Im Auswahlprozess überzeugte DocuWare durch „die intuitive Bedienung und klare Struktur sowie ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis“, so Michael Urstöger. Und mit dem autorisierten DocuWare-Partner aus St. Florian bei Linz stand ein Partner zur Verfügung, der für alle Fragen und Anforderungen passende Lösungen parat hatte. Die Zusammenarbeit hat sich seit der Einführung von DocuWare im Juni 2019 bestens bewährt, erklärt der IT-Leiter. „Wir haben in unserem Firmenverbund vielfältige Aktivitäten und individuelle Prozesse, für die man ein flexibles System braucht und einen Partner, der auch Nicht-Standardprobleme lösen kann.“ Und schließlich galt es, die bestehenden Vorbehalte der Belegschaft gegenüber Digitalisierung zu überwinden. Gelungen ist dies, indem die bestehenden Abläufe nahezu unverändert in digitale Prozesse umgesetzt wurden. 

Lösung begeistert auch Skeptiker

Heute arbeiten rund 200 Personen mit dem DMS und sind hochzufrieden, weil die Ablauflogik gleichgeblieben ist und die manuellen Eingaben zum großen Teil wegfallen. Anfangs skeptische Kollegen, die bis dahin mit IT kaum zu tun hatten, sind überzeugt, dass dies der richtige Weg in die Zukunft ist, berichtet Michael Urstöger. Dank der für die ca. 400 verschiedenen Lieferanten erstellten Vorlagen können die eingehenden Rechnungen und Gutschriften mit einer Quote von fast 95 Prozent automatisch ausgelesen werden. Der Workflow sieht so aus, dass die Sekretärin am jeweiligen Standort die Rechnung nach dem Eingang per E-Mail oder Scannen (in Einzelfällen) im DocuWare-Briefkorb vorfindet, die Preise kontrolliert und zur Prüfung weiterleitet. Nach der Freigabe landet sie automatisch zur Verbuchung und Bezahlung in der zentralen Buchhaltung in Bad Goisern. 

Täglich werden etwa 200 Rechnungen in diesem beschleunigten Verfahren verarbeitet. Aufgrund der eingesparten Postwege können Skonto-Abzüge genutzt werden und die Digitalisierung spart nach Schätzung von Michael Urstöger rund eine Minute Arbeitszeit pro Rechnung in der Buchhaltung. Weitere Einsparungen kommen durch die sekundenschnellen Recherchen hinzu, die etwa fünf bis zehn Mal pro Woche im Zuge von Bauabnahmen anfallen, was früher oft viel Zeitaufwand bedeutete. Durch diese Einsparungen hat sich das DMS 1,5 Jahre nach seiner Einführung bereits amortisiert. Für die Zukunft sind verschiedene Erweiterungen geplant: Im ersten Quartal 2021 wird die letzte der vier Firmen ins DMS übernommen, die Baustellendokumentation soll elektronisch archiviert werden, ebenso der E-Mail-Verkehr.