No hace falta echar la vista muy atrás para recordar cuando la palabra "digitalización" se convirtió en la nueva palabra de moda. ¿Digitalizar documentos? ¿Firmas electrónicas? ¿Gestión documental en la nube con inteligencia artificial? Sonaba lejano. Pero hoy, esa transformación ya no es una opción: es una necesidad.
Las empresas que aún no han iniciado o completado su proceso de digitalización documental no solo pierden en eficiencia, sino que también enfrentan serias limitaciones a la hora de cumplir con nuevas exigencias, como la factura electrónica obligatoria.
Te compartimos en este artículo todo lo que necesitas saber sobre la digitalización: lo que probablemente ya conoces y lo que, quizás, aún desconoces. Tanto si estás dando los primeros pasos como si ya trabajas con una solución como DocuWare, aquí encontrarás una hoja de ruta clara para tu transformación digital.
Índice:
- ¿Por qué digitalizar documentos? Beneficios clave
- Tipos de documentos a digitalizar
- Proceso de digitalización de documentos: Paso a paso
- Tecnologías clave en la digitalización
- Consideraciones legales y de seguridad
- ¿Cómo elegir la solución de digitalización adecuada?
- Desafíos comunes en la digitalización y cómo superarlos
- Tendencias futuras en la digitalización de documentos
- Conclusión
¿Por qué digitalizar documentos? Beneficios clave
Todo se mueve rápido, y la información también debe hacerlo. Los beneficios de digitalizar documentos comienzan por algo fundamental, la capacidad de adaptarse a un entorno cada vez más descentralizado, donde la rapidez en el acceso a la información y la necesidad de organizar grandes volúmenes de datos son claves para el buen funcionamiento de cualquier empresa.
Veamos los principales beneficios que aporta la digitalización de la empresa:
Ahorro de costes
Un beneficio muy evidente es el ahorro de costes en varios frentes:
- Se reduce el espacio físico de archivo. Adiós a los enormes muebles archivadores, documentos en papel y cientos de carpetas apiladas. Con la digitalización hay menos necesidad de espacio y por tanto menos coste de almacenes.
- Disminución de impresión y material de oficina. Ya no es necesario comprar tantos suministros e imprimir todos los documentos. Esto supone un ahorro en papel, tinta y material consumido.
- Optimización de tiempo del personal. El personal ya no tiene que invertir tiempo buscando entre documentos físicos, con un gestor documental, como Docuware, se eliminan tareas repetitivas y poco productivas, como buscar documentos físicos o gestionar archivos manualmente. Lo cual permite invertir las horas en tareas más estratégicas.
Mejora de la eficiencia y productividad
La digitalizacion documental no solo facilita el trabajo: lo transforma.
- Acceso rápido y sencillo a la información. En un entorno laboral cada vez más descentrlizado es fundamental un acceso a la información que también lo sea. Con DocuWare los documentos en formato digital se encuentran en cuestión de segundos, sin necesidad de rebuscar en carpetas o archivadores.
- Reducción de tiempos de búsqueda, la indexación y los sistemas de búsqueda avanzada, permiten encontrar cualquier documento con solo unas palabras clave.
- Optimización de flujos de trabajo. Automatizar los procesos evita cuellos de botella, reduce los errores y mejora la agilidad con la que se toman decisiones.
Seguridad y conservación de la información
La digitalización documental no solo ayuda a trabajar mejor, sino que también protege la información más valiosa.
- Protección contra pérdida o daño de documentos físicos. Un documento físico es completamente vulnerable, se puede extraviar, dañar, mojar, incluso puede modificarse. Con los documentos digitales, y más si se almacenan en la nube, están protegidos frente a este tipo de daños.
- Copias de seguridad y recuperación ante desastres. Las soluciones digitales permiten crear imágenes digitales de los documentos y realizar copias de seguridad automáticas.
- Control de accesos y permisos. Con herramientas como DocuWare, como DocuWare, cada usuario accede solo a la información que le corresponde, cumpliendo con la normativa de protección de datos y asegurando la confidencialidad.
Cumplimiento normativo y legal
Una de las grandes ventajas de la digitalización de documentos es que facilita el establecimiento de marcos legales claros y simplifica el cumplimiento de la normativa vigente.
- Legislación vigente sobre digitalización y conservación. En España, la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común y la Ley 6/2020 regulan el uso de los documentos digitales en las relaciones con las administraciones públicas, incluyendo la conservación de los documentos en formato digital siempre que se garantice su integridad y autenticidad. A nivel europeo, el Reglamento eIDAS establece el marco legal para la firma digital y la validez de los documentos electrónicos.
- Validación legal de documentos digitales. Gracias a tecnologías como la firma digital, los documentos electrónicos tienen la misma validez legal que los originales en papel. Esto es especialmente importante para contratos o facturas.
- Auditorías y trazabilidad. Con un software de gestión documental como DocuWare, cada acción realizada sobre un documento queda registrada. Se puede trazar cualquier intervención, garantizar la protección de datos y contar con una pista de auditoría completa. Además, los documentos siempre están disponibles y se pueden recuperar en cualquier momento para su revisión interna o externa.
Sostenibilidad y responsabilidad social corporativa (RSC)
Los beneficios de la digitalización y de una buena gestión documental no solo impactan en las empresas, sino también en el medioambiente.
- Reducción del uso de papel. Se reduce significativamente el consumo de papel, tinta, electricidad y otros recursos asociados a la impresión y almacenamiento físico.
- Impacto ambiental positivo. El menor uso de papel se traduce en menos residuos, menor huella de carbono y un uso más responsable de los recursos naturales
Acceso remoto y colaboración
El modo en que trabajamos ha cambiado definitivamente. Cada vez es más habitual el trabajo remoto y las colaboraciones no solo entre departamentos, sino también con personas externas a las organizaciones, de forma totalmente deslocalizada.
- Facilita el teletrabajo y la colaboración entre equipos: La digitalización ha hecho posible que equipos formados por personas de diferentes lugares puedan trabajar sobre un mismo documento digital, mantener reuniones, aprobar gastos o firmar documentos sin necesidad de desplazarse.
- Acceso desde cualquier lugar y dispositivo: El almacenamiento de los documentos en la nube ha permitido una gestión de la información deslocalizada, accesible en todo momento desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
Tipos de documentos a digitalizar
Realmente son tantos los documentos que pueden digitalizarse que sería imposible mencionarlos todos: desde unas notas académicas hasta facturas, nóminas, contratos o informes médicos. La digitalización documental abarca prácticamente cualquier tipo de documento, pero vamos a repasar los más habituales en las organizaciones.
- Documentos administrativos. Facturas, albaranes, contratos. Son especialmente importantes, ya que, por normativa, muchos de estos documentos deben estar digitalizados para garantizar su acceso desde las administraciones públicas o para cumplir con obligaciones legales como la factura electrónica. Con un software de gestión documental como DocuWare, estos documentos se almacenan de forma segura y siempre accesible.
- Documentos contables y financieros. Este tipo de documentos ha sido de los primeros en digitalizarse. Desde asientos contables hasta balances o libros oficiales, su digitalización es fundamental para facilitar auditorías, presentar cuentas en el Ministerio de Hacienda o simplemente asegurar una correcta gestión de la información financiera.
- Documentos de recursos humanos. Expedientes, nóminas, contratos laborales… La digitalización de documentos en este área permite automatizar flujos de trabajo, organizar los documentos eficazmente, reducir el uso de papel y mejorar la eficiencia en la gestión del talento.
- Documentos técnicos y proyectos. Digitalizar planos, especificaciones técnicas o informes de proyectos facilita su acceso, actualización y colaboración entre diferentes equipos, incluso de forma deslocalizada. Además, garantiza la conservación segura de información crítica.
- Documentos legales. Actas, escrituras, poderes notariales o cualquier otro documento de carácter legal que, gracias a la digitalización, puede conservarse de forma segura, garantizando su integridad y disponibilidad.
- Documentación específica por sector. Sectores como la salud han digitalizado sus informes médicos, y en muchos hospitales públicos estos ya se elaboran con asistencia de inteligencia artificial. Lo mismo ocurre con las notas académicas, certificados escolares o universitarios, cuya digitalización no solo mejora la gestión, sino que además dificulta su falsificación y garantiza la trazabilidad.
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Proceso de digitalización de documentos: Paso a paso
Aunque hoy en día es muy sencillo digitalizar documentos, incluso desde un teléfono móvil, repasaremos brevemente los pasos de un proceso de digitalización documental. En organizaciones con una gran cantidad de documentos, seguir este proceso garantiza una gestión de la información más segura.
Planificación y análisis
En cualquier proceso de digitalización, la planificación es clave, sobre todo cuando se manejan volúmenes elevados de información o cuando existen requisitos normativos que obligan a digitalizar ciertos documentos físicos.
El primer paso es analizar qué departamentos pueden beneficiarse más de este proceso (administración, contabilidad, recursos humanos, legal…) y cuáles necesitan hacerlo de forma inmediata para cumplir con la legislación vigente. Una vez identificados, se puede comenzar a digitalizar documentos de forma progresiva
Preparación de documentos
Antes de iniciar la digitalización documental, los documentos físicos deben organizarse y prepararse adecuadamente. Este paso puede resultar tedioso, pero es fundamental para evitar duplicados, detectar documentos en mal estado, clasificar la información, etc.
Escaneo
El escaneo es el proceso mediante el cual un documento físico se convierte en documento digital. Puede realizarse mediante escáneres profesionales o, en el caso de volúmenes bajos, incluso desde aplicaciones móviles.
Gracias a tecnologías avanzadas como el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), es posible no solo obtener una imagen del documento, sino también extraer automáticamente el texto contenido en él. Esto permite una mejor gestión de la información y facilita su uso en procesos digitales y automatizados.
Indexación y clasificación
La clasificación de documentos es tan importante como su digitalización. Una vez convertidos en documentos digitales, es necesario clasificarlos adecuadamente para que puedan ser localizados y utilizados de forma eficiente.
La indexación consiste en asignar etiquetas o metadatos clave (fecha, tipo de documento, número de referencia, etc.) a cada archivo. Con la ayuda de un software de gestión documental como DocuWare, este proceso puede automatizarse. La indexación inteligente identifica la información más relevante y la convierte en datos útiles y estructurados.
Almacenamiento y gestión
Una vez digitalizados, los documentos deben almacenarse de forma segura. Actualmente, la opción más utilizada es la gestión documental en la nube, por ventajas como: flexibilidad y escalabilidad; acceso desde cualquier lugar y dispositivo; costes reducidos en comparación con sistemas locales; alta seguridad y control de accesos, entre otros beneficios.
Integración con otros sistemas
La digitalización documental no solo permite almacenar y consultar información, sino también integrarla con otros sistemas empresariales (ERP, CRM, RR.HH., contabilidad…).
Un software de gestión documental como DocuWare se integra fácilmente con estas plataformas, permitiendo automatizar flujos de trabajo clave.
Tecnologías clave en la digitalización
La digitalización viene de la mano de una serie de tecnologías, en constante avance, que la facilitan. Estas son algunas de las herramientas más relevantes en la actualidad:
OCR
Una de las tecnologías más utilizadas es el OCR, que permite extraer el texto de documentos escaneados o imágenes para facilitar su búsqueda, clasificación y uso en procesos automatizados. Gracias al OCR, los documentos dejan de ser simples imágenes para convertirse en datos útiles.
Automatización de flujos de trabajo (Workflow automation)
La automatización de flujos de trabajo es otra herramienta fundamental para mejorar la productividad. Permite eliminar tareas manuales repetitivas, acelerar procesos como la aprobación de facturas o la gestión de expedientes y reducir los errores humanos.
Firma digital y certificados
Para garantizar la validez legal de los documentos digitales, la firma digital se ha convertido en una tecnología imprescindible. Permite firmar contratos o validar documentos de forma segura, sin necesidad de imprimir ni desplazarse.
Inteligencia artificial (IA) y machine learning (ML)
La inteligencia artificial (IA) y el machine learning (ML) empiezan a jugar un papel clave en la gestión documental, permitiendo automatizar decisiones, analizar grandes volúmenes de información y mejorar los tiempos de respuesta en los procesos.
Cloud computing
Por último, la gestión documental en la nube (cloud computing) ha transformado por completo el acceso a la información, permitiendo consultar, compartir y gestionar documentos desde cualquier lugar y dispositivo, con total seguridad y sin necesidad de costosas infraestructuras informáticas.
Consideraciones legales y de seguridad
La digitalización de documentos refuerza la seguridad y el cumplimiento normativo. De hecho, en muchos casos, digitalizar documentos ya no es una opción, sino una obligación legal.
La gestión en formato digital hace que los documentos sean mucho más difíciles de manipular o falsificar, es posible garantizar la integridad de la información, personalizar los accesos y registrar cualquier modificación, consulta o acción realizada sobre un documento. Esto protege la información sensible y proporciona una pista de auditoría completa.
Además, la legislación vigente, tanto nacional como europea, marca la pauta en materia de conservación de documentos, protección de datos y validez legal de los documentos digitales.
Además, algunas gestiones empresariales, como la emisión de la factura electrónica o la presentación de impuestos ante la Agencia Tributaria, exigen contar con documentos digitales válidos y accesibles.
¿Cómo elegir la solución de digitalización adecuada?
Para ayudarte, te compartimos algunos aspectos clave que deberías tener en cuenta antes de tomar una decisión:
- Soporte y mantenimiento: asegúrate de que la solución elegida tiene un buen servicio de soporte técnico y actualizaciones continuas.
- Integración con otros sistemas: la herramienta debe integrarse de forma sencilla con tus sistemas actuales (ERP, CRM, contabilidad, recursos humanos…). Esto te permitirá automatizar flujos de trabajo.
- Seguridad y cumplimiento normativo: comprueba que cumpla con la normativa de protección de datos y conservación de documentos digitales.
- Facilidad de uso: la mejor tecnología no sirve de nada si no es fácil de utilizar. Busca una solución con una interfaz amigable y fácil de comprender.
- Escalabilidad y flexibilidad: es importante que la herramienta pueda crecer con tu empresa y adaptarse a tus nuevas necesidades.
DocuWare cumple con todos esos requisitos. Un software de gestión documental en la nube que te permite digitalizar documentos, automatizar procesos, garantizar la seguridad de la información y adaptarte a los cambios normativos, todo de forma sencilla y escalable.
Desafíos comunes en la digitalización y cómo superarlos
Como todo proceso de cambio, la digitalización de documentos puede presentar algunos desafíos. Tcompartimos algunos de los más habituales y cómo superarlos: un desafío, una solución.
- Gran volumen de documentos: si la cantidad de documentos físicos es muy elevada, comienza por los departamentos que más lo necesitan, como financiero o recursos humanos, y extiende la digitalización al resto de forma gradual.
- Resistencia al cambio: implica a los equipos desde el principio, explícale los beneficios concretos que tendrá para su trabajo y ofrece formación básica en el uso de las nuevas herramientas.
- Falta de tiempo o recursos: automatizar procesos con un software de gestión documental como DocuWare no solo ahorra tiempo a largo plazo, sino que también reduce costes operativos desde el primer momento.
La clave es no verlo como un proyecto inabarcable, sino como una mejora progresiva.
Tendencias futuras en la digitalización de documentos
El futuro de la digitalización va a estar marcado por la evolución de la tecnología. Herramientas basadas en inteligencia artificial, machine learning y sistemas avanzados como el OCR continuarán transformando la forma en la que las organizaciones gestionan su información.
El objetivo será cada vez más claro, automatizar procesos, reducir la intervención manual y facilitar el acceso a los documentos digitales desde cualquier lugar y dispositivo, de forma rápida, segura y eficiente. Tecnologías como la automatización de flujos de trabajo o la gestión documental en la nube seguirán evolucionando para hacer el trabajo más ágil y colaborativo.
Conclusión
La digitalización es una necesidad para cualquier organización que quiera ser más eficiente, segura, sostenible y competitiva. Automatizar procesos, optimizar la gestión de la información y garantizar la seguridad son solo algunos de los beneficios que aporta dar este paso.
Si necesitas ayuda para tu proceso de digitalización, podemos asesorarte y ofrecerte la mejor solución adaptada a tus necesidades. No importa en qué punto te encuentres: te acompañamos en cada paso hacia tu transformación digital. ¡Contáctanos!
