Regelmäßiger Austausch mit Key-User:innen

Die DMS-Einführung wurde sorgfältig mit den einzelnen Abteilungen geplant. Abteilungsspezifische Prozesserweiterungen wurden in Workshops mit den Abteilungsteams erarbeitet. Die Einbeziehung aller Abteilungen in das Digitalisierungsprojekt ist bis heute erhalten: Monatlich findet ein Forum statt, in dem sich die sogenannten „eBuddys“ – Key-User:innen - mindestens eine Person pro Abteilung –  treffen. Im Forum werden aktuelle Fragen der Digitalisierung besprochen, erklärt Dipl.-Ing. Michael Prodnik, der das Forum leitet. Er ist für die Softwarearchitektur zuständig und damit auch für das Zusammenspiel der zentralen IT mit den Anwendungen in den Abteilungen – von der Abfallwirtschaft über das Bauamt und Wasserwerk, Finanzen und Steuern, Kindertagesstätten, Verkehr und Umwelt bis zum Standesamt.

Duale Zustellung

Ein Kernelement der umfassenden Digitalisierungsstrategie ist der Posteingangsworkflow. Physische Post oder vor Ort eingebrachte Dokumente werden mit Barcodes versehen und anschließend mit DINA3-Scannern digitalisiert. E-Mails und elektronische Formulare gelangen direkt in den DocuWare Briefkorb. In der zentralen Postverteilstelle erfolgt die Zuteilung zu den jeweiligen Magistratsabteilungen. Dabei wurde in DocuWare über ein Browser-Plugin die duale Zustellung ermöglicht. „Dual“ bedeutet, dass im Rahmen der Zustellung entschieden wird, ob das Dokument physisch gedruckt wird oder elektronisch zugestellt werden kann – je nachdem, ob die empfangende Person oder Stelle eine elektronische Adresse hat.

Bürgermeister arbeitet papierlos

Bei der digitalen Weiterverarbeitung in den jeweiligen Magistratsabteilungen wurden verschiedene Integrationen mit Anwendungen wie CRM oder Warenwirtschaft realisiert, die laut Wundara durch die einfache Integration mit der von DocuWare zur Verfügung gestellten API-Schnittstelle komfortabel umgesetzt werden konnten. DocuWare erweist sich als sehr flexibles Tool, mit dem auch schnell Ad-hoc-Workflows für Informations- oder Entscheidungszwecke erstellt werden. Wenn etwa ein politischer Beschluss für eine Bestellung oder einen Vertrag benötigt wird, den eine Gruppe von Personen unterschreiben muss. Das lässt sich mit DocuWare schnell ohne technischen Aufwand umsetzen.

Die Digitalität erstreckt sich beim Magistrat Villach über alle Ebenen und prägt auch die Arbeitsweise des Bürgermeisters, der seit über fünf Jahren ausschließlich papierlos auf dem iPad arbeitet und dadurch zeitraubende Routineaufgaben wie die Erledigung der täglichen Post wesentlich schneller abarbeitet.