Cada día seguimos imprimiendo, escaneando o archivando papeles que, en realidad, ya no necesitamos en papel. Entre contratos, facturas o formularios, la información se acumula y encontrar un dato concreto puede convertirse en una tarea interminable.
Gracias a la tecnología OCR todo esto es mucho más sencillo, ya que permite digitalizar documentos, automatizar procesos y acceder a la información en segundos para su análisis con total seguridad, sin importar dónde esté almacenada.
El Reconocimiento Óptico de Caracteres, OCR por sus siglas en inglés (Optical Character Recognition), es una herramienta que permite extraer los caracteres de texto de un documento o imagen impresa o escaneada y convertirlos a un formato digital editable.
En este artículo te contamos cómo funciona esta tecnología y los posibles usos para tu empresa.
Indice:
- ¿Qué es la tecnología OCR?
- ¿Cómo funciona el OCR?
- Tipos de OCR
- Usos del OCR
- Herramientas OCR
- OCR vs IDP de DocuWare: del texto a los datos
- Ventajas del OCR
- Preguntas frecuentes sobre OCR
¿Qué es la tecnología OCR?
La tecnología OCR es un sistema que permite transformar documentos que contienen texto, como imágenes, fotografías o archivos en PDF, en un formato de texto editable.
Esta tecnología es una herramienta muy poderosa para las empresas ya que es capaz de convertir información que antes solo podía comprender un humano, en algo que los ordenadores pueden procesar y archivar.
Gracias a esta herramienta, la información que antes solo podía leer una persona ahora puede ser comprendida y procesada por un ordenador. De este modo se facilita la digitalización de archivos, la automatización de tareas y la accesibilidad de la información.
Con el OCR se pueden digitalizar y extraer contenido de facturas, contratos o formularios. Además, permite trabajar en distintos idiomas.
Esta tecnología no solo convierte texto, sino que interpreta, estructura y facilita su uso en entornos digitales.
En el siguiente apartado te explicamos cómo funciona exactamente este proceso y qué papel juega la inteligencia artificial en su mejora continua.
¿Cómo funciona el OCR?
El proceso del OCR combina distintas fases de detección, segmentación y análisis del documento. Todo comienza con la digitalización del archivo mediante un escáner o una cámara. El sistema convierte la imagen en blanco y negro, identificando las zonas oscuras, para un reconocimiento del texto, y separándolas de los elementos gráficos o del fondo.
A continuación, se realiza una segmentación del texto por líneas, palabras y caracteres. Gracias a modelos entrenados en varios idiomas y tipos de escritura a mano, el OCR compara los patrones reconocidos con una base de datos interna para obtener coincidencias precisas.
La información extraída se convierte después en datos editables que se pueden exportar a formatos como Word, PDF o Excel.
Los OCR más avanzados emplean IA y machine learning para mejorar su rendimiento con cada uso. Aprenden de las correcciones que realizan los usuarios y mejoran la calidad del reconocimiento de texto, incluso en documentos deteriorados o con tipografías irregulares.
Tipos de OCR
Del tipo de documento que quieras digitalizar, podrás encontrar diferentes tecnologías OCR, que varían en su precisión y capacidad. Veamos las cuatro principales según lo que logran capturar.
OCR para documentos impresos
Para digitalizar textos completos como libros, contratos o archivos mecanografiados, se usa frecuentemente la herramienta Optical Word Recognition (OWR). La diferencia con la tecnología OCR es que identifica palabras completas, no solo caracteres.
Resulta especialmente útil cuando se necesita trabajar con grandes volúmenes de documentos de alta calidad con texto fácil de leer, usando lenguajes donde se separan las palabras con espacios.
OCR para documentos escritos a mano
El ICR (Intelligent Character Recognition), es un tipo de OCR más avanzado capaz de identificar incluso textos que no siguen un patrón fijo, como sucede con los textos escritos a mano. Es especialmente útil cuando se necesitan digitalizar documentos antigüos manuscritos, aunque aún tiene limitaciones para interpretar caligrafías complejas o documentos muy deteriorados.
El ICR utiliza métodos avanzados de machine learning, donde se analiza profundamente el texto buscando diferentes atributos como curvas, intersecciones o líneas, para obtener un resultado final.
OCR para imágenes
La tecnología OCR es capaz de extraer el texto integrado en imágenes, como carteles, fotografías o gráficos.
Además existe un tipo de OCR, el Optical Mark Recognition (OMR) que puede analizar logos, símbolos y marcas de agua en documentos. Se focaliza en identificar opciones marcadas en el documento y es muy útil para la corrección de plantillas, exámenes, o loterías.
Usos del OCR
Los documentos impresos están expuestos al deterioro y corren el riesgo de extraviarse con mayor facilidad. Para evitar estos problemas, es crucial digitalizarlos y almacenarlos en un sistema de gestión documental. En este contexto, la tecnología OCR se destaca como una herramienta clave que facilita todo el proceso de conversión y gestión de documentos.
Digitalización de documentos
El principal uso de esta tecnología es convertir documentos en papel a archivos digitales editables. Esto permite el acceso al archivo de una empresa desde cualquier lugar de un modo mucho más eficiente y seguro.Se utiliza también para la digitalización de archivos históricos, libros antiguos o lectura de pergaminos.
Automatización de tareas
La tecnología OCR permite establecer flujos de trabajo automatizados como categorizar e indexar documentos, lo cual reduce errores y acorta los tiempos de modo considerable.
Es muy común combinar la tecnología OCR con otras tecnologías de automatización de tareas repetitivas, como RPA (Robotic Process Automation, por sus siglas en inglés).
Accesibilidad - Conversión de imágenes a texto
Esta tecnología permite extraer el texto integrado en imágenes o documentos escaneados a un formato que puede ser leído en la pantalla. Esto facilita el acceso a información de un modo más sencillo y accesible incluso para personas con dificultades visuales.
Indexación y búsqueda de documentos
Gracias a la transformación del papel a archivos digitales, se abre la posibilidad de catalogarlos e indexarlos. Esto te permitirá buscar rápidamente la información dentro de grandes bases de datos.
Esto es muy importante en organizaciones donde se trabaja con una cantidad extensa de documentos, donde localizar datos específicos de forma eficiente es fundamental.
Herramientas OCR
Dada la utilidad de esta tecnología existen varias herramientas OCR disponibles tanto para uso personal como profesional.
Software OCR
Existen varios programas de software especializados en OCR, que además se integran en otras plataformas para facilitar la gestión documental, el manejo de gran cantidad de datos o la automatización de procesos.
Algunos ejemplos donde se integran aplicaciones OCR son:
- Sistemas de gestión documental (DMS).
- Sistemas de facturación y contabilidad.
- Software de automatización de procesos.
En sectores como el financiero, legal, logístico o sanitario, donde se maneja gran cantidad de documentos impresos, esta tecnología se ha vuelto indispensable para digitalizar y ordenar toda la información.
Aplicaciones móviles
Existen numerosas aplicaciones para el móvil que permiten escanear y reconocer un texto usando la cámara de un smartphone. De este modo se puede digitalizar un documento y acceder a la información desde cualquier lugar.
Servicios online
En ocasiones donde se necesita un trabajo de OCR de modo puntual o en remoto sin instalar un software, se puede optar a servicios de OCR online, que suelen contar, además, con versiones de prueba gratuitas.
OCR vs IDP de DocuWare: del texto a los datos
Aunque el OCR ha supuesto un gran avance en la digitalización de documentos, su función principal es reconocer texto. Sin embargo, las empresas necesitan ir más allá, no solo leer palabras, sino entender el contenido y extraer los datos realmente relevantes.
El IDP (Intelligent Document Processing) de DocuWare se complementa con la tecnología OCR para esta función de comprender y estructurar los datos.
Mientras que el OCR realiza una lectura del texto, el IDP utiliza inteligencia artificial para interpretar, clasificar y validar la información contenida en los documentos. Esto permite transformar cada archivo en un conjunto de datos estructurados, disponibles para integrarse en otros sistemas, como contabilidad, compras o gestión de recursos humanos, sin intervención manual.
Por ejemplo, al procesar una factura o un formulario, el OCR identifica los caracteres, pero el IDP analiza el documento, comprende su contexto y ejecuta la extracción automática de campos clave como proveedor, importe, fecha o número de pedido. Además, verifica la coherencia de esos datos y evita duplicados o errores, mejorando el rendimiento y reduciendo gastos administrativos.
El IDP de DocuWare también incorpora controles de seguridad y protección de datos que garantizan el cumplimiento normativo, además de herramientas como la firma electrónica y la trazabilidad completa de cada documento.
Ventajas del OCR
Seguro que ya te habrás podido hacer una idea clara de los múltiples beneficios de esta tecnología, tanto para individuos, que pueden tener todo su archivo personal digitalizado, como para empresas de todos los tamaños.
Citaremos algunas de sus principales ventajas:
- Ahorro de tiempo y eficiencia.
- Posibilidad de acceder a los archivos digitalizados desde diferentes lugares y permitiendo varias consultas a la vez.
- Accesibilidad para personas con discapacidad visual o auditiva.
- Se elimina el espacio que ocupan los archivos impresos.
- Se garantiza la conservación de la documentación.
- Es un sistema mucho más sostenible.
- Mayor confidencialidad, al poder ocultar ciertos datos en los archivos editables
- Mayor productividad y reducción de costes y plazos.
Preguntas frecuentes sobre OCR
A continuación te respondemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre la tecnología OCR.
¿Qué precisión puedo esperar del resultado de un escaneo?
Depende de varios factores. Influyen elementos como la calidad del escaneo, la nitidez del documento, el idioma, la tipografía o el contraste del fondo. En condiciones óptimas, los sistemas modernos alcanzan entre un 90 % y un 99 % de acierto en la detección y extracción de caracteres.
Las soluciones más avanzadas, como las integradas en DocuWare, utilizan inteligencia artificial para analizar y corregir errores, lo que mejora su rendimiento con cada uso.
¿Es 300 dpi una calidad suficiente?
Sí, una resolución de 300 dpi suele ser más que suficiente para obtener un reconocimiento de texto nítido y fiable en la mayoría de los documentos impresos. Esta resolución permite al sistema realizar una correcta segmentación del texto y optimizar su análisis posterior.
En casos como documentos con fuentes pequeñas, imágenes con bajo contraste o escritura a mano, se recomienda escanear entre 400 y 600 dpi para mejorar la calidad del resultado sin aumentar excesivamente el tamaño del archivo.
¿Es OCR capaz de reconocer manuscritos?
Los OCR tradicionales están diseñados para texto mecanografiado, pero los sistemas más avanzados como ICR (Intelligent Character Recognition), son capaces de interpretar también escritura a mano.
Gracias al uso de IA y aprendizaje profundo, estos motores analizan trazos, curvas e intersecciones para identificar caracteres con gran exactitud. En DocuWare, esta función se integra en flujos que permiten procesar formularios, encuestas o notas manuscritas,
¿Cumplen los OCRs con RGPD?
Sí, siempre que el sistema que lo integra garantice la seguridad y la protección de los datos personales procesados. Las soluciones profesionales de OCR y IDP de DocuWare cumplen con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) mediante cifrado de la información, control de accesos, trazabilidad de acciones y gestión de permisos.
Conclusión
La tecnología OCR ha revolucionado el proceso de digitalización y automatización de documentos y seguirá desarrollándose y mejorando en los próximos años.
Su implementación ha transformado el modo en que individuos, empresas y grandes organizaciones gestionan la información, con una mejora considerable de la eficiencia, accesibilidad, precisión de los procesos y reducción de costes.
Descubre cómo esta tecnología, integrada en una potente solución como DocuWare, puede transformar tus procesos empresariales
