Da Sebald Zement über eine leistungsstarke IT-Infrastruktur mit entsprechenden Server-Kapazitäten verfügt, entschloss sich das Unternehmen zur Implementierung eines On-Premises-Systems. Gemeinsam mit dem DocuWare-Partner entwickelte man dafür ein Lösungskonzept, in dem unter anderem digitale Workflows definiert sowie die Standorte für insgesamt fünf Dokumentenscanner festgelegt wurden. Im Rahmen der technischen Umsetzung stellte man den Datenaustausch zwischen DocuWare und Microsoft Dynamics über Standardschnittstellen sicher. Gleichzeitig wurde in die Buchhaltungssoftware Varial Finanzwesen ein DocuWare-Button integriert, der von dort einen schnellen und komfortablen Zugriff auf den zentralen Dokumenten-Pool ermöglicht.
Komplett digitale Belegbearbeitung
Der Projektstart läutete den endgültigen Wechsel von der analogen, papierbasierten zur komplett digitalen Belegbearbeitung ein. Eingangsrechnungen werden heute zentral gesammelt und nach der Digitalisierung gemeinsam mit E-Mail-Rechnungen in elektronischen Briefkörben der Sachbearbeiter abgelegt. Nach der Freigabe durch den Bereichsleiter der zuständigen Fachabteilung und Prüfung durch die Geschäftsführung erfolgt die Zahlung durch die Buchhaltung. In der Vergangenheit war der papierbasierte Bearbeitungsweg oft langwierig und nicht selten gingen Belege verloren. Heute kann der Bearbeitungsstatus jederzeit per Knopfdruck transparent überprüft und ‒ falls notwendig ‒ durch Erinnerungsmails beschleunigt werden. Ebenso können Sachbearbeiter heute alle Dokumente eines Projektes übersichtlich am Bildschirm anzeigen lassen, anstatt Projektbelege in verschiedenen Aktenordnern suchen zu müssen. Saisonal unterschiedlich auf 8.000 bis 12.000 schätzt man die Zahl der monatlich im zentralen Dokumenten-Pool abgelegten Belege. Neben Eingangsrechnungen werden in erster Linie vom Empfänger quittierte Ausgangslieferscheine in großer Zahl eingescannt und automatisiert indexiert.
Mehr Zeit für das Wesentliche
Heute werden alle Anwender aus den 20 unterschiedlichen Unternehmensbereichen bei Such- und Ablagetätigkeiten durch das DMS entlastet, weshalb sie sich vollständig ihren administrativen Aufgaben widmen können. Die Software-Einführung hat dabei den laufenden Geschäftsbetrieb weder beeinflusst noch behindert. Gute Gründe, den zentralen Dokumenten-Pool auch anderen Unternehmensbereichen zugänglich zu machen. Geplant ist, dass ein Projektteam die Voraussetzungen für die Einführung digitaler Personalakten prüft und konkrete Vorschläge für eine praktische Umsetzung erarbeitet.
