DMS nach SAP-Integration weiter ausgebaut

Nach der Einführung von SAP Business One zum Jahresbeginn 2020 lag für den kaufmännischen Leiter der Gedanke nahe, „das DMS mit mehr Leben zu erfüllen“. Die Papierablage des Unternehmens umfasste vor der DocuWare Einführung rund 1200 Ordner im Jahr. Neben dem Einkauf entstehen viele Dokumente im Vertrieb, angefangen von der Kundenanfrage über Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung bis zum Ablieferungsbeleg der Spedition und dem zugehörigen Schriftverkehr.

Aber neben dem Vertrieb der selbst hergestellten Produkte (Tabletts und Isolierbehälter) im DACH-Gebiet (Deutschland, Österreich, Schweiz) hat die deutsche CAMBRO-Gesellschaft, die 85 Mitarbeitende beschäftigt, vor rund zehn Jahren mit dem Umzug des europäischen Zentrallagers an den Standort in Unterensingen den europäischen Kundenservice für die Muttergesellschaft übernommen. Dafür werden die im Kundenservice benötigten Dokumente, sprich die kompletten Verkaufsunterlagen, teils aus den IT-Anwendungen heraus, teils durch Scannen, ins elektronische Archiv überführt. So stehen dem Kundenservice, der mit dem CRM-System des Konzerns arbeitet, alle Unterlagen digital zur Verfügung. Zum größten Teil – Smykalla schätzt den Anteil auf über 85 Prozent – liegen die Dokumente heute bereits digital vor, für das Scannen der restlichen Unterlagen werden Multifunktionsgeräte von Ricoh genutzt.

Bereichsübergreifende Benefits

Durch die Digitalisierung haben sich auch bereichsübergreifend wichtige Vorteile ergeben. So ist das Suchen heute im Vergleich zum Papierarchiv wesentlich effizienter und effektiver. Bei Kundenanfragen zu einem Auftrag – wenn der Kunde beispielweise sagt, dass bei der Rechnung der Preis nicht stimmt – muss nicht lange gesucht werden: Angebot, Bestellung und Rechnung zu dem Auftrag werden schnell an den Bildschirm geholt und verglichen. Auch für eine Außenprüfung des Finanzamts ist man bestens gewappnet. Da werde ja gerne nach Einzelbelegen gefragt, erklärt der kaufmännische Leiter. Dafür müsse man heute nicht mehr in die Registratur gehen, den Ordner und dann den entsprechenden Auftrag heraussuchen.

Fazit

Helmut Smykalla hebt die große Zeitersparnis in vielen täglichen Prozessen und die Transparenz hervor, die das DMS gebracht hat. Die Verfügbarkeit der Informationen sei ein Riesenfortschritt und dass diese durch die Cloud-basierte Lösung überall problemlos abgerufen werden könnten, ein wichtiger Mehrwert für den Konzern. Und sichtbar ist der Fortschritt auch räumlich: Statt der früher 1200 Ordner, die jährlich anfielen, seien es heute noch etwa 50, schätzt Smykalla.