte de la transformación digital, un sistema de gestión de documentos (DMS) eficaz permite a los empleados organizar los archivos para:

• Garantizar que el personal pueda encontrar inmediatamente los documentos que necesita en tiempo real.
• Proteger la seguridad y la confidencialidad con derechos de acceso, cifrado y otras garantías.
• Sustituir las tareas manuales repetitivas por flujos de trabajo automatizados.
• Crear procesos más sostenibles que no dependan del papel.

Características principales de un gestor documental eficaz 

Hacer que la gestión de documentos funcione en beneficio de su empresa requiere un sistema realmente eficaz. Limitarse a escanear todo desde el archivador a Google Drive solo traslada los mismos problemas del papel a los archivos digitales. En su lugar, plantéate la posibilidad de buscar un software de gestión documental que admita funcionalidades importantes como las que se indican a continuación.

Indexación para búsquedas eficientes

Las soluciones de gestión documental permiten indexar y clasificar los documentos empresariales para que sean más fáciles de encontrar. En primer lugar, conoce lo realmente importante para tu empresa. ¿Quieres poder consultar todos los documentos relacionados con una fecha determinada o un número de cliente? ¿Necesitas encontrar documentos de un determinado tipo? Todos estos son ejemplos de posibles campos de índice que puedes crear para maximizar la capacidad de búsqueda. La gestión documental también debe permitir búsquedas por palabras clave y texto completo.

Los sistemas de gestión documental más robustos permiten automatizar la indexación para que el personal no tenga que etiquetar manualmente cada elemento. Por ejemplo, si un proveedor médico recibe un lote de órdenes del Dr. Sánchez, esas órdenes se pueden indexar automáticamente con, por ejemplo, la fecha, el tipo de documento "órdenes del médico" y la información del Dr. Sánchez. En el futuro, el personal podrá consultar fácilmente esos documentos buscando cualquiera de los términos relacionados en el índice.

Flujo de trabajo automático

Los flujos de trabajo digitales crean un flujo lógico de procesos, asignan tareas y designan sustitutos en caso de que un empleado no esté disponible. La gestión de flujos de trabajo también especifica qué procesos inician un flujo de trabajo; por ejemplo, el almacenamiento de una factura recibida.

Determinados plazos o un cambio en el estado de un documento en el sistema de gestión documental también pueden activar flujos de trabajo. Un sistema de gestión de flujos de trabajo controla y supervisa los procesos para que los gestores y empleados puedan ver cada paso. Los flujos de trabajo que son buenos candidatos para optimizar, son los que  suelen contener numerosas tareas y pasos recurrentes que pueden definirse fácilmente. 

La gestión de los expedientes de los empleados, la tramitación de facturas y la gestión de contratos son excelentes puntos de partida, ya que su automatización se traducirá en un gran aumento de la productividad y en un ahorro de costes cuantificable. Por ejemplo, el flujo de trabajo automatizado integrado con el software de RR.HH. puede comprobar si los documentos, como los contratos de trabajo, las revisiones del rendimiento y otros documentos importantes, se han remitido, cumplimentado, firmado y guardado correctamente.

Capacidades de integración

Puedes sacar aún más provecho de tu software de gestión documental si lo integras con otro que ya utilices. DocuWare se ha integrado con éxito a 500 aplicaciones diferentes. Por ejemplo, puedes transferir datos de procesamiento de facturas desde el sistema de gestión documental a Sage, Navision, SAP, Microsoft Dynamics y cualquier otro software de planificación de recursos empresariales (ERP) y gestión de relaciones con los clientes (CRM).

Los registros, formularios y flujos de trabajo digitales también pueden ser utilizados por tus sistemas de gestión de recursos humanos y nóminas. Y con la integración del correo electrónico, ya no trabajas en proyectos desde tu bandeja de entrada, lo que conlleva largas y frustrantes búsquedas de información. Los correos electrónicos y archivos adjuntos pueden indexarse y almacenarse en el archivador directamente desde tu bandeja de entrada.  

¿Cómo funciona un sistema de gestión documental?

Entender cómo funciona un sistema de gestión documental puede ayudarte a decidir cuál es el más adecuado para tu empresa. A continuación hemos cubierto los aspectos básicos.  

Captura y procesa documentos para cambiarte a una oficina sin papeles

El software de gestión documental utiliza varios métodos para capturar documentos electrónicos y convertir archivos en papel a formato digital. Estos sistemas funcionan mediante diversos métodos de captura de documentos, entre los que se incluyen:

• Escaneo: Es posible escanear documentos en papel desde una fotocopiadora multifunción, un escáner de alta velocidad y un smartphone. Estos escaneos pueden indexarse automáticamente, archivarse, enviarse al empleado responsable o utilizarse para activar un flujo de trabajo.

• OCR: Son las siglas en inglés de Reconocimiento Óptico de Caracteres. Se trata de una tecnología que convierte el texto de las imágenes en datos que pueden ser utilizados por el software empresarial.

• Captura de correo electrónico: Algunos sistemas permiten indexar y almacenar correos electrónicos y sus archivos adjuntos en la carpeta del proyecto correspondiente, directamente desde la bandeja de entrada.

• Importación desde otros sistemas: Los documentos almacenados en otros sistemas pueden importarse a los gestores documentales. Por ejemplo, estos documentos pueden enviarse a una carpeta "controlada" que utilice un flujo de trabajo para distribuirlos a la persona adecuada.

• Formularios electrónicos: Los formularios en línea, cómodos y estandarizados, sustituyen a los anticuados documentos en papel, los PDF de difícil navegación y la introducción manual de datos, siempre propensa a errores. Los formularios digitales externalizan la introducción de datos a la persona que rellena el formulario y los campos obligatorios eliminan el tiempo dedicado a buscar la información que falta. 

Seguimiento y gestión documental para aumentar la productividad

Una vez que los documentos están en el sistema, puedes hacer seguimiento y gestionarlos, lo que aumenta la eficacia de los procesos internos, mejora la seguridad y reduce los errores.

A continuación te explicamos cómo:

• Control de acceso: Un software de gestión documental sólido permite crear controles de acceso basados en el cargo o el inicio de sesión. Por ejemplo, una persona del departamento de ventas no tiene por qué ver todas las facturas que maneja el departamento de contabilidad. Limitar el conjunto de documentos con los que puede trabajar cada cargo o persona permite mantener a salvo los documentos confidenciales y proteger la privacidad de clientes y empleados.

• Registros de auditoría: Los registros de auditoría permiten saber quién ve, modifica o imprime los documentos que cumplen los requisitos de conformidad. Estos registros también permiten saber cuántos documentos procesa una persona o un equipo en un periodo de tiempo, lo que facilita la definición de objetivos y la medición de resultados.

• Control de versiones: Una vez activado el control de versiones, cuando un usuario autorizado abre un documento para editarlo, su estado aparece como "checked out". A partir de ese momento, el documento es de sólo lectura para los demás usuarios.  Cada vez que se vuelve a registrar un documento, recibe automáticamente un nuevo número de versión.

Almacena documentos de forma segura para la recuperación en caso de catástrofe  

Los documentos digitales son más seguros que los de papel. En primer lugar, las copias digitales no se rompen, desgastan ni destiñen. No se pueden extraviar, robar o dejar en la sala de descanso por accidente para que todo el mundo pueda verlos. En segundo lugar, la gestión de documentos digitales se basa en los protocolos de seguridad y encriptación más actualizados, por lo que, cuando envías documentos confidenciales, no son tan vulnerables a los hackers como lo serían si los escanearas y los enviaras por correo electrónico.

¿Qué tipos de sistemas existen y cuál es mejor para tu empresa?

Tu decisión sobre si elegir un sistema basado en la nube, local o híbrido dependerá de muchos factores, como de la infraestructura de TI de tu empresa, el coste aproximado de actualizar el hardware y el ancho de banda y la experiencia de su equipo técnico. Las cuestiones presupuestarias también entran en juego. La información que detallamos a continuación te ayudará a decidir qué es lo mejor para tu empresa.

Sistemas Cloud o en la nube

Un sistema de gestión documental en la nube es una solución que permite almacenar, organizar y gestionar documentos digitales en servidores remotos a los que se accede a través de Internet. Hasta hace diez años, obtener nuevas aplicaciones requería considerables gastos de implementación, integración, almacenamiento y seguridad. La nube cambia las infinitas capas tecnológicas por tan solo una red central de datos masiva, redundante y distribuida. Ahora el único requisito para acceder es una conexión a internet.

Ventajas de un sistema en la nube

• Acceso siempre disponible: Documentos alojados en un archivador central en servidores distribuidos. Las copias de seguridad de los archivos se realizan en varios servidores de centros de datos geográficamente dispersos, lo que significa que si las conexiones o los servidores de una zona se ven afectados, otros servidores de la red en la nube se encargan de gestionar la carga.

• Rápida implantación: No tienes que comprar y gestionar los recursos, los obtienes como una solución SaaS, pagando una suscripción.

• Costes mensuales fijos: Sin coste inicial de licencia, y las cuotas de soporte y mantenimiento están incluidas. Esto hace que los costes iniciales son menores porque no hay que invertir en hardware y recursos adicionales. Además, la compra de hardware es un gasto de capital que no puede deducirse del impuesto sobre la renta, mientras que los servicios de suscripción son gastos de explotación que sí pueden deducirse.

• Recursos disponibles para tareas estratégicas: No se necesita un equipo técnico interno para gestionar el sistema. Todo lo hace el proveedor del software, liberando tus recursos informáticos para otros proyectos. Los documentos están disponibles en tiempo real en la nube y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que permite una colaboración más eficaz.

• Seguridad: Los servicios en la nube proporcionan tranquilidad, al permitir el cumplimiento de las normas y ofrecer respaldos fiables, así como actualizaciones y parches automatizados. Esto es una ventaja para las organizaciones que no dedican ya algunos miembros de su personal informático a la ciberseguridad. 

Desventajas de un sistema en la nube

• Privacidad y Brechas de Seguridad: Los proveedores de la nube pueden acceder a tus datos y archivos, lo que puede generar preocupaciones sobre la privacidad. Aunque la mayoría de los proveedores aplican medidas de seguridad, las brechas aún pueden ocurrir.

• Pérdida o Robo de Datos: Almacenar datos críticos en la nube puede exponerte a riesgos como la pérdida o el robo de datos. El secuestro de cuentas o servicios también es un riesgo.

• Dependencia de Internet y Tiempo de Inactividad: Los servicios en la nube requieren una conexión a Internet estable. Durante interrupciones de Internet, los datos en la nube quedan inaccesibles, aunque permanecen seguros.

• Falta de Control: Al transferir la responsabilidad al proveedor, se pierde control sobre la ubicación y gestión de los datos. Es importante conocer los acuerdos de nivel de servicio y las medidas de protección del proveedor.

• Falta de Compatibilidad de Proveedores: Cambiar entre proveedores de la nube puede ser complicado debido a diferencias en plataformas y configuraciones. La migración puede exponer datos a vulnerabilidades adicionales de seguridad y privacidad.

Sistemas on-premises, locales o in-situ 

La gestión documental on-premise se refiere a un enfoque en el que las organizaciones almacenan y gestionan su información en servidores locales dentro de sus propias instalaciones. Ofrece control y seguridad, pero también implica mayores costes y responsabilidades para la empresa en comparación con soluciones basadas en la nube. Es importante evaluar muy bien las necesidades y recursos antes de elegir un enfoque específico. Si tu empresa dispone de amplios recursos informáticos, puede tener sentido implantar un gestor documental en el propio centro de datos, junto con el resto de sus aplicaciones. 

Ventajas de un sistema local

• No dependes de Internet: Las empresas conservan sus datos y están disponibles con o sin conexión a Internet. Si hay cortes de conexión, los empleados pueden seguir trabajando sin interrupciones.

• Control total: Al gestionar su propio hardware, las empresas tienen propiedad total sobre sus datos y medidas de seguridad. Las soluciones in situ son consideradas más seguras, ya que el software y los datos permanecen dentro de la infraestructura interna. El equipo informático interno maneja vulnerabilidades y tiene autoridad sobre configuración, seguridad y gestión.

• Fiabilidad: Las implantaciones on premise se consideran más fiables al no depender de sistemas externos. Sin embargo, requieren copias de seguridad y recursos económicos bastante elevados.

• Cumplimiento personalizable: Normativas como la RGPD definen dónde pueden almacenarse los datos de los clientes. Empresas en sectores regulados (sanidad, seguros, finanzas) prefieren almacenar datos internamente para cumplir requisitos estrictos.

Desventajas de un sistema local

• Inversión inicial: La implantación de software local requiere una gran inversión inicial en licencias de software, además del coste de la aplicación, el soporte informático y el hardware. Las soluciones DMS que cobran por módulo pueden ser inaccesibles para empresas más pequeñas.

• Escalabilidad limitada: Agregar servidores en sistemas locales es costoso y requiere tiempo. La mayoría no permite ajustar recursos según necesidades en tiempo real, afectando el rendimiento en momentos de alta demanda.

• Seguridad: Cumplir con requisitos de seguridad depende de la experiencia del personal informático. Las plataformas en la nube a menudo ofrecen mayor seguridad que departamentos de TI individuales incluso con garantías.

• Costes de almacenamiento: Almacenar datos en la nube es más económico que en sistemas on premises. La nube permite comprar solo el espacio necesario, mientras que en sistemas locales a veces se adquiere más de lo requerido.

• Mantenimiento de infraestructura: En sistemas locales, la empresa debe gestionar actualizaciones, parches y seguridad. Esto puede afectar la disponibilidad del departamento informático para proyectos estratégicos.

¿Y una opción híbrida? A veces una combinación de ambos es lo que mejor encaja

Planterase un enfoque híbrido, te ofrece la mejor combinación de software local y despliegue en la nube. Un ejemplo puede ser, tener el procesamiento y archivado de documentos y datos actuales en el software in-situ, mientras que la nube se utiliza para archivar registros inactivos o para recuperación de desastres. Hay empresas que mantienen datos de clientes o propiedad intelectual en sus instalaciones y utilizan la nube para tareas rutinarias.

Ventajas de un sistema híbrido

• Flexibilidad: Altamente personalizable y adaptable a las necesidades cambiantes de la empresa.

• Adaptable al mercado: Puede adaptarse según las demandas del mercado.

Desventajas de un sistema híbrido

• Costes: La opción híbrida puede ser más costosa que un único método de implantación.

• Hardware in situ: Requiere hardware de almacenamiento de datos en las instalaciones.

• Inversión total: Evaluar cuidadosamente las necesidades y considerar los costos de inversión y mantenimiento.

¿Cómo beneficia la gestión de documentos a tu empresa?

Una gestión documental eficaz ofrece muchas ventajas, entre las que se incluyen el ahorro total, una mayor satisfacción del cliente, un aumento de la motivación de los empleados y un cumplimiento más sencillo de las normativas legales. 

• Organización y almacenamiento: La gestión documental busca organizar y almacenar los documentos de manera eficiente. Esto implica clasificarlos, asignarles metadatos y determinar su ubicación física o digital.

• Recuperación de información: Facilita la búsqueda y recuperación de datos relevantes desde los documentos. Los sistemas de gestión documental permiten buscar por palabras clave, fechas o categorías.

• Determinación del tiempo de retención: Define cuánto tiempo se deben conservar los documentos. Algunos pueden eliminarse después de un período específico, mientras que otros deben guardarse a largo plazo.

• Eliminación de documentos obsoletos: La gestión documental identifica y elimina documentos que ya no son útiles o relevantes. Esto ayuda a mantener la eficiencia y evitar la acumulación innecesaria.

• Conservación a largo plazo: Se asegura de que los documentos más valiosos se conserven adecuadamente. Esto puede incluir archivos históricos, registros legales o documentos estratégicos.

• Automatización de flujos de trabajo: La gestión documental también se relaciona con la automatización de procesos. Por ejemplo, la aprobación de contratos o la gestión de facturas pueden ser automatizadas mediante sistemas documentales.

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