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Über DocuWare
Persönliche Demo und 30 Tage Testzugang

Bei Großprojekten des Siegener Bauunternehmens Heinrich Weber fallen Hunderte von Dokumenten an. Seit der Einführung digitaler Bauakten stehen sie nun allen Abteilungen zur Verfügung. Gleichzeitig steuert ein Workflow die Rechnungsprüfung.

Als handwerklicher Pflasterbetrieb vor über 80 Jahren gegründet, hat sich Heinrich Weber Straßen- und Tiefbau aus Siegen zu einem erfolgreichen mittelständischen Bauunternehmen entwickelt. Öffentliche und private Auftraggeber in der Region schätzen Qualität, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Betriebs. Dafür setzt der Mittelständler auf qualifizierte Mitarbeiter und modernste Geräte, aber auch auf eine effiziente Organisation und Verwaltung.

Für jedes größere Projekt sammeln sich über mehrere Jahre von der Ausschreibung bis zur Endabnahme Hunderte von Dokumenten an, beispielsweise Angebote, Auftragsbestätigungen, Pläne und Zeichnungen, Lieferscheine und Rechnungen, aber auch allgemeiner Schriftverkehr oder Protokolle. Das alles wurde früher ausgedruckt und im Büro des Bauleiters gesammelt. Nicht selten waren nach Projektabschluss bis zu 25 Ordner mit Tausenden Seiten gefüllt. Die nachträgliche Suche nach Unterlagen war oft schwierig und äußerst zeitraubend. Vor allem, falls nach Ablauf der fünfjährigen Gewährleistungsfrist noch Arbeiten zu erledigen waren, und die Akten in der Zwischenzeit bereits im Archiv verstaut wurden. Eine weitere Herausforderung ergab sich im Freigabeprozess von Eingangsrechnungen. Hier kopierte man Belege zunächst, bevor sie zur Prüfung an die Bauleiter übermittelt wurden. Dabei die Übersicht zu behalten und Skontofristen einzuhalten, war nicht leicht. Genau deshalb wollte man den Informationsaustausch insgesamt verbessern und suchte nach einem Dokumentenmanagement-System. Nach dem Vergleich mehrerer Systeme fiel die Wahl auf DocuWare, auch auf Empfehlung des IT-Partners. Ausschlaggebend war unter anderem die gute Integration in das kaufmännische Addison-System.

Land:
Deutschland
Branche:
Bauwesen
Abteilung:
Management |Finanzbuchhaltung |Kundenservice |Verwaltung |Auftragsverwaltung
Deployment:
On-Premises
Integration:
Addison |BPS BAU

Durch die nahtlose Integration in unsere Finanzbuchhaltung erfolgt die Ablage der Rechnungen in DocuWare und die gleichzeitige Zuordnung in die elektronische Bauakte quasi nebenbei. Sowohl unsere innerbetrieblichen Prozesse als auch der Informationsaustausch werden durch den DMS-Einsatz erheblich beschleunigt.

Stefan Brückner
Prokurist, Heinrich Weber Straßen- und Tiefbau, Siegen

Alles digital – von der Rechnungsprüfung bis zur Bauakte

Das DMS-Projekt wurde gestartet, ohne den laufenden Betrieb zu stören. Sechs Arbeitsplätze von Mitarbeitern, die regelmäßig mit der Lösung arbeiten, wurden mit zweiten Bildschirmen ausgestattet. Zum Beleg-Scannen verwendet man Multifunktionsgeräte. Neben der Addison-Integration ist DocuWare mit der branchentypischen Software BPS BAU verknüpft. Von dort werden alle Angebote und Kalkulationen per Mausklick im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Auch die Rechnungsprüfung läuft heute vollständig digital ab. Dazu scannt die Buchhaltung zunächst sämtliche Eingangsrechnungen, bucht diese in Addison und legt sie indexiert im zentralen Dokumenten-Pool ab. Eine Stempelfunktion legt fest, welcher Bauleiter die Rechnung prüfen sollen. Das Dokument erscheint nun in der entsprechenden Aufgabenliste, die Bauleiter werden zusätzlich per E-Mail benachrichtigt. Nach der Prüfung veranlasst die Buchhaltung die Zahlung. In einem weiteren Projektabschnitt führte man komplett digitale Bauakten ein. Sobald Ausschreibungsunterlagen für ein Projekt eintreffen, wird unter der Projektnummer eine neue Bauakte angelegt. Anschließend werden dort alle Unterlagen abgelegt. Da vieles bereits in digitaler Form vorliegt oder per E-Mail eintrifft, konnte man das Druckvolumen so um ein Vielfaches reduzieren.

Besserer Informationsaustausch

Die Zielsetzungen in der Rechnungsprüfung wurden mehr als erfüllt, denn durch den schnellen und effizienten Ablauf werden nicht nur Skonti besser genutzt. Die Bauleiter haben jetzt auch einen Überblick über alle Rechnungen, auf die sie bisher keinen Zugriff hatten. Die anfallenden Projektkosten werden so schon während der Bauausführung transparent. Letztendlich schätzen Mitarbeiter aller Abteilungen den zentralen Dokumenten-Pool als schnelle und zuverlässige Informationsquelle. Während früher die relevanten Aktenordner während des Projekts beim Bauleiter waren, stehen heute wichtige Dokumente allen Berechtigten am Bildschirm zur Verfügung. Der Informationsaustausch zwischen den Abteilungen hat sich dadurch deutlich verbessert. Auch die Geschäftsleitung kann sich jetzt jederzeit über den aktuellen Stand der Dinge informieren.

Wir nutzen DocuWare immer häufiger bei Planung und Kalkulation neuer Projekte: Wie lief die Bauausführung in einem ähnlichen Fall, welche Lieferanten und Preise sind relevant? Diese Informationen sind jetzt mit wenigen Mausklicks recherchierbar.

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