Lösungen
Produkte
Ressourcen
Partner
Kostenfreie Demo

Referenz: Handel / Großhandel

Finden Sie weitere Kundenreferenzen

Alle Dokumente im Blick, automatische Verteilung von Aufträgen an die Mitarbeiter, keine Platzverschwendung durch Aktenordner – die Glaszentrum Rostock GmbH profitiert stark vom digitalen Dokumenten-Management. Alle Rechnungen und die meisten anderen Unterlagen werden im elektronischen Archiv abgelegt und mit Workflows bearbeitet. Die letzten Digitalisierungslücken werden bald mit Mobilgeräten geschlossen.

Für Norbert Gloystein, Geschäftsführer der Glaszentrum Rostock GmbH, waren wesentliche Entscheidungskriterien für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems die schnelle Verfügbarkeit von Dokumenten sowie eine deutliche Reduzierung des Papierverbrauchs im Unternehmen.

Papier gab es bis zur DocuWare Einführung zur Genüge. Der B2B-Spezialist für Flachglasveredelung nutzte Dokumente vom Auftrag bis zur Rechnung ausschließlich auf Papier. Die dafür verwendeten Aktenordner belegten viel Platz in den Büros. Kritik daran kam von den zehn Mitarbeitern, denn wer Informationen suchte, Rückfragen beantworten wollte oder den Jahresabschluss vorbereitete, musste umständlich suchen und blättern. 

„Einige Geschäftspartner haben ein DMS im Einsatz und wir wollten die Vorteile selbst nutzen“, so Geschäftsführer Gloystein. Er informierte sich über marktgängige Lösungen und fand schließlich einen geeigneten DocuWare Partner für Beratung und Umsetzung. „DocuWare Cloud war für unsere Anforderungen die beste Lösung und das Systemhaus hat sich bei der Einführung als leistungsfähiger Partner erwiesen.“

Land:
Deutschland
Branche:
Handel / Großhandel
Abteilung:
Unternehmensübergreifend
Deployment:
Cloud
Integration:
OptiPlus

Heute sind wir in der Lage, adhoc auf aktuelle sowie ältere Vorgänge zuzugreifen, und zwar ortsungebunden. Und durch die vorkonfigurierten Workflows wird die Software zu einem innovativen System. Unser Team und unsere Kunden profitieren davon.

Norbert Gloystein
Geschäftsführer bei der Glaszentrum Rostock GmbH

Einfache Integration in Warenwirtschaft

Seit der Einführung der Cloud-basierten Lösung bearbeitet das Glaszentrum Rostock Unterlagen nur noch digital. Ein Dokumentenscanner erfasst die wenigen Belege, die noch auf Papier eintreffen. Auch das Warenwirtschaftssystem Optiplus ist über eine Schnittstelle eingebunden. Alle digital erzeugten Dokumente inklusive Gesprächsnotizen bei der Auftragsannahme werden darüber archiviert. Einmal abgelegt werden beispielsweise Ausgangsrechnungen als PDF per Mail direkt aus Optiplus verschickt. Lieferscheine sind das vorläufig letzte Überbleibsel der Papierära. Doch ihre Tage sind gezählt, bald werden die Kunden alle Lieferungen auf einem Tablet quittieren.

Damit schließt sich der letzte Medienbruch und das Glaszentrum Rostock automatisiert den größten Teil seiner Prozesse. Ein Beispiel für einen aktuell genutzten DocuWare Workflow: Eine Anfrage wird einem der zehn Mitarbeiter über seinen digitalen Briefkorb zugeordnet. Er kann nun ein Angebot schreiben und der Anfrage zuordnen. Über die Kundennummer werden alle weiteren Dokumente automatisch zu einem Auftrag zusammengefügt.

Indexierung erleichtert die Arbeit

Das betrifft nicht nur neue Bestellungen. „Wir haben Zug um Zug das Papierarchiv eingescannt, um Platz zu sparen. Jetzt sind auch ältere Aufträge im zentralen Dokumenten-Pool verfügbar,“ resümiert der Geschäftsführer. Mit der automatischen Indexierung werden die zentralen Informationen eines Dokuments erfasst und in Indexbegriffe umgewandelt, die bei der Suche sehr hilfreich sind. Bereits nach wenigen Dokumenten arbeitete die Indexierungsfunktion zuverlässig bei neuen Papierdokumenten. Auch elektronische Dokumente werden damit durchsuchbar gemacht. Von diesen Vorteilen profitiert auch der externe Buchhaltungsdienstleister. Er kann auf alle Belege zugreifen und seine Arbeit viel schneller erledigen. 

Der geschützte Zugriff von außen ist einfach zu konfigurieren. So sehen Buchprüfer des Finanzamts ausschließlich die für sie notwendigen Dokumente. Ähnliches gilt für die Mitarbeiter, die nur ihre eigenen Aufträge sehen – auch auf dem Mobilgerät von unterwegs. Norbert Gloystein dagegen hat den gesamten Geschäftsbetrieb im Blick. „Dank DocuWare kann ich den Status aller offenen Aufträge feststellen. Für mich ist das eine enorme Arbeitserleichterung.“

Die Beratung durch das Systemhaus war beispielhaft. Wir haben uns dort sehr gut aufgehoben gefühlt und uns letztlich deswegen für DocuWare entschieden.

Möchten Sie Ihr Unternehmen digitalisieren?

Fordern Sie Ihre kostenlose, personalisierte Demoversion von DocuWare an und entdecken Sie, wie Dokumenten-Management und Workflow-Automation die digitale Transformation Ihres Unternehmens vorantreiben können.

Vereinbaren Sie noch heute eine Präsentation