Kein unnötiger Aufwand mehr
Ein zentrales Einsatzfeld des DMS ist die Kommissionierung, die Zusammenstellung der Artikel für eine Lieferung, wobei wöchentlich rund 50.000 Belege anfallen. Früher wurden dafür die Lieferscheine ausgedruckt und nach Fertigstellung der Sendung mit den zugehörigen Kommissionierscheinen zusammengetackert und abgelegt wurde. Der Riesenaufwand für die papiergebundene Vorgehensweise habe drei Arbeitskräfte beschäftigt und war aus Sicht von Torben Klotz betriebswirtschaftlich nicht vertretbar. Die früher damit befassten Leute seien inzwischen mit produktiveren Tätigkeiten beschäftigt. Heute werden Lieferscheine und Kommissionierbelege per QR-Code miteinander verbunden, mit Dokumentenscannern digitalisiert und sicher im zentralen elektronischen Archiv abgelegt, wo sie bei Bedarf sekundenschnell wieder aufgefunden werden.
Komfortable Kontrolle
Ein weiteres großes Anwendungsgebiet sind die Rechnungen aus dem Einkauf, bei denen zwischen Waren- und Kostenrechnungen unterschieden wird. Unter Kosten werden die Rechnungen für Arbeitsmittel verstanden, wozu etwa die Rechnungen für Telekommunikation, IT-Dienstleistungen, Leasing, Tankkarten oder Arbeitskleidung gehören. Je nach Zuständigkeitsbereich gibt es differenzierte Workflows mit verschiedenen Prüfinstanzen für die Kostenrechnungen, die am Ende vom CFO freigegeben werden. Die meisten Rechnungen kommen heute digital herein, der Rest wird gescannt. Bei den Warenrechnungen geht es um Lebensmittel wie Fleisch und Fisch sowie eine riesige Bandbreite vorgefertigter Artikel. Die Lieferungen landen in der Warenannahme, wo sie per Scanner automatisch im ERP-System verbucht und diese Buchungsdaten anschließend mit QR-Code ausgedruckt werden; am Ende wird dieses Dokument zusammen mit dem zugehörigen Lieferschein eingescannt und archiviert, so dass im DMS sehr komfortabel ein Abgleich von Rechnung, Bestellung und Lieferung erfolgen kann.
Workflows werden intern erstellt
DocuWare ist ein zentraler Bestandteil der IT-Struktur von Delta mit 120 aktiven Nutzer:innen. Durch das DMS können sich Mitarbeitende statt mit umständlichem Papierhandling mit produktiven Tätigkeiten beschäftigen. Prüfungen von Wareneingängen und Bestellungen werden komfortabel unterstützt. Last, not least: Die Workflows lassen sich intern designen und umsetzen, ein unschätzbarer Vorteil für künftige Erweiterungen.
