Automatische Archivierung
Im Zuge der Umstellung auf den DMS-basierten Rechnungseingangs-Workflow wurden alle Lieferanten angeschrieben, ihre Rechnungen digital zu schicken. Dadurch konnte der bis dahin weitgehend papierorientierte Rechnungseingang auf heute 65 Prozent digitalen Eingang umgestellt werden – mit steigender Tendenz. E-Mails mit Rechnungen gehen an die entsprechende Rechnungsadresse, von wo sowohl die PDF-Rechnung als auch die E-Mail über einen vom Systemhaus eingerichteten Dienst automatisch im DMS archiviert werden.
Der Rechnungs-Workflow hat bei der Gipserei einen kurzen Weg, da der Geschäftsführer die Rechnungen anhand der Bestellungen und der ebenfalls archivierten Lieferscheine selbst prüft und freigibt. Anschließend geht der vorkontierte Beleg an die Buchhaltung, die sie in die DATEV-Fibu übernimmt. Beim Rechnungsausgang wird der Beleg in esus, einer Branchenlösung für Stuckateure, erstellt und dort direkt über die Print-Funktion in DocuWare als PDF ausgegeben und gleichzeitig archiviert. Dazu muss der Anwender seine gewohnte Oberfläche nicht verlassen. Nach einem Kontrollblick kann die Rechnung aus dem DMS heraus direkt versandt werden. Als nächste DMS-Anwendung plant Titos die Digitalisierung der Personalakten und darauf basierender Prozesse.
Entspannter Urlaub dank DMS
Die DMS-Einführung hat die Rechnungsbearbeitung der Gipserei beschleunigt, das umständliche Suchen nach Belegen beendet und für den wohltuenden Effekt gesorgt, dass sich auf dem Schreibtisch des Geschäftsführers heute deutlich weniger Papier befindet. Auch dem nächsten Urlaub sieht Harry Titos unbeschwerter entgegen, da er durch die Cloud-Lösung keine Rechnung mehr ungeprüft freigeben muss.
