Digitale Transformation
Lösungen
Die Plattform
Über DocuWare
Persönliche Demo und 30 Tage Testzugang

Referenz: Immobilienwirtschaft

Finden Sie weitere Kundenreferenzen

Ehret+Klein unterstützt seine kaufmännische Projektverwaltung mit digitalen Workflows, welche dem Unternehmen höchste Effizienz und Kundenorientierung erlauben und damit den Erfolg im Asset Management sichern.

Kernkompetenz des Starnberger Immobilienspezialisten ist es, den kompletten Lebenszyklus einer Wohn- oder Gewerbeimmobilie zu begleiten ‒ vom Grundstücksankauf und der Erstellung eines Objektes bis zur späteren Projektverwaltung der Immobilie. Ein umfassendes Leistungsportfolio, das bei Investoren aus der ganzen Welt auf hohes Interesse trifft und dazu führte, dass die Zahl der Mitarbeiter innerhalb von zehn Jahren von drei auf heute 60 Angestellte anwuchs.

Um den reibungslosen internen Informationsaustausch zwischen Bauingenieuren, kaufmännischen Mitarbeitern und Projektentwicklern sowie die externe Kommunikation zu Mietern und Investoren zu gewährleisten, entschlossen sich die Verantwortlichen bereits früh für eine zukunftssichere Infrastruktur zur sukzessiven Digitalisierung aller Geschäftsprozesse. Erklärtes Ziel war es, das ausufernde Papieraufkommen nachhaltig zu reduzieren und Bearbeitungsprozesse transparenter und effizienter zu gestalten. Als Basis für die geplante Plattform wählte Ehret+Klein die Branchensoftware iX-Haus. Die modular aufgebaute Applikation bildet die Gesamtheit aller kaufmännischen Prozesse der Immobilienverwaltung ab, inklusive umfangreicher Reporting-Tools. Ein optimal mit der Branchensoftware korrespondierendes DMS sollte die Plattform im Bereich Prozessmanagement komplettieren. Aufgrund der Integrationsschnittstelle fiel die Wahl dabei schnell auf DocuWare.

Land:
Deutschland
Branche:
Immobilienwirtschaft
Abteilung:
Finanzbuchhaltung |Controlling |Verwaltung |Objektverwaltung
Deployment:
On-Premises
Integration:
iX-Haus

Als Anbieter breit gefächerter Immobilienservices wollen wir Brücken zwischen Visionen und Realitäten bauen. Dazu benötigen wir innovative Softwareanwendungen, die an zukunftssichere Technologien anknüpfen.Aufgrund der positiven Erfahrungen bereiten wir derzeit eine Ausweitung der DocuWare-Lösung auf die komplette Projektentwicklung vor.

Michael Knestele
Kaufmännische Verwaltung / Controlling und DMS-Projektleiter, Ehret+Klein, Starnberg

Vollständig integrierte Workflow-Lösung

In iX-Haus erstellte Dokumente werden heute ohne Umwege an das DMS übergeben und dort direkt verschlagwortet. In der Folge können sämtliche Belege aus der Branchensoftware heraus direkt im zentralen Dokumenten-Pool von DocuWare angezeigt werden. Sachbearbeiter haben damit Zugriff auf die entsprechenden Rechnungsunterlagen zu einer Buchung oder zu allen Unterlagen zu einem bestimmten Mieter – all das, ohne ihre gewohnte Arbeitsoberfläche zu verlassen. Da erforderliche Hardware in Form von Zweitbildschirmen und leistungsfähigen Abteilungsscannern bereits vorhanden war, konnte zeitnah damit begonnen werden, alle Unterlagen im Bereich der Projekt- und Objektverwaltung zu digitalisieren. Die größtenteils per Briefpost eintreffenden Rechnungen werden in der Poststelle geöffnet, mit einem Barcode-Aufkleber versehen, digitalisiert und anschließend an die Sachbearbeiter geleitet. Der digitale Workflow bindet dabei nicht nur diverse interne Fachabteilungen ein, sondern in Einzelfällen auch nationale wie internationale Investoren. Werden bei Reparaturen beispielsweise vorab gesetzte Budgetgrenzen überschritten, erhalten Investoren per E-Mail einen Link auf die archivierte Rechnung. Sie können den Beleg aufrufen, prüfen und eine elektronische Freigabe zur Rechnungsbegleichung erteilen.

DMS spart Personalinvestitionen ein

Klassische Probleme mit Papierunterlagen wie beispielsweise Falschablagen und daraus folgenden Mahnungen gehören heute der Vergangenheit an. Durch das Entfallen lästiger Suchzeiten konnten Bearbeitungszyklen nachhaltig beschleunigt, damit die Arbeitseffizienz gesteigert und auf Personalaufstockungen verzichtet werden. Bereits kurz nach der DMS-Einführung zog Ehret+Klein ein positives Fazit, denn die an die Lösung geknüpften Erwartungen wurden vollständig erfüllt. Bereits durch den Einsatz im Bereich der Projekt- und Objektverwaltung hat sich die Investition zu großen Teilen schnell amortisiert. Dabei wird das digitale Archiv nach Einschätzung der Projektleitung in den kommenden Jahren sogar noch weiter an Bedeutung gewinnen. Die Neustrukturierung bereits vorhandener digitaler Mieterakten und ihre Integration in iX-Haus zählen ebenso dazu wie die automatisierte Ablage von E-Mails, der Aufbau eines Vertragsarchivs oder der Zugriff durch mobile Nutzer.

Zukünftig werden wir sämtliche Prozessschritte von der Grundstückssuche, über Bautätigkeiten bis hin zu Vertriebsaktivitäten digitalisieren. Das von DocuWare kontrollierte Dokumentenvolumen wird dadurch um den Faktor vier bis fünf steigen.“

Möchten Sie Ihr Unternehmen digitalisieren?

Fordern Sie Ihre kostenlose, personalisierte Demoversion von DocuWare an und entdecken Sie, wie Dokumenten-Management und Workflow-Automation die digitale Transformation Ihres Unternehmens vorantreiben können.

Vereinbaren Sie noch heute eine Präsentation