DocuWare überzeugte durch seine Integrationsmöglichkeiten und die Kompetenz des Beratungshauses. Neben der Bausoftware BRZ wird bei Bostab die Sparkassensoftware SFirm für Electronic Banking genutzt. Als Plattform kam entsprechend der Hausphilosophie, die auf Unabhängigkeit als oberstes Prinzip setzt, nur On-Premises in Frage. Die Software ließ sich auf dem vorhandenen Server installieren, ohne dass Erweiterungen notwendig waren. Nur ein Scanner musste neu angeschafft werden.
Zur DMS-Einführung am 1. Juni 2021 wurde das erste Thema des Digitalisierungsprojekts von Bostab, die GoBD-konforme Rechnungsarchivierung, umgesetzt. Inzwischen gehen 90 Prozent der Eingangsrechnungen per E-Mail ein, der Rest wird eingescannt. Die automatisch ins DocuWare Postfach geleiteten Rechnungen erhalten über die intelligente Indexierung bereits viele Indexdaten und werden weiter verschlagwortet, unter anderem mit der jeweiligen Projektnummer.
Digitale Bauakte
Gemäß der von Bostab favorisierten Strategie eines schrittweisen Vorgehens auf dem Weg zum papierlosen Büro wurde zum 1. Januar 2022 die digitale Bauakte eingeführt, die alle zu einem Auftrag gehörenden Dokumente umfasst: Über die Projektnummer werden Angebote, Bestellungen, Eingangsrechnungen, Auftragsbestätigungen oder geologische Gutachten zugeordnet, so dass man zum jeweiligen Projekt alle Unterlagen schnell einsehen kann, ohne umständlich in Aktenordnern suchen zu müssen. In das Archiv wurden rückwirkend alle Unterlagen ab dem 1. Januar 2021 eingelesen. „So haben wir einen sauberen Schnitt: Alle Vorgänge zu Projekten ab 2021 sind somit mit recherchierbar“, sagt Klaus Schmidt.
Aktuell wird ein weiterer Bereich digitalisiert: Die in der Baubranche üblichen Freistellungsbescheinigungen (zur Befreiung von der Mehrwertsteuer) für Unterauftragnehmer, die in einem Projekt für Bostab tätig sind, werden jetzt digital verwaltet und sind damit jederzeit schnell verfügbar. „Letztlich wollen wir alles, was sich bisher in Aktenordnern befindet, digitalisieren“, so das Credo des Betriebsleiters Gerhard Wanderer.