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Casos de éxito: Organización sin ánimo de lucro

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La organización de ayuda sin ánimo de lucro, AVANCE (Uh-vahn-say) digitaliza sus operaciones para mejorar la eficiencia y el seguimiento financiero a tiempo real, a la vez que aprovecha el espacio físico ganado para reestructurar la oficina y adaptarla para mantener la distancia social.

AVANCE opera en centros educativos infantiles y de familias, y cuenta con procesos automatizados para el seguimiento de las compras y los fondos ayudando así a sus equipos de finanzas y recursos humanos.

La necesidad de deshacerse de los procesos en papel

AVANCE opera en unos 30 centros educativos infantiles para niños menores de cinco años en San Antonio y otros lugares, bridando a los padres la oportunidad de aprender sobre el cuidado infantil y otras competencias parentales, obtener sus diplomas de secundaria, asistir a formaciones profesionales o encontrar empleo.

Los centros de cuidado de día necesitan comprar una serie de productos, desde fórmula infantil hasta pañales, pasando por los muebles, y esto genera una gran cantidad de órdenes de compra. Antes de conocer DocuWare, la compañía confiaba en las órdenes de compra en papel, las cuales daban lugar a un proceso de aprobación y adquisición lento e incómodo.«Queríamos deshacernos del papel sustituyéndolo por un sistema electrónico», comenta Michelle Hyde, Chief Financial Officer en AVANCE.

País:
EE.UU.
Sector industrial:
Organización sin ánimo de lucro
Departamento:
Recursos humanos |Finanzas
Implementación:
Cloud

Con DocuWare, ahora sabemos cuánto dinero queda en los fondos y cuánto está pendiente de pago. Antes de la digitalización, era casi imposible mantenerse al día de las órdenes de compra y el remanente en los fondos.

Michelle Hyde
Chief Financial Officer, AVANCE, San Antonio, Texas (EE.UU.)

 Los beneficios de la digitalización

La digitalización acelera las aprobaciones de compra y la entrada de datos. Antes de tener DocuWare, el personal rellenaba formularios de órdenes de compra en papel que se enviaban para su aprobación mediante el correo interno o por FedEx. «Solíamos tener libros de órdenes de compra en papel, que entregábamos a cada departamento y ellos preparaban las órdenes de compra en papel», recuerda Hyde. Ahora, los solicitantes solo tienen que rellenar formularios electrónicos de órdenes de compra mediante un enlace web y enviarlos al instante. La digitalización también reduce la entrada de datos manual y nos ahorra tiempo.

 La automatización proporciona datos en tiempo real

Como organización sin ánimo de lucro, AVANCE, depende de una gran variedad de subvenciones para adquirir suministros para el cuidado infantil y otras necesidades. Los artículos deben ser asignados y cargados exclusivamente a la subvención correspondiente. Esto significa que una orden de compra, a menudo, obtiene fondos de múltiples subvenciones. Con un sistema en papel, hacer el seguimiento y asignación de las órdenes de compra en curso y saber el saldo remanente disponible de las subvenciones en tiempo real era imposible. «Realmente no sabíamos lo que la gente estaba comprando», afirma Hyde. «Por lo tanto, no teníamos una idea concreta ni actualizada de lo que quedaba en los fondos para donar».

La instalación de DocuWare les permitió automatizar una tarea mediante un script que contabiliza las compras pendientes y genera un informe. «Era casi imposible mantenerse informado de las órdenes de compra y fondos restantes de cada subvención», asegura Hyde. «Ahora sabemos lo que está pendiente de pago y cuánto dinero queda de las subvenciones». El informe también muestra a qué proveedores se les ha pagado ya y cuáles están aún pendientes de pago.

La distancia social y el reciclaje son posibles gracias a la digitalización

«Hemos reciclado de 20 a 30 paquetes de papel verde, que en su día se usaron para los informes de cheques, y ahora se emplean en las manualidades de los programas infantiles», comenta Hyde, y añade que otros departamentos también han podido reutilizar su papel viejo de manera similar.

Uno de sus mayores logros fue sin duda el espacio físico ganado. La conversión de los archivos en papel en archivos digitales ha permitido a AVANCE eliminar una gran cantidad de archivadores que se usaban para almacenar documentos en papel. El espacio de oficina ganado una vez eliminados los archivadores, fue vital durante la pandemia y se le dio muy buen uso. AVANCE utilizó este espacio extra para configurar y adaptar más cubículos en los que acomodar a los trabajadores que volvieron a la oficina de manera segura. «Hemos utilizado este espacio para configurar cubículos y poder mantener la distancia social», afirma Hyde.

Solíamos tener libros de órdenes de compra en papel, que se usaban en todos los departamentos .Ahora las órdenes de compra se realizan online.
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