Actualmente se maneja una cantidad de información abrumadora que todavía se conserva en documentos impresos. Ante esta situación la tecnología OCR se ha convertido en una herramienta fundamental para las empresas de cara a digitalizar archivos, automatizar procesos y acceder a la información de manera eficiente.
El Reconocimiento Óptico de Caracteres, OCR por sus siglas en inglés (Optical Character Recognition), es una herramienta que permite extraer los caracteres de texto de un documento o imagen impresa o escaneada y convertirlos a un formato digital editable.
En este artículo te contamos cómo funciona esta tecnología y los posibles usos para tu empresa.
Indice:
¿Qué es la tecnología OCR?
La tecnología OCR es un sistema que permite transformar documentos que contienen texto, como imágenes, fotografías o archivos en PDF, en un formato de texto editable.
Esta tecnología es una herramienta muy poderosa para las empresas ya que es capaz de convertir información que antes solo podía comprender un humano, en algo que los ordenadores pueden procesar y archivar.
Te explicamos muy brevemente cómo funciona:
El sistema realiza la transformación de los archivos impresos a digitales gracias al reconocimiento óptico de caracteres, una tecnología que ha aprendido a distinguir diferentes símbolos, como letras, números y signos. Este proceso requiere un entrenamiento previo, durante el cual se ha almacenado la información en una base de datos. Posteriormente, la herramienta utiliza un algoritmo de coincidencia de patrones para comparar los elementos del documento con su base de datos interna, logrando así identificar y extraer la información deseada.
Los pasos que sigue son:
- Digitalización del documento con un escáner.
- Procesamiento de la imagen, convirtiéndola en una versión en blanco y negro.
- El sistema identifica las zonas oscuras y dentro de ellas segmenta los caracteres, reconociendo los patrones y características que coinciden son su base de datos.
- Reconstruye el texto y lo convierte en un formato editable.
Tipos de OCR
Del tipo de documento que quieras digitalizar, podrás encontrar diferentes tecnologías OCR, que varían en su precisión y capacidad. Veamos las cuatro principales según lo que logran capturar.
OCR para documentos impresos
Para digitalizar textos completos como libros, contratos o archivos mecanografiados, se usa frecuentemente la herramienta Optical Word Recognition (OWR). La diferencia con la tecnología OCR es que identifica palabras completas, no solo caracteres.
Resulta especialmente útil cuando se necesita trabajar con grandes volúmenes de documentos de alta calidad con texto fácil de leer, usando lenguajes donde se separan las palabras con espacios.
OCR para documentos escritos a mano
El ICR (Intelligent Character Recognition), es un tipo de OCR más avanzado capaz de identificar incluso textos que no siguen un patrón fijo, como sucede con los textos escritos a mano. Es especialmente útil cuando se necesitan digitalizar documentos antigüos manuscritos, aunque aún tiene limitaciones para interpretar caligrafías complejas o documentos muy deteriorados.
El ICR utiliza métodos avanzados de machine learning, donde se analiza profundamente el texto buscando diferentes atributos como curvas, intersecciones o líneas, para obtener un resultado final.
OCR para imágenes
La tecnología OCR es capaz de extraer el texto integrado en imágenes, como carteles, fotografías o gráficos.
Además existe un tipo de OCR, el Optical Mark Recognition (OMR) que puede analizar logos, símbolos y marcas de agua en documentos. Se focaliza en identificar opciones marcadas en el documento y es muy útil para la corrección de plantillas, exámenes, o loterías.
Usos del OCR
Los documentos impresos están expuestos al deterioro y corren el riesgo de extraviarse con mayor facilidad. Para evitar estos problemas, es crucial digitalizarlos y almacenarlos en un sistema de gestión documental. En este contexto, la tecnología OCR se destaca como una herramienta clave que facilita todo el proceso de conversión y gestión de documentos.
Digitalización de documentos
El principal uso de esta tecnología es convertir documentos en papel a archivos digitales editables. Esto permite el acceso al archivo de una empresa desde cualquier lugar de un modo mucho más eficiente y seguro.Se utiliza también para la digitalización de archivos históricos, libros antiguos o lectura de pergaminos.
Automatización de tareas
La tecnología OCR permite establecer flujos de trabajo automatizados como categorizar e indexar documentos, lo cual reduce errores y acorta los tiempos de modo considerable.
Es muy común combinar la tecnología OCR con otras tecnologías de automatización de tareas repetitivas, como RPA (Robotic Process Automation, por sus siglas en inglés).
Accesibilidad - Conversión de imágenes a texto
Esta tecnología permite extraer el texto integrado en imágenes o documentos escaneados a un formato que puede ser leído en la pantalla. Esto facilita el acceso a información de un modo más sencillo y accesible incluso para personas con dificultades visuales.
Indexación y búsqueda de documentos
Gracias a la transformación del papel a archivos digitales, se abre la posibilidad de catalogarlos e indexarlos. Esto te permitirá buscar rápidamente la información dentro de grandes bases de datos.
Esto es muy importante en organizaciones donde se trabaja con una cantidad extensa de documentos, donde localizar datos específicos de forma eficiente es fundamental.
Herramientas OCR
Dada la utilidad de esta tecnología existen varias herramientas OCR disponibles tanto para uso personal como profesional.
Software OCR
Existen varios programas de software especializados en OCR, que además se integran en otras plataformas para facilitar la gestión documental, el manejo de gran cantidad de datos o la automatización de procesos.
Algunos ejemplos donde se integran aplicaciones OCR son:
- Sistemas de gestión documental (DMS).
- Sistemas de facturación y contabilidad.
- Software de automatización de procesos.
En sectores como el financiero, legal, logístico o sanitario, donde se maneja gran cantidad de documentos impresos, esta tecnología se ha vuelto indispensable para digitalizar y ordenar toda la información.
Aplicaciones móviles
Existen numerosas aplicaciones para el móvil que permiten escanear y reconocer un texto usando la cámara de un smartphone. De este modo se puede digitalizar un documento y acceder a la información desde cualquier lugar.
Servicios online
En ocasiones donde se necesita un trabajo de OCR de modo puntual o en remoto sin instalar un software, se puede optar a servicios de OCR online, que suelen contar, además, con versiones de prueba gratuitas.
Ventajas del OCR
Seguro que ya te habrás podido hacer una idea clara de los múltiples beneficios de esta tecnología, tanto para individuos, que pueden tener todo su archivo personal digitalizado, como para empresas de todos los tamaños.
Citaremos algunas de sus principales ventajas:
- Ahorro de tiempo y eficiencia.
- Posibilidad de acceder a los archivos digitalizados desde diferentes lugares y permitiendo varias consultas a la vez.
- Accesibilidad para personas con discapacidad visual o auditiva.
- Se elimina el espacio que ocupan los archivos impresos.
- Se garantiza la conservación de la documentación.
- Es un sistema mucho más sostenible.
- Mayor confidencialidad, al poder ocultar ciertos datos en los archivos editables
- Mayor productividad y reducción de costes y plazos.
Conclusión
La tecnología OCR ha revolucionado el proceso de digitalización y automatización de documentos y seguirá desarrollándose y mejorando en los próximos años.
Su implementación ha transformado el modo en que individuos, empresas y grandes organizaciones gestionan la información, con una mejora considerable de la eficiencia, accesibilidad, precisión de los procesos y reducción de costes.
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