Grundsätzlich wird bei der Prüfung der Rechnungen zwischen einem kleinen und einem großen Kreislauf unterschieden. Beim kleinen Kreislauf geht es um einfache Belege wie zum Beispiel eine Behördenrechnung, die fünf oder sechs Indexierungsfelder wie etwa den Kreditor, die Rechnungsnummer und den Betrag umfasst. Demgegenüber haben die Rechnungen des großen Kreislaufs ein Freigabedokument mit über 20 Indexierungsfeldern. Hierbei handelt es sich um typische Baurechnungen, die in der Regel vom externen Planungsbüro kommen, das die Bauprojekte des Vereins plant und managt.
Die Rechnungen gelangen per E-Mail in Form elektronisch erzeugter PDF-Dokumente (keine Scans) in den DocuWare Briefkorb. Beim Erkennen der Daten und Befüllen der Indexfelder treten praktisch keine Fehler mehr auf, berichtet Ulf Rohbeck, Abteilungsleiter Medientechnik. Es komme höchstens mal vor, dass ein Feld nicht befüllt sei und dieses dann manuell erfasst werden müsse.
Vorteil: Hohe Prozess-Sicherheit
In der Abteilung „Datenerfassung“, die anschließend die Zuordnung zum sachlich prüfenden Fachbereich vornimmt, erfolgt der erste Check der automatisch indexierten Rechnungen. Entscheidend für die Zuweisung an den betreffenden Fachbereich sind die Indexfelder „Kostenstelle“ und „Kostenträger“. Beim Bauprojekt „Nachwuchs-Leistungszentrum“ erfolgt die sachliche Prüfung in der Regel im zuständigen Geschäftsbereich für den Nachwuchs- und Amateurfußball. So ist zumeist auch der Geschäftsführer dieses Bereiches für die Freigabe verantwortlich. Manche Rechnungen werden aber zur Freigabe anderen Verantwortlichen zugewiesen. Das System weiß anhand der Kostenstelle bzw. des Kostenträgers, wer als zuständig angefragt werden muss. Eine weitere Prüfung erfolgt dann durch die Budgetplanung im Finanzbereich, bevor die Buchung im integrierten DATEV-System erfolgen kann.
Einen weiteren Mehrwert bietet das System, da via Excel-Berichte und Übersichten nach bestimmten Kriterien erstellt werden können. Das DMS wird immer wichtiger als Berichtssystem, das parallel zur Buchhaltung geführt wird und Abgleiche mit den Buchungsdaten sowie auch Einblicke in die Ausgabenentwicklung erlaubt.
