El Instituto Murciano de Acción Social (IMAS) es el primer punto de contacto para las personas necesitadas en la región de Murcia. Las responsabilidades del IMAS abarcan un amplio abanico de servicios, como la asistencia social, la gestión de las residencias de mayores o las prestaciones a personas dependientes o vulnerables. Un sistema de gestión documental garantiza el procesamiento seguro de los archivos confidenciales y proporciona un acceso rápido.

Antes, toda la administración se basaba en el papel. Las solicitudes presentadas por los ciudadanos eran clasificadas en expedientes por la oficina de registro, remitidas al instituto IMAS y completadas allí con otros documentos  por ejemplo con las correspondientes pruebas que acreditaran la necesidad social del ciudadano. Después del trámite, los documentos se colocaban en carpetas azules en estanterías de varios metros de largo. Sin embargo, con más de tres millones de documentos al año, el sistema manual de archivado estaba llegando al límite. Encontrar el documento adecuado era complicado y a menudo, los documentos individuales se archivaban de forma incorrecta o habían sido sacados previamente sin devolverse. También era difícil dar acceso a externos, por ejemplo cuando los ayuntamientos tenían que comprobar algo, o en caso de colaborar con consultores externos. Como resultado, los procesos de tramitación eran muy largos e ineficientes para el reparto de las prestaciones sociales, por lo que se comenzó a buscar un sistema de gestión documental digital.
País:
España
Sector industrial:
Administración pública
Departamento:
En toda la empresa
Implementación:
On-Premises