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Das 1895 gegründete Traditionsunternehmen mit Sitz in Laichingen zwischen Ulm und Reutlingen setzt auf hohe fachliche Qualifikation der Belegschaft. Indem sie alles aus einer Hand liefern, erzielen die Bauexperten bei ihren Projekten hohe Effektivität. Im kaufmännischen Bereich sorgt ein Cloud-DMS für effiziente Prozesse.

Vom aktuell 22 Personen umfassenden Team sind zwei Drittel spezialisierte Fachkräfte, in der Mehrheit Stuckateure, aber auch Maler und Baufachwerker zählen dazu. Ob Außen- oder Innenputz, Sanierung alter Bausubstanz, Trockenbau, Akustikputz, Bodenbelag, Energieberatung, Farbgestaltung oder klassischer Stuck – das Leistungsspektrum ist breitgefächert. Kunden der Gipserei sind private und öffentliche Auftraggeber ebenso wie Bauträger und Bauunternehmen.

Auf der Suche nach einem Dokumenten­manage­ment-System informierte sich der Geschäftsführer Harry Titos zunächst in Impulsvorträgen der Innung über das Marktangebot – mit dem klaren Ziel der Arbeitserleichterung vor Augen. Entsprechend den Innungsempfehlungen zog er drei Angebote in die engere Wahl. Infolge einer E-Mail-Einladung eines DocuWare Partners zu einem kostenlosen Seminar in Sachen DMS, das Titos besuchte, kam zusätzlich DocuWare auf die Short List.

Entscheidung für die Cloud wegen Datensicherheit

Ein Killerkriterium, das alle vier Systeme erfüllen mussten, war die Bereitstellung in der Cloud. In der Art der Erfüllung dieses Kriteriums gab es wesentliche Unterschiede: Bei DocuWare war Cloud die vom Anbieter eindeutig vorgeschlagene Präferenz, während bei den drei anderen die Cloud als eine Option angeboten wurde. Besonders wichtig ist für den Geschäftsführer der Gipserei die Datensicherheit. Als kleiner mittelständischer Betrieb könne man ein Datensicherheitslevel mit einem Hochleistungs-Backup-System kaum realisieren. Bei einem professionellen Cloud-Anbieter sei dies Standard und man müsse sich um dieses Thema nicht kümmern.

Die wirtschaftliche Zielvorstellung, die mit der DMS-Einführung verbunden war, hatte Titos klar formuliert. Das DMS müsse eine echte Arbeitserleichterung bringen. Rechnungen und andere Unterlagen sollten schnell verfügbar sein. Titos wollte nicht mehr ins Archiv gehen und in Ordnern suchen, um eine Rechnung zu prüfen. Auch in diesem Punkt konnte DocuWare seine Anforderungen optimal erfüllen. Die Suchfunktion von DocuWare habe Google-Qualität. Da bei DocuWare auch das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmte, war die Entscheidung klar. Zum 1.9. 2022 wurde das DMS bei Schwenkedel eingeführt.

Land:
Deutschland
Branche:
Handwerk
Abteilung:
Unternehmensübergreifend
Deployment:
Cloud
Integration:
esus

Das klare Bekenntnis von DocuWare zur Cloud war für uns wichtig. Denn als kleiner mittelständischer Betrieb würde uns die Realisierung eines hohen Datensicherheitslevels in Eigenregie mit einem Hochleistungs-Backup-System, wie es für einen professionellen Cloud-Anbieter Standard ist, schlicht überfordern.

Harry Titos
Geschäftsführer, Gipser Schwenkedel GmbH & Co. KG

Automatische Archivierung

Im Zuge der Umstellung auf den DMS-basierten Rechnungseingangs-Workflow wurden alle Lieferanten angeschrieben, ihre Rechnungen digital zu schicken. Dadurch konnte der bis dahin weitgehend papierorientierte Rechnungseingang auf heute 65 Prozent digitalen Eingang umgestellt werden – mit steigender Tendenz. E-Mails mit Rechnungen gehen an die entsprechende Rechnungsadresse, von wo sowohl die PDF-Rechnung als auch die E-Mail über einen vom Systemhaus eingerichteten Dienst automatisch im DMS archiviert werden. 

Der Rechnungs-Workflow hat bei der Gipserei einen kurzen Weg, da der Geschäftsführer die Rechnungen anhand der Bestellungen und der ebenfalls archivierten Lieferscheine selbst prüft und freigibt. Anschließend geht der vorkontierte Beleg an die Buchhaltung, die sie in die DATEV-Fibu übernimmt. Beim Rechnungsausgang wird der Beleg in esus, einer Branchenlösung für Stuckateure, erstellt und dort direkt über die Print-Funktion in DocuWare als PDF ausgegeben und gleichzeitig archiviert. Dazu muss der Anwender seine gewohnte Oberfläche nicht verlassen. Nach einem Kontrollblick kann die Rechnung aus dem DMS heraus direkt versandt werden. Als nächste DMS-Anwendung plant Titos die Digitalisierung der Personalakten und darauf basierender Prozesse.

Entspannter Urlaub dank DMS

Die DMS-Einführung hat die Rechnungsbearbeitung der Gipserei beschleunigt, das umständliche Suchen nach Belegen beendet und für den wohltuenden Effekt gesorgt, dass sich auf dem Schreibtisch des Geschäftsführers heute deutlich weniger Papier befindet. Auch dem nächsten Urlaub sieht Harry Titos unbeschwerter entgegen, da er durch die Cloud-Lösung keine Rechnung mehr ungeprüft freigeben muss.

Sehr hilfreich ist die Autoindexierung, die auch schnell dazulernt. Ungewöhnlich formatierte Rechnungen eines Lieferanten, wie etwa eine unten links im Dokument stehende Rechnungsnummer, lernt das System, indem die entsprechende Stelle einmal mit der Maus markiert wird.

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