Vollständig integrierte Workflow-Lösung
In iX-Haus erstellte Dokumente werden heute ohne Umwege an das DMS übergeben und dort direkt verschlagwortet. In der Folge können sämtliche Belege aus der Branchensoftware heraus direkt im zentralen Dokumenten-Pool von DocuWare angezeigt werden. Sachbearbeiter haben damit Zugriff auf die entsprechenden Rechnungsunterlagen zu einer Buchung oder zu allen Unterlagen zu einem bestimmten Mieter – all das, ohne ihre gewohnte Arbeitsoberfläche zu verlassen. Da erforderliche Hardware in Form von Zweitbildschirmen und leistungsfähigen Abteilungsscannern bereits vorhanden war, konnte zeitnah damit begonnen werden, alle Unterlagen im Bereich der Projekt- und Objektverwaltung zu digitalisieren. Die größtenteils per Briefpost eintreffenden Rechnungen werden in der Poststelle geöffnet, mit einem Barcode-Aufkleber versehen, digitalisiert und anschließend an die Sachbearbeiter geleitet. Der digitale Workflow bindet dabei nicht nur diverse interne Fachabteilungen ein, sondern in Einzelfällen auch nationale wie internationale Investoren. Werden bei Reparaturen beispielsweise vorab gesetzte Budgetgrenzen überschritten, erhalten Investoren per E-Mail einen Link auf die archivierte Rechnung. Sie können den Beleg aufrufen, prüfen und eine elektronische Freigabe zur Rechnungsbegleichung erteilen.
DMS spart Personalinvestitionen ein
Klassische Probleme mit Papierunterlagen wie beispielsweise Falschablagen und daraus folgenden Mahnungen gehören heute der Vergangenheit an. Durch das Entfallen lästiger Suchzeiten konnten Bearbeitungszyklen nachhaltig beschleunigt, damit die Arbeitseffizienz gesteigert und auf Personalaufstockungen verzichtet werden. Bereits kurz nach der DMS-Einführung zog Ehret+Klein ein positives Fazit, denn die an die Lösung geknüpften Erwartungen wurden vollständig erfüllt. Bereits durch den Einsatz im Bereich der Projekt- und Objektverwaltung hat sich die Investition zu großen Teilen schnell amortisiert. Dabei wird das digitale Archiv nach Einschätzung der Projektleitung in den kommenden Jahren sogar noch weiter an Bedeutung gewinnen. Die Neustrukturierung bereits vorhandener digitaler Mieterakten und ihre Integration in iX-Haus zählen ebenso dazu wie die automatisierte Ablage von E-Mails, der Aufbau eines Vertragsarchivs oder der Zugriff durch mobile Nutzer.
