Der Einfluss von Künstlicher Intelligenz nimmt weiterhin zu und prägt kontinuierlich, wie wir arbeiten, kommunizieren und Entscheidungen treffen – im Unternehmen ebenso wie im Alltag. Werfen Sie also gemeinsam mit uns einen Blick auf die fünf wichtigsten KI-Trends für 2026.
Für Michael Bochmann, Chief Product & Technology Officer bei DocuWare, ist dabei ein Faktor ausschlaggebend: „Unternehmen kaufen keine Technologie, sondern handfeste Resultate. In der Software-Branche hat sich der Fokus deutlich verschoben – weg von ständig neuen Features hin zu konkreten Geschäftsergebnissen mit einem nachweisbaren ROI. Denn nur wenn der Mehrwert stimmt, rechtfertigt KI auch die entsprechenden Kosten.“
Übersicht:
- Cloud-native und API-first-Software
- Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Hilfe generativer KI
- Agentic AI
- Robuste Datensicherheit und Datenschutz durch KI-gestützte Compliance
- Intelligente Zusammenarbeit und Human-in-the-Loop
- KI: Ihr Weg zum Erfolg
Cloud-native und API-first-Software
Auch wenn die Entwicklung von Anwendungen aus der Frontend-Perspektive einfach scheint, sieht die Realität im Hintergrund oft ganz anders aus. Backend-Landschaften sind häufig fragmentiert und unübersichtlich, was zu einer hohen Komplexität und Integrationsproblemen führt. Und eben diese Diskrepanz ist ein wichtiger Aspekt bei der Planung einer nachhaltigen Produktstrategie.
„Cloud-native Software wie DocuWare entwickelt sich zu einer modularen, API-first-Plattform, die flexibel skalierbar ist und sich an sich verändernde Geschäftsanforderungen anpasst“, erklärt Bochmann. „Eine offene, API-gesteuerte Architektur ermöglicht die nahtlose Integration mit KI-Workflows, Analyse-Tools und Branchenplattformen und sorgt so für unternehmensweite digitale Workflows.“
Zur Erinnerung: Ein Application Programming Interface (API) ist eine Reihe von Regeln und Protokollen, die es Software-Anwendungen ermöglichen, miteinander zu kommunizieren, um Daten und Funktionen auszutauschen. Sie beschleunigen damit die Anwendungs- und Software-Entwicklung, da Daten, Dienste und Funktionen aus anderen Anwendungen integriert werden können, anstatt sie komplett neu zu entwickeln.
Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Hilfe generativer KI
Mit generativer KI (GenAI) sind Anwendungen gemeint, die in der Lage sind, Texte, Bilder oder Audioinhalte zu erstellen. Damit GenAI zuverlässig funktioniert, muss sie mit großen Datenmengen trainiert werden.
Richtig eingesetzt, liefert generative KI detaillierte Antworten auf komplexe Fragestellungen, fasst umfangreiche Informationen in kürzester Zeit zusammen und automatisiert Aufgaben, die bislang manuelle Arbeit erforderten. GenAI-Modelle lernen aus den Daten, mit denen sie trainiert werden. So erkennen sie Muster, treffen Vorhersagen, unterstützen Entscheidungen und generieren neue Inhalte.
Einige Modelle werden mit extrem großen Datenmengen trainiert und lernen so, die Komplexität menschlicher Sprache zu erfassen. Diese sogenannten Large Language Models (LLMs) bilden die Grundlage für universell einsetzbare KI-Anwendungen wie unter anderem ChatGPT.
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)
Während Unternehmen zunehmend ihre Prozesse digitalisieren, stellen veraltete Erfassungstechnologien weiterhin ein Hindernis dar – insbesondere, wenn es darum geht, Informationen aus unstrukturierten Dokumenten und unterschiedlichen Formaten zu extrahieren. Dazu zählen beispielsweise Scans oder PDFs von Rechnungen, Lieferscheine, Verträge oder handschriftliche Formulare.
„Die KI-gestützte intelligente Dokumentenverarbeitung hat sich von der einfachen Texterkennung zu einem echten Dokumentenverständnis weiterentwickelt“, so Bochmann. „Heute ermöglicht IDP eine kontextbezogene Interpretation strukturierter und unstrukturierter Daten innerhalb integrierter Workflows.“
DocuWare IDP kombiniert maschinelles Lernen, Natural Language Processing und modernste Deep-OCR-Technologie. Deep OCR nutzt Deep Learning und neuronale Netze, um die Genauigkeit der Texterkennung deutlich zu erhöhen – selbst bei Handschriften, variierenden Schriftgrößen oder ungewöhnlichen Layouts. Darüber hinaus werden Computer-Vision-Algorithmen anhand großer Datenmengen trainiert, um Muster zu erkennen und Zusammenhänge zwischen Informationen herzustellen. So kann ein Algorithmus beispielsweise lernen, zwischen Rechnungen und Lieferscheinen zu unterscheiden.
DocuWare IDP in der Praxis
Anwaltskanzleien
DocuWare IDP unterstützt Kanzleien dabei, Vertragsprüfungen zu beschleunigen sowie Gerichtsdokumente und Schriftsätze schnell zusammenzufassen. Wichtige Informationen werden automatisch extrahiert und direkt an das Dokumenten- oder Kanzleimanagement übergeben.
Weitere Einsatzmöglichkeiten:
- Automatische Erstellung von Vertragsübersichten zur schnelleren Prüfung
- Extraktion relevanter Informationen als Metadaten für eine vereinfachte Suche
- Beschleunigung von E-Discovery-Prozessen durch gezieltes Auffinden und Strukturieren relevanter Dokumente
Vertragsmanagement
Viele Unternehmen speichern Verträge immer noch in Tabellen oder Ordnern – ohne eine verlässliche Übersicht über Fristen, Verlängerungen oder Vertragsinhalte. DocuWare IDP automatisiert die Vertragsüberprüfung und sorgt dafür, dass keine Verlängerungsfrist mehr übersehen wird.
Sobald Verträge klassifiziert und indexiert sind, lassen sie sich mühelos im Auge behalten. Ob auslaufende Verträge mit bestimmten Lieferanten oder die Prüfung einzelner Klauseln: DocuWare IDP liefert schnell die passenden Antworten.
IDP kann unter anderem:
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eingehende Dokumente automatisch als Verträge erkennen.
- zentrale Informationen wie beteiligte Personen, Laufzeiten, Bedingungen und Klauseln extrahieren und durchsuchbar machen.
- automatisierte Folgeprozesse starten, wie beispielsweise die Weiterleitung zur rechtlichen Prüfung oder elektronischen Signatur.
Agentic AI
„In dokumentenzentrierten Umgebungen bezieht sich Agentic AI auf Systeme, die Dokumentenflüsse autonom verwalten, Ziele definieren, Kontext interpretieren und Verarbeitungsschritte dynamisch anpassen – weit über regelbasierte Automatisierung oder promptgesteuerte Interaktion hinaus“, so Bochmann.
Agentic AI kann Informationen speichern, aus vergangenen Vorgängen lernen und externe Tools und Datenquellen einbinden, um komplexe Workflows zu steuern. Darüber hinaus ist Agentic AI in der Lage, dokumentenbezogene Inhalte, Informationen oder nächste Bearbeitungsschritte zu empfehlen. Dies geschieht durch die Berücksichtigung von Kontextwissen, User-Präferenzen und historischen Verarbeitungsdaten.
Robuste Datensicherheit und Datenschutz durch KI-gestützte Compliance
Mit zunehmenden regulatorischen Anforderungen und steigenden Datenrisiken werden robuste Datensicherheits- und Datenschutzmechanismen zu unverzichtbaren Kernfunktionen moderner Dokumentenmanagementplattformen. Diese Funktionen überwachen Dokumente und Workflows kontinuierlich in Echtzeit und prüfen automatisch die Einhaltung von Vorschriften wie die DSGVO sowie neuer gesetzlicher Regelungen zu KI-Governance – ohne Geschäftsprozesse auszubremsen.
Intelligente Klassifizierung und adaptive Kontrollmechanismen
KI-basierte Dokumentenmanagementsysteme nutzen maschinelles Lernen, um sensible Daten wie personenbezogene Informationen oder Finanzunterlagen präzise zu klassifizieren. Auf dieser Grundlage lassen sich Aufbewahrungsrichtlinien automatisch einhalten, Risiken in Echtzeit erkennen und Zugriffsrechte dynamisch an Rolle und Kontext anpassen. Anstatt sich also auf manuelle Richtlinientreue zu verlassen, wird Compliance von Anfang an in die Prozesse integriert. Menschliche Fehler werden auf diese Weise reduziert und Risiken schneller behoben.
Zero-Trust über den gesamten Dokumentenlebenszyklus hinweg
Moderne Sicherheitskonzepte setzen zunehmend auf das Zero-Trust-Prinzip und kombinieren starke Verschlüsselung, Digital Rights Management und granulare Zugriffskontrollen. Dadurch bleiben sensible Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus geschützt. Unternehmen profitieren von vollständiger Transparenz und lückenloser Nachvollziehbarkeit und können sicher sein, dass ihre Dokumente und Daten jederzeit und überall geschützt sind.
Intelligente Zusammenarbeit und Human-in-the-Loop
Im Jahr 2026 wird smarter Arbeiten zu einem zentralen Leitprinzip der digitalen Transformation – getragen von intelligenter Zusammenarbeit und Human-in-the-Loop-Automatisierung. In zunehmend vernetzten Ökosystemen aus CRM- und ERP-Systemen, Geschäftsanwendungen und Kommunikationstools ist die nahtlose Integration mit Dokumentenmanagementsystemen unerlässlich. Sie ermöglicht Teams eine effiziente Zusammenarbeit in Echtzeit und stellt gleichzeitig Kontrolle und Compliance sicher, etwa durch gemeinsames Bearbeiten oder strukturierte Freigabe-Workflows.
Routineaufgaben vs. Ausnahmefälle
KI-gesteuerte Workflows übernehmen Routineaufgaben wie die Klassifizierung, Weiterleitung oder Datenextraktion. Sobald Ausnahmen, Risiken oder definierte Schwellenwerte erkannt werden, wird automatisch das zuständige Teammitglied zur Überprüfung oder Genehmigung in den Prozess eingebunden.
Zusammenarbeit direkt im Workflow
Die Zusammenarbeit findet direkt im Dokument und im Prozess statt und nicht über isolierte Insellösungen. So sind alle Beteiligten stets auf dem gleichen Stand. Das verbessert nicht nur die abteilungsübergreifende Abstimmung und reduziert Nacharbeiten, sondern stellt noch dazu sicher, dass jeder Schritt transparent, nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert ist.
Human-in-the-Loop-Automatisierung
Der eigentliche Mehrwert dieser Automatisierung liegt im kontinuierlichen Lernen. KI-Modelle verbessern sich fortlaufend durch menschliches Feedback. Unternehmen profitieren damit von schnelleren Entscheidungen, hochwertigen Ergebnissen und größerer Sicherheit bei komplexen Prozessen. Das Ergebnis? Der Mensch bleibt Pilot, die KI unterstützt als Co-Pilot, in dem sie menschliche Intelligenz durch Daten, Integration und Automatisierung verstärkt.
KI: Ihr Weg zum Erfolg
Mit Blick auf das Jahr 2026 wird einmal mehr deutlich, welchen Einfluss KI mittlerweile auf Technologie und Wirtschaft hat. Von intelligenterer Automatisierung über workflow-basierte Zusammenarbeit bis hin zu gesteigerter Sicherheit und Compliance verändern diese Entwicklungen grundsätzlich die Arbeitsweise und Innovationskraft von Unternehmen.
In diesem Umfeld ist es daher entscheidend, KI nicht nur als Technologie zu betrachten, sondern als Treiber für messbare Ergebnisse und einen nachhaltigen Mehrwert. Denn die Zukunft wird nicht davon bestimmt, was KI alles kann, sondern davon, was wir gemeinsam mit ihr möglich machen.
