Immobilie und Archiv – ein perfektes Zusammenspiel
Interessant ist das vor allem dann, wenn verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten, wie etwa bei der Kündigung und anschließenden Neuvermietung einer Wohnung. Durch das Zusammenspiel zwischen iX-Haus und DocuWare werden sämtliche Projektdokumente automatisiert abgelegt und stoßen ihrerseits wieder neue Aktivitäten an. So erhält der ehemalige Mieter nach Kündigung seines Mietverhältnisses automatisch ein Bestätigungsschreiben, die Vermietungsabteilung wird gleichzeitig über die anstehende Neuvermietung informiert und erhält die Kenndaten des Objekts für die Erstellung einer Immobilienanzeige. Sobald ein neuer Mietvertrag zustande kommt, erhalten die übrigen Interessenten automatisch entsprechende Absagen. Der Mietvertrag, genauso wie sämtliche übrigen Unterlagen, werden dabei stets im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt.
Optimale Lagen, optimale Geschäftsprozesse
Eine Portallösung greift gleichzeitig auf alle Optionen der Verwaltungssoftware zu und nutzt darüber auch das digitale Archiv. Mieter und Eigentümer können nach Registrierung auf persönliche Dokumente wie Mietverträge oder Abrechnungen zugreifen oder etwaige Schäden melden. Nach Überprüfung der Reparaturanforderung durch die Hausverwaltung wird ein registrierter Handwerker beauftragt, der ebenfalls auf dem Portal in direkten Kontakt mit dem Mieter treten kann und abschließend auch dort seine Rechnung stellt. Insgesamt erlaubt der Portaleinsatz eine deutliche Reduktion von Telefonanfragen. Gleichzeitig konnte man die Kundenorientierung spürbar verbessern. Die Einbindung mobiler Endgeräte steht als nächstes auf der Agenda. Ausgestattet mit Smartphones und Tablets werden Außendienstmitarbeiter dann schnellen Zugriff auf alle relevanten Dokumente haben, um zum Beispiel Schäden vor Ort per Foto zu dokumentieren. Mit der integrierten iX-Haus-DocuWare-Lösung hat das Immobilienunternehmen W. Johannes Wentzel Dr.den Status aktueller Bearbeitungsprozesse stets im Blick, wodurch eine gleichmäßige Arbeitsauslastung der Mitarbeiter sichergestellt ist. Selbstgesteckte Service Level Agreements (SLA) hinsichtlich Reaktionszeiten werden so einfach eingehalten.
