Referenz: Immobilieninvestment

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Durch die intelligente Interaktion zwischen Immobiliensoftware und elektronischem Archiv ist es dem Immobilienunternehmen W. Johannes Wentzel Dr. gelungen, eine wohl in Deutschland einzigartige digitale Verwaltungslösung für Immobilien zu etablieren.

Das umfangreiche Leistungspaket des Immobilienunternehmens W. Johannes Wentzel Dr. entwickelt sich ständig weiter: Neben klassischer Immobilienverwaltung wird ein ganzheitliches Gebäudemanagements verfolgt, etwa bei der Vertragsoptimierung. So wie die Lage einer Immobilie eine wesentliche Wertkomponente darstellt, ist die optimale Gestaltung von Geschäftsprozessen maßgeblich für den Unternehmenserfolg. Das Hamburger Traditionshaus analysierte dafür bestehende Abläufe und entwickelte ein detailliertes Konzept für die digitale Transformation des Unternehmens. Bei der Belegverwaltung setzt man auf modernes Dokumenten-Management.

Basis der Digitalisierung ist das skalierbare DMS von DocuWare, welches bei Wentzel bereits Anfang 2016 über drei Millionen Dokumente verschiedener Formate zentral verwaltete. Allein an E-Mails kommen monatlich rund 60.000 Archiveinträge hinzu. DocuWare tauscht dabei Informationen mit der Immobiliensoftware iX-Haus aus, welche die Mitarbeiter im Tagesgeschäfts unterstützt. Gestartet wurde die DMS-Implementierung mit einer Grundkonfiguration, welche man anschließend abteilungsweise ausrollte. Einer der ersten Projektschritte bestand in der sukzessiven Digitalisierung der rund 30.000 Mieterakten. Parallel begann man damit, eingehende Post und Rechnungen zu scannen. Die Verschlagwortung der Rechnungen übernimmt der selbstlernende Intelligent Indexing Service. Nach der Archivierung werden die Belege im Rahmen eines digitalen Workflows an iX-Haus weitergeleitet, wo der verantwortliche Mitarbeiter automatische Buchungsvorschläge erhält. Rund 6.500 Eingangsrechnungen werden auf diese Weise monatlich überprüft und bearbeitet. Ausgehende Dokumente aus iX-Haus werden ebenfalls vollautomatisch indexiert und archiviert. Sukzessive entstehen so digitale Miet- und Objektakten, welche Basisinformationen für zukünftige Entscheidungen liefern.

Land:
Deutschland
Branche:
Immobilieninvestment
Abteilung:
Finanzbuchhaltung |Controlling |Kundenservice |Verwaltung |Auftragsverwaltung |Unternehmensübergreifend
Deployment:
On-Premises
Integration:
iX-Haus

Dank Digitalisierung haben wir es nachweislich geschafft, Geschäftsprozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Mit unserer elektronischen Dokumentenverwaltung konnten wir verschiedene Prozesse komplett automatisieren. Unsere Reaktionszeiten gegenüber Kunden und Dienstleistern haben sich dadurch deutlich reduziert.

Tim Ladehof
Systemadministrator / Controller, W. Johannes Wentzel Dr., Hamburg

Immobilie und Archiv – ein perfektes Zusammenspiel

Interessant ist das vor allem dann, wenn verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten, wie etwa bei der Kündigung und anschließenden Neuvermietung einer Wohnung. Durch das Zusammenspiel zwischen iX-Haus und DocuWare werden sämtliche Projektdokumente automatisiert abgelegt und stoßen ihrerseits wieder neue Aktivitäten an. So erhält der ehemalige Mieter nach Kündigung seines Mietverhältnisses automatisch ein Bestätigungsschreiben, die Vermietungsabteilung wird gleichzeitig über die anstehende Neuvermietung informiert und erhält die Kenndaten des Objekts für die Erstellung einer Immobilienanzeige. Sobald ein neuer Mietvertrag zustande kommt, erhalten die übrigen Interessenten automatisch entsprechende Absagen. Der Mietvertrag, genauso wie sämtliche übrigen Unterlagen, werden dabei stets im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt.

Optimale Lagen, optimale Geschäftsprozesse

Eine Portallösung greift gleichzeitig auf alle Optionen der Verwaltungssoftware zu und nutzt darüber auch das digitale Archiv. Mieter und Eigentümer können nach Registrierung auf persönliche Dokumente wie Mietverträge oder Abrechnungen zugreifen oder etwaige Schäden melden. Nach Überprüfung der Reparaturanforderung durch die Hausverwaltung wird ein registrierter Handwerker beauftragt, der ebenfalls auf dem Portal in direkten Kontakt mit dem Mieter treten kann und abschließend auch dort seine Rechnung stellt. Insgesamt erlaubt der Portaleinsatz eine deutliche Reduktion von Telefonanfragen. Gleichzeitig konnte man die Kundenorientierung spürbar verbessern. Die Einbindung mobiler Endgeräte steht als nächstes auf der Agenda. Ausgestattet mit Smartphones und Tablets werden Außendienstmitarbeiter dann schnellen Zugriff auf alle relevanten Dokumente haben, um zum Beispiel Schäden vor Ort per Foto zu dokumentieren. Mit der integrierten iX-Haus-DocuWare-Lösung hat das Immobilienunternehmen W. Johannes Wentzel Dr.den Status aktueller Bearbeitungsprozesse stets im Blick, wodurch eine gleichmäßige Arbeitsauslastung der Mitarbeiter sichergestellt ist. Selbstgesteckte Service Level Agreements (SLA) hinsichtlich Reaktionszeiten werden so einfach eingehalten.

Durch elektronische Workflows konnten wir große Teile unserer Eingangsrechnungs-bearbeitung automatisieren. Gemeinsam mit einer neuen Kontierungsmaske reduzierten wir den Buchungsaufwand so um 30 Prozent.

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