La gestión de compras es una actividad estratégica clave para cualquier empresa, ya que implica la adquisición de los bienes y servicios necesarios para su funcionamiento. Este proceso incluye la identificación de necesidades, la gestión de proveedores, la clasificación de facturas y el control de gastos. Aunque estas tareas suelen requerir de mucho tiempo y recursos, la automatización de los flujos de trabajo permite reducir costos y mejorar la eficiencia operativa.
En este artículo exploraremos en detalle qué implica la gestión de compras y cómo DocuWare puede facilitar y mejorar varias de sus etapas.
Indice
- Etapas del proceso de gestión de compras.
- Tipos de compras en una empresa
- Herramientas para la gestión de compras.
- Mejores prácticas en la gestión de compras.
- El futuro de la gestión de compras.
- Conclusión.
Etapas del proceso de gestión de compras.
El proceso "Purchase-to-Pay" (de la compra al pago) consiste en una serie de etapas organizadas que abarcan desde la identificación de una necesidad hasta la adquisición final, incluyendo tareas como la evaluación de proveedores, autorización de pagos, gestión de facturas etc.
Con un software como DocuWare las empresas pueden hacer mucho más eficiente el proceso Purchase-to-Pay. Mediante la automatización de procesos, es posible evitar discrepancias como facturas inesperadas o gastos no autorizados, capturando la información de los pedidos de forma estructurada y enviándola automáticamente a los responsables del proceso para su aprobación.
Veamos las distintas etapas y cómo desde Docuware podemos ayudarte en algunas de ellas.
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Identificación de necesidades.
Todo proceso de adquisición comienza identificando la necesidad de alguno de los departamentos de la empresa, ya sea un bien o un servicio. Es fundamental definir con precisión qué se necesita, incluyendo especificaciones técnicas, cantidades y plazos. Esto implica evaluar inventarios, prever demandas futuras y establecer especificaciones detalladas. Con la solución que ofrece DocuWare para la gestión de compras, las solicitudes de compra no solo se estructuran mediante formularios web intuitivos, sino que también permiten un seguimiento claro y garantizan el cumplimiento de presupuestos y directrices internas.
Selección de proveedores.
El siguiente paso es identificar y evaluar los proveedores que puedan satisfacer la necesidad que se ha identificado y que cumplan con los plazos de entrega, estándares de calidad, coste y condiciones de pago.
Negociación y contratación.
Una vez evaluadas las alternativas y decidido el proveedor final, se negocian las condiciones.
Es muy importante tener una visión clara de los datos históricos de cara a negociar con los proveedores. Este trámite, que normalmente requiere de mucho tiempo y atención, puede facilitarse con un software como DocuWare, al centralizar todos los datos de pedidos y facturas. Además, Docuware permite vincular automáticamente contratos con documentos clave, como facturas y presupuestos, garantizando una mayor organización y agilidad en las negociaciones.
Gestión de pedidos y recepción de mercancías.
Una vez formalizada la orden de compra y especificado en la misma o en un contrato todos los detalles del pedido, se recibe la mercancía o se realiza el servicio.
Este es el momento en que se han de cotejar que los datos del contrato se correspondan con la factura y el albarán y autorizar el pago. Un proceso que podría ser largo y tedioso y que con DocuWare se facilita, ya que automatiza el cotejo de datos entre el pedido, el albarán y la factura, minimizando errores y reduciendo el esfuerzo manual en el proceso contable posterior. Si los datos coinciden el pago se inicia sin tener que esperar más tiempo e implicar a más departamentos para su autorización.
Control de calidad y evaluación de proveedores.
Finalmente se evalúa la calidad del producto o servicio y el desempeño de los proveedores en el cumplimiento de plazos, entregas y otros factores, para decidir la continuidad con ese proveedor.
Tipos de compras en una empresa.
Las compras en una empresa pueden clasificarse según diversos criterios, como el tipo de orden de compra (estándar, planificada, abierta), si son anticipadas, estacionales o urgentes, entre otros. Además, otra clasificación importante se basa en el tipo de adquisición. Vamos a desarrollar esta última un poco más.
- Compras de materia prima: son bienes básicos que constituyen la materia prima para garantizar la producción de bienes o servicios de una empresa. Por tanto, son compras que deben gestionarse para garantizar la continuidad operativa.
- Compras de productos terminados: la adquisición de estos productos puede tener distintas finalidades, ya sea para uso interno de la empresa o bien para su reventa o distribución, requieren de una gestión muy eficiente para mantener los niveles óptimos del stock.
- Compras de servicios: incluyen todo tipo de servicios, desde consultoría a mantenimiento o proyectos específicos realizados por empresas externas o autónomos.
- Compras de activos fijos: se trata de la adquisición de bienes de capital. Estos activos fijos pueden incluir bienes tangibles (maquinaria, vehículos, terrenos) o intangibles (propiedad intelectual, contratos).
Herramientas para la gestión de compras.
ELa tecnología juega un papel fundamental para una gestión de compras eficiente; gracias al uso de herramientas que permiten gestionar facilmente facturas, proveedores y presupuestos, mientras protegen la rentabilidad de las empresas.
Software de gestión de compras (ERP, CRM, DMS).
Los software para la gestión de compras como ERP, CRM y DMS son soluciones muy eficientes. Veamos las diferencias.
- ERP (Enterprise Resource Planning): es un sistema integrado que gestiona diversas áreas de la empresa, como finanzas, fabricación y recursos humanos, incluyendo módulos específicos para la gestión de compras, con una visión centralizada y automatizada.
- CRM (Customer Relationship Management): es una herramienta que se enfoca en la gestión de clientes y clientes potenciales, optimizando las relaciones comerciales.
- DMS (Document Management System): es un sistema que permite organizar, administrar y archivar todo tipo de documentos clave, como contratos y facturas. Además, su integración con ERP y CRM permite centralizar información crítica de compras.
DocuWare combina las capacidades de un DMS con una solución específica para la gestión de compras, automatizando procesos clave como el cotejo de facturas, la gestión de pedidos y la aprobación de pagos.
Plataformas de e-Procurement.
El e-Procurement es un sistema automatizado de compraventa que digitaliza las transacciones entre empresas y proveedores, eliminando el uso de papel. Las plataformas electrónicas desmaterializan las transacciones entre empresas y proveedores, lo que permite un ahorro de costes, acortamiento de los plazos y eliminar procesos de bajo valor.
Herramientas de análisis de datos.
Es fundamental tener unas herramientas que te permitan analizar los datos de proveedores, facturas y finanzas, para identificar patrones, anticipar gastos y optimizar todo el proceso de adquisición.
Con DocuWare se realiza un cotejo automático de los datos de pedido, entrega y factura, además ofrece una ubicación central donde consultar información sobre pedidos, gestión de proveedores, contratos y facturas, lo que permite un análisis detallado de cara a controlar costes, negociar precios y aumentar la eficacia.
Mejores prácticas en la gestión de compras.
Es fundamental establecer una estrategia de compras clara y sólida que comprenda las necesidades de la empresa y optimice todo el proceso. Te damos algunos puntos que has de tener en cuenta.
Centralización de las compras.
Concentrar las compras en un único sistema mejora la eficiencia y el control y permite tomar decisiones estratégicas basadas en datos centralizados.
Algunos de los beneficios incluyen:
- Reducción de costes generales y una mejor gestión del gasto.
- Evitar duplicidad de esfuerzos del personal.
- Facilitación del análisis de datos desde una única plataforma.
- Estandarización de procesos y protocolos para mayor eficiencia.
DocuWare centraliza todos los datos de pedidos y facturas, proporcionando una visión general del proceso de adquisición.
Establecer relaciones a largo plazo con proveedores.
Colaborar estrechamente con proveedores confiables garantiza la calidad y continuidad del suministro. Para crear estas relaciones sólidas es importante crear expectativas claras, comunicando las necesidades de tu empresa y la calidad que esperas. La comunicación ha de ser rápida y precisa y se han de cumplir los compromisos en las fechas de pagos, entregas y devoluciones por ambas partes.
DocuWare mejora la colaboración con los proveedores mediante tiempos de respuesta más rápidos y facilita el registro de nuevos proveedores y su validación.
Implementar KPIs para medir la eficiencia.
El uso de indicadores clave de rendimiento (KPIs) te permite evaluar y mejorar continuamente el proceso de compras. De este modo puedes medir aspectos como el tiempo de ciclo del proceso de compra, el porcentaje de cumplimiento de proveedores, el costo promedio por pedido o el ahorro logrado en negociaciones.
Automatización de procesos.
La automatización de procesos en la gestión de compras es cada vez más relevante para acelerar tareas y evitar trabajos repetitivos. Con herramientas como DocuWare, la automatización no solo evita errores y reduce costes, sino que también permite a los equipos centrarse en actividades estratégicas, liberándolos de tareas administrativas y optimizando los flujos de trabajo.
El futuro de la gestión de compras.
La digitalización es un motor clave para la transformación de la gestión de compras. Las innovaciones tecnológicas están revolucionando este proceso mediante una mayor automatización y el uso estratégico de datos, lo que permite tomar decisiones más informadas y planificadas. El futuro apunta hacia tecnologías disruptivas como el Machine Learning, el análisis predictivo y el Big Data, que están redefiniendo la manera en que las empresas optimizan sus adquisiciones.
Tendencias como el Big Data, la IA y el blockchain en la gestión de compras.
Las nuevas tecnologías no solo aportan precisión y control en la gestión de compras, sino que también optimizan la toma de decisiones al transformar los datos en información accionable. Entre las principales tendencias destacan:
- Big Data: Permite recopilar grandes volúmenes de datos en tiempo real, que aportan información clave para poder tomar decisiones basadas en las preferencias de los consumidores. Un buen análisis de los datos permite a las empresas identificar tendencias y responder a un entorno cada vez más cambiante y competitivo.
Las herramientas de Big Data también facilitan la identificación de riesgos y permiten crear estrategias para paliarlos.
- Inteligencia Artificial (IA): Está revolucionando la gestión de compras al automatizar tareas repetitivas como la validación de facturas, la comparación de precios y la ejecución de pagos. También permite simular escenarios para optimizar la planificación de inventarios y adquisiciones. Los asistentes de IA ofrecen recomendaciones basadas en datos, optimizando la selección de proveedores y productos, mientras que la automatización reduce errores y mejora la eficiencia operativa.
- Tecnología Blockchain: Esta tecnología introduce trazabilidad y seguridad en cada etapa del proceso de compras. El Blockchain garantiza que todas las operaciones sean seguras y verificables.
Conclusión
A lo largo de este artículo hemos analizado cómo la gestión de compras es una actividad estratégica clave para la operatividad y competitividad de cualquier empresa. La automatización de procesos está revolucionando este ámbito, permitiendo operaciones más ágiles, reduciendo costos y liberando a los equipos de tareas repetitivas para que puedan centrarse en actividades más estratégicas.
Además cuestiones como la sostenibilidad y la responsabilidad social cada vez se integran más en la toma de decisiones de las empresas, impulsando la adopción de prácticas más éticas y responsables como la reducción de uso de papel para las transacciones.
El futuro de la gestión de compras estará definido por la integración de tecnologías avanzadas como el Big Data, la Inteligencia Artificial y el Blockchain, que transformarán la forma en que las empresas gestionan sus adquisiciones, haciendo los procesos más precisos, eficientes y transparentes.
Con la solución de gestión de compras de DocuWare, puedes llevar la eficiencia de tus procesos al siguiente nivel. DocuWare permite automatizar tareas clave, centralizar el acceso a pedidos y facturas, procesar documentos sin intervención manual y optimizar todo el ciclo de compras.
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