Ersteinsatz im Rechnungswesen
Eingehende Rechnungen werden heute nahezu ausschließlich per E-Mail empfangen. DocuWare überwacht das dafür eingerichtete Outlook-Postfach, importiert die Belege, liest die Rechnungsdaten automatisch aus und stellt die indexierten Dokumente im digitalen Posteingang bereit. Dort erfolgen Prüfung, Validierung und Ablage mit wenigen Klicks. Im anschließenden elektronischen Freigabeworkflow werden die Rechnungen in den Kontierungslauf überführt, wobei DocuWare bei wiederkehrenden Vorgängen automatisch passende Buchungskonten vorschlägt. Auch die Übergabe an DATEV erfolgt nahtlos: Mit nur einem Klick werden Daten und Dokumente übertragen, Buchungssätze erstellt und bei Stimmigkeit direkt verbucht. Die Belege sind am Ende automatisch am jeweiligen Buchungssatz hinterlegt – ganz ohne manuelle Zuordnung.
Digitale Wohnheimvergabe per Mausklick
Die erfolgreiche Einführung im Rechnungswesen gab den Impuls, DocuWare auch in weiteren Bereichen einzusetzen – etwa im eigens entwickelten Wohnkonzept „Green Living Inn“, das aktuell mehr als 500 Wohneinheiten in Würzburg und Kempten umfasst. Dazu wurde DocuWare direkt in die Website integriert: Studierende reichen ihre Bewerbung für eine Wohneinheit per Mausklick ein, indem sie ein in das Webdesign eingebettetes DocuWare Formular ausfüllen und die erforderlichen Unterlagen wie Immatrikulationsbescheinigung, BAföG-Nachweis oder Ausweiskopie hochladen. Nach dem Absenden archiviert DocuWare alle Dokumente automatisch und leitet die Bewerbung an die zuständigen Mitarbeitenden weiter. Bei erfolgreicher Vergabe erstellt die Lösung automatisiert den Mietvertrag auf Basis der hinterlegten persönlichen Daten und versendet ihn direkt zur Unterschrift. Sämtliche Unterlagen werden bis zum Ende des Mietverhältnisses in einer digitalen Studentenakte verwaltet und stehen jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung.
DMS setzt Ressourcen frei für neue Projekte
Von diesem durchgängig digitalen Prozess profitieren nicht nur Studierende, die ihre Bewerbung bequem online abwickeln können. Auch für die Unternehmensgruppe Bodenmüller bedeutet die automatisierte Abwicklung bei bis zu 60 Mietwechseln pro Semester eine erhebliche Entlastung. Weniger Papier und weniger Ordner sorgen für mehr Transparenz und eine bessere Informationsverteilung im Unternehmen. Gleichzeitig werden durch den hohen Automatisierungsgrad Ressourcen frei, die gezielt in neue Projekte investiert werden können. Dieser Erfolg blieb auch seitens DocuWare nicht unbeachtet: Für den innovativen Einsatz der Lösung wurde der Immobilienspezialist im Jahr 2025 mit dem Digital Leaders Award ausgezeichnet.
Künftig plant Bodenmüller, den DocuWare Einsatz weiter auszubauen. Als nächste Schritte stehen die Digitalisierung von Personalakten sowie das Vertrags- und Fristenmanagement auf der Agenda, um die Vorteile der digitalen Prozessverwaltung sukzessive in allen Unternehmensbereichen zu nutzen.
