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Im Kern ist Bostab ein hochspezialisiertes Bauunternehmen mit sechs Beschäftigten; in der Projektarbeit kann sich die Belegschaft mehr als verdreifachen. Mit dem DMS wird neben den administrativen Prozessen auch das Projektmanagement optimiert, da die digitale Bauakte alle für einen Auftrag relevanten Dokumente zusammenführt und zum schnellen Zugriff bereitstellt.

Der vollständige Firmenname bezeichnet den Unternehmenszweck: Die Bodenstabilisierungs GmbH mit Sitz im mittelfränkischen Insingen nahe Rothenburg ob der Tauber stabilisiert, verbessert und verfestigt Böden. Die Dienste des Unternehmens, das über einen modernen Maschinenpark für die Bodenbearbeitung und das Ausbringen von stabilisierenden Bindemitteln verfügt, sind immer dann gefragt, wenn der für einen Bau vorgesehene Grund nicht genügend tragfähig ist. Um die nötige Tragfähigkeit herzustellen, können die Böden verfestigt oder hinsichtlich der Frostsicherheit verbessert werden. Auftraggeber ist in den meisten Fällen die öffentliche Hand, wobei es um Straßen, landwirtschaftliche Wege, andere Verkehrsflächen und Dammwerke geht. Auch beim Bau von Industrieanlagen wird Bostab häufig ins Projekt geholt.

Langfristig angelegtes Digitalisierungsprojekt

Bostab setzt auf Hightech-Ausstattung der Spezialmaschinen und auf eine moderne IT-Umgebung zur Unterstützung des operativen Geschäfts, in der als ERP-System die Bausoftware BRZ für Anwendungsbereiche wie Angebots- und Auftragsbearbeitung und Rechnungserstellung eingesetzt wird. Doch tägliche administrative Arbeiten, wie beispielsweise die Bearbeitung der Eingangsrechnungen, die Angebotserstellung und die Verwaltung der zu einem Auftrag gehörenden Dokumente, erfolgten bis vor Kurzem papierbasiert. Betriebsleiter Gerhard Wanderer und Bauleiter Klaus Schmidt folgten Empfehlungen aus dem Kundenumfeld, als es um die Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems ging. Drei Lösungen kamen in die engere Wahl.

Land:
Deutschland
Branche:
Bauwesen
Abteilung:
Unternehmensübergreifend
Deployment:
On-Premises
Integration:
Sfirm |BRZ Bausoftware

Natürlich nutzt man nicht gleich 100 Prozent der Software. Wir gehen Kapitel für Kapitel auf dem Weg zum papierlosen Büro. Andernfalls, wenn man ein Kapitel nicht ganz abschließt und schon das nächste beginnt, wird man Fehler machen, sodass Unzufriedenheit entstehen könnte. Davon ist bei uns keine Spur.

Gerhard Wanderer, Betriebsleiter, und Klaus Schmidt, Bauleiter, Bodenstabilisierungs GmbH, Insingen

Referenzbericht lesen

DocuWare überzeugte durch seine Integrationsmöglichkeiten und die Kompetenz des Beratungshauses. Neben der Bausoftware BRZ wird bei Bostab die Sparkassensoftware SFirm für Electronic Banking genutzt. Als Plattform kam entsprechend der Hausphilosophie, die auf Unabhängigkeit als oberstes Prinzip setzt, nur On-Premises in Frage. Die Software ließ sich auf dem vorhandenen Server installieren, ohne dass Erweiterungen notwendig waren. Nur ein Scanner musste neu angeschafft werden.

Zur DMS-Einführung am 1. Juni 2021 wurde das erste Thema des Digitalisierungsprojekts von Bostab, die GoBD-konforme Rechnungsarchivierung, umgesetzt. Inzwischen gehen 90 Prozent der Eingangsrechnungen per E-Mail ein, der Rest wird eingescannt. Die automatisch ins DocuWare Postfach geleiteten Rechnungen erhalten über die intelligente Indexierung bereits viele Indexdaten und werden weiter verschlagwortet, unter anderem mit der jeweiligen Projektnummer.

Digitale Bauakte

Gemäß der von Bostab favorisierten Strategie eines schrittweisen Vorgehens auf dem Weg zum papierlosen Büro wurde zum 1. Januar 2022 die digitale Bauakte eingeführt, die alle zu einem Auftrag gehörenden Dokumente umfasst: Über die Projektnummer werden Angebote, Bestellungen, Eingangsrechnungen, Auftragsbestätigungen oder geologische Gutachten zugeordnet, so dass man zum jeweiligen Projekt alle Unterlagen schnell einsehen kann, ohne umständlich in Aktenordnern suchen zu müssen. In das Archiv wurden rückwirkend alle Unterlagen ab dem 1. Januar 2021 eingelesen. „So haben wir einen sauberen Schnitt: Alle Vorgänge zu Projekten ab 2021 sind somit mit recherchierbar“, sagt Klaus Schmidt.

Aktuell wird ein weiterer Bereich digitalisiert: Die in der Baubranche üblichen Freistellungsbescheinigungen (zur Befreiung von der Mehrwertsteuer) für Unterauftragnehmer, die in einem Projekt für Bostab tätig sind, werden jetzt digital verwaltet und sind damit jederzeit schnell verfügbar. „Letztlich wollen wir alles, was sich bisher in Aktenordnern befindet, digitalisieren“, so das Credo des Betriebsleiters Gerhard Wanderer.

Bei der DMS-Entscheidung spielte die Verknüpfung zu anderen Programmen eine wichtige Rolle. Hinzu kam eine überzeugende Vorführung durch den Realisierungspartner, die ein sicheres Gefühl von Lösungskompetenz hinterließ.

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