Relativ kurzfristig entschied man sich für DocuWare. Mit ausschlaggebend waren die Fachkompetenz des Systemhauses und das gute Renommee des Herstellers. Überzeugt hat außerdem die einfache Bedienung des Systems. Das ausschlaggebende Argument für die Cloud-Lösung war für den Controller die Datensicherheit, die damit – ohne jeden eigenen Aufwand – gewährleistet ist.

Die DMS-Einführung zu Jahresbeginn verlief problemlos. In der Buchhaltung wurde mit der Archivierung sämtlicher Geschäftsdokumente, dem Schriftverkehr sowie den Kundenverträgen begonnen. Die Disposition nutzt das DMS außerdem, um bei neuen Aufträgen gleich beim Kunden vor Ort die Fotos von den Schadensfällen im zentralen Dokumenten-Pool zu speichern. In der Personalabteilung ist man aktuell dabei, sämtliche Personalunterlagen zu archivieren. 

Der externe Steuerprüfer ist eingebunden

Im Januar wurde als erstes ein vorkonfigurierter Workflow zur Rechnungsprüfung installiert, in den neben Geschäftsleitung, Vertrieb und Auftragswesen auch der externe Steuerberater eingebunden ist. Die eingehenden Rechnungen per Post oder Mail werden in DocuWare gespeichert und dabei mit Intelligent Indexing verschlagwortet. Alle relevanten Daten wie Lieferanten, Beträge oder Zahlungstermine werden automatisch ausgelesen. Das spart viel Aufwand bei der Rechnungserfassung. Ist die Rechnung archiviert, startet der Workflow. Die Rechnung erscheint in der Aufgabenliste des zuständigen Mitarbeiters zur Kontrolle. Nach seiner fachlichen Prüfung gibt dieser sie mit einem elektronischen Stempel frei. Damit wird die Rechnung automatisch zur Zahlungsanweisung weitergeleitet. Sind die Zahlungen ausgeführt, werden die Zahlungsausgänge von DocuWare erfasst und als bezahlt vermerkt. Die mit dem Stempel „bezahlt“ versehenen Dokumente erscheinen zum Buchen der Rechnungen in der Aufgabenliste des externen Steuerberaters. Setzt dieser den Stempel „gebucht“, endet der Workflow.

Mehr Zeit und besserer Kundenservice

Beim Schädlingsbekämpfer ist die Rechnungsprüfung heute durch den Workflow schnell und transparent. Zur Klärung von Unstimmigkeiten etwa kann die Rechnung mit ein paar Mausklicks per Mail zum Lieferanten geschickt werden. Da jeder Mitarbeiter jederzeit an seinem Arbeitsplatz oder auch von unterwegs durch die Volltextsuche schnell auf Belege zugreifen kann, hat sich bei Anti-Vektor sogar der Kundenservice noch einmal verbessert. 

Bei Anfragen stehen jetzt sofort Dokumente wie Serviceberichte, Rechnungen oder Verträge mit Abrechnungsmodalitäten am Bildschirm zur Verfügung, ohne dass dafür jemand zahlreiche Ordner durchsuchen muss. „Die Arbeitsabläufe sind jetzt strukturierter und effizienter“, sagt Markus Brunzel. „Und erfreulicherweise kann jeder ohne große Schulung damit umgehen.“