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Ein Verein, der sich zu einem mittelgroßen Wirtschaftsunternehmen entwickelt hat und gleichzeitig seiner Tradition als familiäre Gemeinschaft treu bleiben will, braucht effektive und standardisierte Prozesse. Dank DocuWare werden die vielen Bauvorhaben des 1. FC Union Berlin und der „An der Alten Försterei“ Stadionbetriebs AG sicher geregelt und dokumentiert.

Ein klassischer Fußballverein ohne Schnickschnack, Starallüren und Superkommerzialisierung – entsprechend dem Vereinsmotto „Fußball pur“ – ist der 1. FC Union Berlin e. V. im Berliner Bezirk Köpenick. Während des Spiels im Stadion „An der Alten Försterei“ gibt es keine Werbespots und auch keine gesponserten Jingles bei Auswechslungen oder Ähnlichem. Ein starkes Symbol der familiären Atmosphäre ist das alljährliche Weihnachtssingen. Seit der Saison 2019/20 spielen die „Eisernen“ in der Bundesliga, qualifizierten sich für die Teilnahme an der UEFA Europa Conference League 2021/22 und nahmen 2022/23 sogar an der Europa League teil. Das Leitbild „Fußball pur“ kommt auch im vereinseigenen Stadion zum Ausdruck, das aktuell ca. 22.000 Plätze bietet, davon aber weniger als 4.000 zum Sitzen. Unter anderem, um der DFL-Auflage für die 1. Liga von mindestens 8.000 Sitzplätzen gerecht zu werden, wird ab 2024 das Stadion umfassend erneuert und auf ca. 37.000 Plätze erweitert, die getreu der „Fußball pur“-Tradition weiterhin mehrheitlich Stehplätze sein werden.

Anforderung: Bauprojekte transparent managen

Durch die aktuell anstehenden zahlreichen Bauvorhaben des Vereins wurde der Ruf nach einem Workflow-System laut, um die damit verbundenen Prozesse zu managen. Schließlich geht es um viele Millionen Euro, die mit den derzeit geplanten Bauprojekten verbunden sind – wobei auch staatliche Fördermittel einfließen, deren Verwendung strengen Auflagen unterliegt und somit revisionssicher geregelt und dokumentiert sein muss. 

Land:
Deutschland
Branche:
Verein
Abteilung:
Verwaltung |Buchhaltung |Geschäftsführung |Bauplanung |Datenerfassung
Deployment:
On-Premises
Integration:
DATEV

Durch den DMS-Einsatz haben wir die Möglichkeit der revisionssicheren Verwaltung von Dokumenten, einen effizienteren Prozess für die Rechnungsprüfung und den Prüfnachweis aller Bearbeitungsschritte realisiert. Das DMS wird auch immer wichtiger als Berichtssystem, das Einblicke in die Ausgabenentwicklung erlaubt.

Ulf Rohbeck
Abteilungsleiter Medientechnik, 1. FC Union Berlin e.V.

Grundsätzlich wird bei der Prüfung der Rechnungen zwischen einem kleinen und einem großen Kreislauf unterschieden. Beim kleinen Kreislauf geht es um einfache Belege wie zum Beispiel eine Behördenrechnung, die fünf oder sechs Indexierungsfelder wie etwa den Kreditor, die Rechnungsnummer und den Betrag umfasst. Demgegenüber haben die Rechnungen des großen Kreislaufs ein Freigabedokument mit über 20 Indexierungsfeldern. Hierbei handelt es sich um typische Baurechnungen, die in der Regel vom externen Planungsbüro kommen, das die Bauprojekte des Vereins plant und managt.

Die Rechnungen gelangen per E-Mail in Form elektronisch erzeugter PDF-Dokumente (keine Scans) in den DocuWare Briefkorb. Beim Erkennen der Daten und Befüllen der Indexfelder treten praktisch keine Fehler mehr auf, berichtet Ulf Rohbeck, Abteilungsleiter Medientechnik. Es komme höchstens mal vor, dass ein Feld nicht befüllt sei und dieses dann manuell erfasst werden müsse.

Vorteil: Hohe Prozess-Sicherheit

In der Abteilung „Datenerfassung“, die anschließend die Zuordnung zum sachlich prüfenden Fachbereich vornimmt, erfolgt der erste Check der automatisch indexierten Rechnungen. Entscheidend für die Zuweisung an den betreffenden Fachbereich sind die Indexfelder „Kostenstelle“ und „Kostenträger“. Beim Bauprojekt „Nachwuchs-Leistungszentrum“ erfolgt die sachliche Prüfung in der Regel im zuständigen Geschäftsbereich für den Nachwuchs- und Amateurfußball. So ist zumeist auch der Geschäftsführer dieses Bereiches für die Freigabe verantwortlich. Manche Rechnungen werden aber zur Freigabe anderen Verantwortlichen zugewiesen. Das System weiß anhand der Kostenstelle bzw. des Kostenträgers, wer als zuständig angefragt werden muss. Eine weitere Prüfung erfolgt dann durch die Budgetplanung im Finanzbereich, bevor die Buchung im integrierten DATEV-System erfolgen kann.

Einen weiteren Mehrwert bietet das System, da via Excel-Berichte und Übersichten nach bestimmten Kriterien erstellt werden können. Das DMS wird immer wichtiger als Berichtssystem, das parallel zur Buchhaltung geführt wird und Abgleiche mit den Buchungsdaten sowie auch Einblicke in die Ausgabenentwicklung erlaubt.

Bei der Softwareauswahl wurden verschiedene Systeme auf die Fähigkeit geprüft, komplexe Prozesse in bedienungsfreundlichen, transparenten und sicheren Workflows abzubilden. Wegen der hohen Flexibilität fiel die Entscheidung zugunsten von DocuWare.

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