Einfache Integration in Warenwirtschaft
Seit der Einführung der Cloud-basierten Lösung bearbeitet das Glaszentrum Rostock Unterlagen nur noch digital. Ein Dokumentenscanner erfasst die wenigen Belege, die noch auf Papier eintreffen. Auch das Warenwirtschaftssystem Optiplus ist über eine Schnittstelle eingebunden. Alle digital erzeugten Dokumente inklusive Gesprächsnotizen bei der Auftragsannahme werden darüber archiviert. Einmal abgelegt werden beispielsweise Ausgangsrechnungen als PDF per Mail direkt aus Optiplus verschickt. Lieferscheine sind das vorläufig letzte Überbleibsel der Papierära. Doch ihre Tage sind gezählt, bald werden die Kunden alle Lieferungen auf einem Tablet quittieren.
Damit schließt sich der letzte Medienbruch und das Glaszentrum Rostock automatisiert den größten Teil seiner Prozesse. Ein Beispiel für einen aktuell genutzten DocuWare Workflow: Eine Anfrage wird einem der zehn Mitarbeiter über seinen digitalen Briefkorb zugeordnet. Er kann nun ein Angebot schreiben und der Anfrage zuordnen. Über die Kundennummer werden alle weiteren Dokumente automatisch zu einem Auftrag zusammengefügt.
Indexierung erleichtert die Arbeit
Das betrifft nicht nur neue Bestellungen. „Wir haben Zug um Zug das Papierarchiv eingescannt, um Platz zu sparen. Jetzt sind auch ältere Aufträge im zentralen Dokumenten-Pool verfügbar,“ resümiert der Geschäftsführer. Mit der automatischen Indexierung werden die zentralen Informationen eines Dokuments erfasst und in Indexbegriffe umgewandelt, die bei der Suche sehr hilfreich sind. Bereits nach wenigen Dokumenten arbeitete die Indexierungsfunktion zuverlässig bei neuen Papierdokumenten. Auch elektronische Dokumente werden damit durchsuchbar gemacht. Von diesen Vorteilen profitiert auch der externe Buchhaltungsdienstleister. Er kann auf alle Belege zugreifen und seine Arbeit viel schneller erledigen.
Der geschützte Zugriff von außen ist einfach zu konfigurieren. So sehen Buchprüfer des Finanzamts ausschließlich die für sie notwendigen Dokumente. Ähnliches gilt für die Mitarbeiter, die nur ihre eigenen Aufträge sehen – auch auf dem Mobilgerät von unterwegs. Norbert Gloystein dagegen hat den gesamten Geschäftsbetrieb im Blick. „Dank DocuWare kann ich den Status aller offenen Aufträge feststellen. Für mich ist das eine enorme Arbeitserleichterung.“
