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Referenz: Großhandel

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Delta Fleisch zählt zu den führenden Lieferanten des Hotel- und Gastronomiegewerbes. Um den komplexen Anforderungen der Kundschaft gerecht zu werden, sind reibungslose Abläufe gefordert. DocuWare Cloud unterstützt diese von der Auftragsannahme bis zur Auslieferung.

Das vor über 30 Jahren in Hamburg gegründete Unternehmen beschäftigt in seinem Produktions- und Logistik-Zentrum in Norderstedt, in sechs nationalen Außenbüros und an vier weiteren europäischen Standorten insgesamt rund 400 Mitarbeitende. Der Fokus liegt auf dem Premiumsegment, sprich 4- oder 5-Sterne-Hotels, Restaurants der gehobenen Kategorien und Kreuzfahrtschiffen. Die hausinterne Manufaktur bereitet Fleisch, Frischfisch und eine breite Auswahl an Feinkostartikeln vor, die mit den eigenen 65 Lkws (mit 2-Kammer-Kühlung) sowie über spezialisierte Speditionen ausgeliefert werden. Eine riesige Herausforderung an die hausinterne und die externe Logistik, die mit umfangreichen Dokumentationsprozessen verbunden ist.

Mehrere DMS-Lösungen waren bei Delta bereits im Einsatz gewesen, als CFO Torben Klotz, der neben den Finanzen auch die IT verantwortet, sich 2018 entschloss, ein neues System einzuführen. Bei der Softwareauswahl hatten Bedienungsfreundlichkeit und leichte Anpassbarkeit hohe Priorität. DocuWare erhielt den Zuschlag, weil es die dafür erforderlichen, bedienungsfreundlichen Werkzeuge bietet und sich auch reibungslos mit anderen Softwarelösungen wie dem ERP-System Microsoft Business Central und DocuSign für elektronische Signaturen verbinden lässt. Die elektronische Signatur wird zur Unterschrift von Lieferverträgen bzw. Ausschreibungen bei Kunden genutzt.

Land:
Deutschland
Branche:
Großhandel
Abteilung:
Management |Finanzbuchhaltung |Controlling |Einkauf / Beschaffung |Warenannahme |Kommissionierung
Deployment:
Cloud
Integration:
Outlook |Microsoft Business Central |DocuSign

Wenn wir Möglichkeiten sehen, Prozesse durch Digitalisierung zu vereinfachen und zu verbessern, überlegen wir uns, wie wir das gestalten können. Mit DocuWare haben wir den richtigen Werkzeugkasten dafür. Wir müssen nicht mit externen Spezialisten lange über die Umsetzung reden und einen Plan erarbeiten, sondern können selbst designen und loslegen.

Torben Klotz, CFO und Prokurist
Delta Fleisch Handels GmbH, Hamburg

Kein unnötiger Aufwand mehr

Ein zentrales Einsatzfeld des DMS ist die Kommissionierung, die Zusammenstellung der Artikel für eine Lieferung, wobei wöchentlich rund 50.000 Belege anfallen. Früher wurden dafür die Lieferscheine ausgedruckt und nach Fertigstellung der Sendung mit den zugehörigen Kommissionierscheinen zusammengetackert und abgelegt wurde. Der Riesenaufwand für die papiergebundene Vorgehensweise habe drei Arbeitskräfte beschäftigt und war aus Sicht von Torben Klotz betriebswirtschaftlich nicht vertretbar. Die früher damit befassten Leute seien inzwischen mit produktiveren Tätigkeiten beschäftigt. Heute werden Lieferscheine und Kommissionierbelege per QR-Code miteinander verbunden, mit Dokumentenscannern digitalisiert und sicher im zentralen elektronischen Archiv abgelegt, wo sie bei Bedarf sekundenschnell wieder aufgefunden werden.

Komfortable Kontrolle

Ein weiteres großes Anwendungsgebiet sind die Rechnungen aus dem Einkauf, bei denen zwischen Waren- und Kostenrechnungen unterschieden wird. Unter Kosten werden die Rechnungen für Arbeitsmittel verstanden, wozu etwa die Rechnungen für Telekommunikation, IT-Dienstleistungen, Leasing, Tankkarten oder Arbeitskleidung gehören. Je nach Zuständigkeitsbereich gibt es differenzierte Workflows mit verschiedenen Prüfinstanzen für die Kostenrechnungen, die am Ende vom CFO freigegeben werden. Die meisten Rechnungen kommen heute digital herein, der Rest wird gescannt. Bei den Warenrechnungen geht es um Lebensmittel wie Fleisch und Fisch sowie eine riesige Bandbreite vorgefertigter Artikel. Die Lieferungen landen in der Warenannahme, wo sie per Scanner automatisch im ERP-System verbucht und diese Buchungsdaten anschließend mit QR-Code ausgedruckt werden; am Ende wird dieses Dokument zusammen mit dem zugehörigen Lieferschein eingescannt und archiviert, so dass im DMS sehr komfortabel ein Abgleich von Rechnung, Bestellung und Lieferung erfolgen kann.

Workflows werden intern erstellt

DocuWare ist ein zentraler Bestandteil der IT-Struktur von Delta mit 120 aktiven Nutzer:innen. Durch das DMS können sich Mitarbeitende statt mit umständlichem Papierhandling mit produktiven Tätigkeiten beschäftigen. Prüfungen von Wareneingängen und Bestellungen werden komfortabel unterstützt. Last, not least: Die Workflows lassen sich intern designen und umsetzen, ein unschätzbarer Vorteil für künftige Erweiterungen.

Eine wichtige Aufgabe war es, die umständliche papiergebundene Vorgehensweise in der Kommissionierung zu digitalisieren, wo wöchentlich 50.000 Belege entstehen, die mit den zugehörigen Lieferscheinen abzulegen sind. Früher ein Riesenaufwand, heute erfolgt die Speicherung voll automatisiert.

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