KI als Erfolgsfaktor für die Prozessautomatisierung: Vom Hype zum nachhaltigen Geschäftsnutzen

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Unternehmenskontext ist mittlerweile schon fast ein alter Hut: Unternehmen verschiedenster Branchen integrieren bereits entsprechende KI-Lösungen in ihre Geschäftsprozesse, nicht nur aus Innovationslust, sondern aus der Notwendigkeit heraus, effizienter, genauer und agiler zu arbeiten. Doch der Erfolg hängt nicht allein vom Einsatz an sich ab. Entscheidend ist, wie sinnvoll KI in bestehende Arbeitsabläufe eingebettet wird, wie Unternehmensstrukturen auf den Wandel reagieren und wie die Mitarbeitenden in die neuen Prozesse eingebunden werden.  

Wie der Weg zu dieser strategisch sinnvollen KI-Anwendung und einer nachhaltigen Automatisierung gelingt, diskutierten Prof. Dr. Benjamin van Giffen, Professor für Informationssysteme und digitale Innovation an der Universität Liechtenstein, und Johannes Korves, Co-Founder von natif.ai und Executive Advisor Corporate Strategy im DocuWare AI Hub, im Webinar "KI als Erfolgsfaktor". 

Übersicht:

• Weniger “Wow”, mehr Wirkung
• Der Mensch im Mittelpunkt: Vom Anwender zum Orchestrator 
• Backoffice und Dokumentenverarbeitung: Effektive Startpunkte für den KI-Einsatz
• Erfahrungen und Best Practices: Herausforderungen meistern und Wachstum fördern
• Fazit: KI-Transformation Schritt für Schritt gestalten

Weniger “Wow”, mehr Wirkung 

Aktuelle Marktdaten sprechen eine eindeutige Sprache: 88 Prozent der Unternehmen setzen KI in mindestens einem Bereich ein, und mehr als die Hälfte der Führungskräfte ist überzeugt, dass Unternehmen ohne KI bis 2030 nicht wettbewerbsfähig sein werden. Die Relevanz der Technologie steht also außer Frage, aber mit dem wachsenden Einsatz steigt auch der Anspruch. Die Phase, in der ein KI-Projekt vor allem Innovationskraft signalisierte, weicht einer eher nüchternen Bewertung. Wie van Giffen betont, müssen sich Initiativen heute einer „harten Evaluation“ stellen und einen klar messbaren Beitrag zur Wertschöpfung leisten. 

Damit verschiebt sich der Fokus: Der bloße Zugang zu Tools genügt nicht. Viele Unternehmen verfügen zwar über leistungsfähige KI-Anwendungen, doch ein produktiver Nutzen entsteht erst dann, wenn Arbeitsweisen hinterfragt, Kompetenzen aufgebaut und Freiräume für neue Formen der Zusammenarbeit geschaffen werden. Bleibt KI isoliert oder lediglich auf Pilotprojekte beschränkt, verpufft ihr Potenzial. Erst wenn sie systematisch in Kernprozesse integriert wird und dort spürbare Verbesserungen erzielt, entsteht aus technologischer Faszination ein nachhaltiger Mehrwert. 

Der Mensch im Mittelpunkt: Vom Anwender zum Orchestrator 

Je tiefer KI im Unternehmen verankert ist, desto spürbarer verändert sie den Arbeitsalltag – nicht nur in Prozessen, sondern vor allem in der Rolle des Menschen: weg vom reinen Anwender oder Abarbeiter, hin zum „Orchestrator“ und Gestalter intelligenter Abläufe. KI kann Routinen übernehmen, große Datenmengen analysieren oder Dokumente vollautomatisch auslesen, doch sie soll und kann den Menschen nicht ersetzen. Stattdessen schafft sie Freiräume und neue Möglichkeiten, sodass Mitarbeitende sich auf wertschöpfende, kreative oder strategische Aufgaben konzentrieren können. 

Diese Entwicklung verändert auch das Selbstverständnis von Teams: Nicht jeder ist KI-Entwickler, aber alle können davon profitieren. Besonders in administrativen, dokumentenbasierten Bereichen wird dieser Wandel sichtbar. Routineaufgaben wandern in automatisierte Workflows, während die Mitarbeitenden die Qualität und Zielsetzung der Prozesse steuern, verbessern und neue Anwendungsfelder erschließen. Damit steigt die Arbeitszufriedenheit und die Wertschätzung innerhalb der Organisation, da Effizienzgewinne nicht auf Kosten von Kontrolle oder Transparenz gehen. 

Backoffice und Dokumentenverarbeitung: Effektive Startpunkte für den KI-Einsatz 

Besonders schnell zeigt sich der Mehrwert von KI dort, wo monotone, wiederkehrende Aufgaben dominieren – etwa im Backoffice, in der Rechnungsprüfung oder im Vertragsmanagement. Gerade in der Dokumentenverarbeitung lassen sich spürbare Effizienzgewinne realisieren. 

Wie das erfolgreich umgesetzt werden kann, zeigt DocuWare Intelligent Document Processing (IDP). Die Lösung kombiniert maschinelles Lernen, Natural Language Processing und Deep-OCR, um unterschiedlichste Dokumententypen – von Eingangsrechnungen über Verträge bis hin zu E-Mail-Anhängen – automatisch zu erkennen, zu klassifizieren und in digitale Workflows zu integrieren. Dabei werden mehrere vorher manuelle Arbeitsschritte von einem durchgängig automatisierten Prozess ersetzt: 

• Import von Dokumenten aus unterschiedlichen Quellen

• Automatische Identifikation, Klassifikation und Datenextraktion

• Validierung und Übergabe an nachfolgende Prozesse (z.B. Freigaben, Archivierung, Buchhaltung) 

• Nahtlose Dokumentation und Rückverfolgbarkeit (GoBD/DSGVO-konform)

Die Vorteile sind messbar: Allein im DocuWare Alltag werden über 70 Millionen Dokumente pro Jahr mit KI-Technologien verarbeitet. Das spart signifikant Zeit, reduziert Fehlerquoten und steigert die Datenkonsistenz im gesamten Unternehmen. Intern konnte, laut Johannes Korves, so beispielsweise im Supportbereich eine Zeitersparnis von über 1.100 Stunden in wenigen Monaten realisiert werden.

Webinar: KI als Erfolgsfaktor

KI verspricht schnellere Abläufe, weniger manuelle Arbeit und vielseitige Automatisierungsmöglichkeiten. Doch wie wird aus einer Zukunftsvision eine effiziente Nutzung imUnternehmensalltag?

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Erfahrungen und Best Practices: Herausforderungen meistern und Wachstum fördern  

So überzeugend die Technologie ist – viele KI-Projekte scheitern nicht an Algorithmen, sondern an Organisation und Kultur. Fehlendes Change-Management, unklare Zuständigkeiten oder zögerliche Kommunikation bremsen selbst vielversprechende Initiativen aus. So scheitern 95 Prozent der Piloten laut einer MIT-Studie, weil Ziele, Verantwortlichkeiten und Messgrößen nicht sauber definiert sind.  

Erfolgreiche Unternehmen gehen daher pragmatisch vor. Der Weg zu erfolgreicher KI-Nutzung im Unternehmen ist kein einmaliger Kraftakt, sondern eine Entwicklungsreise. Sie starten dort, wo Prozesse besonders viel Zeit oder Nerven kosten, die Datengrundlage stimmt und ein Konsens für den Start besteht. Klare Messgrößen wie Durchlaufzeiten, Fehlerquoten oder Bearbeitungsaufwände helfen zusätzlich, den Nutzen sichtbar zu machen und auch skeptische Stakeholder zu überzeugen. 

Achten Sie also bei Ihrem KI-Projekt auf die folgenden Punkte: 

• Pragmatischer Einstieg: Greifen Sie gezielt einen klar umrissenen, repetitiven Prozess im Bereich Backoffice oder Dokumentenmanagement auf.

• Interdisziplinäres Team: Kombinieren Sie Fachexpertise, IT sowie KI-Know-how – intern oder mit Partnern wie DocuWare.

• Lernkultur und Kommunikation: Fördern Sie interne Weiterbildung, rollenbasierte Schulungen und eine offene Fehlerkultur.

• Transparenz und Sicherheit: Stellen Sie DSGVO-Konformität und höchste Standards im Datenschutz sicher.

• Schrittweise Skalierung: Starten Sie im Kleinen, schaffen Sie Quick Wins und rollen Sie Erfolge auf weitere Prozesse aus. 

Fazit: KI-Transformation Schritt für Schritt gestalten 

Die zentrale Botschaft: Nachhaltiger KI-Erfolg entsteht nicht durch große Visionen allein, sondern durch klug gewählte, klar abgegrenzte Pilotprojekte mit messbarem Nutzen. Wer Quick Wins gezielt skaliert, Best Practices überträgt und auf methodisches Vorgehen sowie erfahrene Partner setzt – etwa mit Lösungen wie DocuWare Intelligent Document Processing –, schafft Schritt für Schritt mehr Effizienz, Qualität und Zukunftsfähigkeit. 

Wie Sie mit DocuWare IDP Prozesse verändern und welchen Mehrwert IDP in Ihrem Dokumentenmanagement haben kann, erfahren Sie im nächsten kostenlosen Webinar „IDP in der Praxis: KI als Effizienztreiber in der Dokumentenverarbeitung“.