Geschäftsprozesse zu digitalisieren, bedeutet mehr, als Papierdokumente durch PDFs zu ersetzen. Es geht darum, Abläufe durchgängig digital zu gestalten und das mit klaren Verantwortlichkeiten, transparentem Status und jederzeit verfügbaren Informationen. Richtig umgesetzt, lassen sich Durchlaufzeiten verkürzen, Fehlerquellen reduzieren und Abstimmungsprozesse vereinfachen – bei gleichzeitig höherer Sicherheit und besserer Compliance.
In der Praxis sieht das jedoch oft anders aus: Laut dem Digitalen Identitätsindex der EU erreichen nicht einmal 38 Prozent der Unternehmen einen grundlegenden Digitalisierungsgrad. Häufig sind es gerade Dokumente, die Prozesse ausbremsen – ob in Papierform in Ordnern und Archiven, als E-Mail-Anhang oder verteilt auf Netzlaufwerke und Fachsysteme. Ein professionelles Dokumentenmanagement schafft hier Abhilfe und bietet die Grundlage für echte Prozessdigitalisierung.
Übersicht:
- Digitalisierung von Geschäftsprozessen – was ist damit genau gemeint?
- Typische Hürden bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen
- Dokumentenmanagement als Schlüssel zur Prozessdigitalisierung
- Geschäftsprozesse digitalisieren: Praxisbeispiele aus dem Dokumentenmanagement
- So digitalisieren Sie dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen
- Fazit
- Häufig gestellte Fragen rund um die Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Digitalisierung von Geschäftsprozessen – was ist damit genau gemeint?
„Geschäftsprozesse digitalisieren“ lässt sich vielseitig interpretieren. Die einen verstehen darunter, Dokumente digital verfügbar zu machen, für die anderen geht es darum, komplette Arbeitsabläufe neu zu gestalten und zu automatisieren. In der Praxis umfasst die Digitalisierung von Geschäftsprozessen drei aufeinander aufbauende Schritte, mit deren Hilfe sich Digitalisierungsprojekte realistisch planen lassen: Digitalisieren, Standardisieren und Automatisieren.
Digitalisieren: die Basis
Im ersten Schritt geht es zunächst darum, analoge Informationen und Dokumente digital verfügbar zu machen. Dazu zählen beispielsweise das Scannen von Papierdokumenten, das Speichern von Dokumenten in elektronischen Ablagen oder der Versand von Dokumenten via E-Mail statt per Post.
Viele Unternehmen haben das zwar bereits umgesetzt, Prozesse laufen jedoch weiterhin manuell: Informationen sind verstreut, der Bearbeitungsstatus unklar und Mitarbeitende verbringen viel Zeit mit der Dokumentensuche, Abstimmungen und Freigabeschleifen. Erst wenn in den nächsten zwei Schritten digitale Informationen strukturiert und in Abläufe eingebettet werden, entstehen echte Effizienz- und Transparenzgewinne.
Standardisieren: die Voraussetzung für Skalierung
Hier werden einheitliche Regeln und Strukturen für den Umgang mit Dokumenten festgelegt, um Prozesse solide abzubilden, zu automatisieren und letztendlich auch zu skalieren. Dazu gehören unter anderem:
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klare Metadaten und Indexfelder (wie Dokumententyp, Vorgangsnummer, Status),
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einheitliche Ablagestrukturen,
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definierte Verantwortlichkeiten und Rollen,
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geregelte Zugriffsrechte sowie
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verbindliche Benennungs- und Versionsregeln.
Automatisieren: das Maximum herausholen
In diesem Schritt gilt es, Geschäftsprozesse regelbasiert zu steuern und manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren. Typische Beispiele sind:
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das automatische Weiterleiten von Dokumenten an die zuständigen Rollen (Routing),
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digitale Freigabeprozesse mit klaren Eskalationsregeln,
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die Integration mit ERP-, Finanz- oder HR-Systemen sowie
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automatische Statusupdates und Benachrichtigungen.
Anstatt dass Mitarbeitende also Dokumente manuell weiterleiten oder nachfragen müssen, übernimmt das System die Steuerung. Auf diese Weise entstehen zahlreiche Vorteile, darunter kürzere Durchlaufzeiten, reduzierte Fehler oder eine höhere Prozesstransparenz.
Typische Hürden bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Trotz klarer Ziele scheitern viele Digitalisierungsprojekte an strukturellen oder organisatorischen Herausforderungen. Besonders häufig treten folgende Hürden auf.
Medienbrüche und Datensilos
In vielen Unternehmen sind Informationen über verschiedene Kanäle verteilt, seien es Aktenschränke, E-Mail-Postfächer, Laufwerke oder Fachanwendungen. Die Konsequenz: Der Überblick fehlt, Medienbrüche entstehen, Verantwortlichkeiten sind nicht eindeutig geklärt und Entscheidungen verzögern sich. Durchgängige Prozesse und eine Automatisierung sind damit nahezu unmöglich.
Dokumentenchaos
Eine weitere Herausforderung ist der Umgang mit Dokumenten. Ob lange Suchzeiten, mehrere Versionen desselben Dokuments, Doppelablagen oder fehlerhafte Informationen – Mitarbeitende verbringen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit mit Suchen, Abstimmen und Korrigieren. Prozesse werden damit langsam, fehleranfällig und sind schwer nachvollziehbar.
Fehlende Standards
Ohne eine einheitliche Regelung für Metadaten, die Ablage und Freigaben bleibt eine umfassende Digitalisierung ein Zukunftskonstrukt. Wenn jede Abteilung nach eigenen Regeln arbeitet und jede Automatisierung individuell angepasst werden muss, erschwert das die Skalierung auf weitere Prozesse oder Teams, die Integration in bestehende Systeme sowie eine regelkonforme Compliance.
Change-Management und Governance
Digitale Prozesse verändern den Arbeitsalltag Ihrer Teams. Daher sind Akzeptanz und eine klare Governance ausschlaggebende Faktoren. Wer ist für welchen Prozess verantwortlich? Wer entscheidet bei Konflikten oder Ausnahmen? Wie werden Mitarbeitende geschult und eingebunden? Ohne klare Rollen, Verantwortlichkeiten und Spielregeln werden selbst die technisch besten Lösungen nicht genutzt oder im schlimmsten Fall sogar umgangen.
Dokumentenmanagement als Schlüssel zur Prozessdigitalisierung
Geschäftsprozesse digitalisieren mag im ersten Moment nach neuen Tools, Workflows oder Automatisierung klingen, in der Realität liegt der größte Hebel in den zugrundeliegenden Informationen, genauer gesagt in den Dokumenten. Rechnungen, Verträge, Personalunterlagen oder Lieferscheine begleiten jeden Prozess von Anfang bis Ende. Sind diese Dokumente also nicht strukturiert verfügbar, bleiben Prozesse zwangsläufig fragmentiert. Sie stoppen an Schnittstellen, werden womöglich manuell weitergeführt oder durch Rückfragen verzögert.
Dokumentenmanagement als Startpunkt
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) bildet das Fundament für durchgängige digitale Projekte, denn es sorgt dafür, dass Dokumente:
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schnell auffindbar sind,
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eindeutig versioniert werden,
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den berechtigten Personen zur Verfügung stehen sowie
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revisionssicher dokumentiert und gespeichert sind.
Ein DMS verbindet also Informationen, Systeme und Beteiligte und schafft eine gemeinsame Datenbasis über alle Abteilungen hinweg.
Intelligent Document Processing: Der Beschleuniger für die Automatisierung
Während klassisches Dokumentenmanagement die Struktur schafft, geht die intelligente Dokumentenverarbeitung einen Schritt weiter. IDP nutzt KI-Technologien, um Dokumente automatisch zu erkennen, zu klassifizieren und auszulesen. So kann IDP beispielsweise:
- eingehende Dokumente automatisch als Rechnung, Vertrag oder Antrag erkennen.
- relevante Daten wie Rechnungsnummer, Betrag oder Lieferant extrahieren.
- Dokumente automatisch dem richtigen Vorgang oder Workflow zuordnen.
Geschäftsprozesse digitalisieren: Praxisbeispiele aus dem Dokumentenmanagement
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wirkt häufig abstrakt, bis man sie an konkreten Anwendungsfällen festmacht. Gerade dokumentenzentrierte Prozesse bieten an dieser Stelle ein großes Potenzial. Die folgenden Beispiele zeigen Ihnen, wie effizientes Dokumentenmanagement einen deutlichen Mehrwert für Ihr Unternehmen leisten kann.
Rechnungseingang und Freigaben
Der Rechnungseingang ist ein klassischer Einstiegspunkt in der Prozessdigitalisierung. Statt Rechnungen manuell zu erfassen, weiterzuleiten und nachzuverfolgen, werden sie digital erfasst, automatisch zugeordnet und regelbasiert durch den Freigabeprozess geführt.
Zuständigkeiten, Vertretungen und Eskalationen sind sauber aufgesetzt, während freigegebene Rechnungen direkt an das ERP- oder Finanzsystem übergeben und revisionssicher archiviert werden. Das Ergebnis sind deutlich kürzere Durchlaufzeiten, weniger Rückfragen und eine jederzeit transparente Übersicht über offene und freigegebene Rechnungen.
Posteingang und Dokumentenverteilung
Auch der Posteingang bietet großes Potenzial: Eingehende Dokumente – unabhängig davon, ob sie per Brief, E-Mail oder digital eingehen, werden zentral erfasst, automatisch klassifiziert und an die richtigen Stellen verteilt. Der Bearbeitungsstatus ist jederzeit nachvollziehbar, Verantwortlichkeiten sind klar geregelt und Dokumente gehen nicht mehr verloren. So lassen sich Reaktionszeiten verkürzen, manuelle Verteilungsschritte reduzieren und die Transparenz über laufende Vorgänge deutlich erhöhen.
Verträge und Fristen managen
Beim Vertragsmanagement zeigt sich besonders deutlich, wie wichtig strukturierte Dokumente für digitale Prozesse sind. Verträge werden zentral abgelegt, versioniert und über definierte Freigabeprozesse gesteuert. Fristen wie Kündigungs- oder Verlängerungstermine werden automatisch überwacht, sodass Risiken durch verpasste Termine minimiert werden. Gleichzeitig sind relevante Verträge jederzeit auffindbar und im Kontext verfügbar, was Abstimmungen beschleunigt und die Rechtssicherheit erhöht.
HR-Unterlagen und digitale Personalakte
Im Personalbereich sorgt die digitale Personalakte dafür, dass alle relevanten Dokumente sicher, strukturiert und rollenbasiert verfügbar sind. Bewerbungsunterlagen, Verträge, Zeugnisse oder Bescheinigungen lassen sich so direkt in HR-Prozesse integrieren, etwa beim On- oder Offboarding. Dadurch sinkt der administrative Aufwand, Prozesse werden schneller und transparenter, und Compliance-Anforderungen lassen sich einfacher erfüllen. Gleichzeitig entsteht eine verlässliche Informationsbasis für die Personalabteilung und Führungskräfte.
So digitalisieren Sie dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen
Ausgangslage klären
Bevor Prozesse digitalisiert werden, braucht es ein klares Bild vom Ist-Zustand. Analysieren Sie, wo aktuell Medienbrüche entstehen, Dokumente manuell weitergegeben werden oder Wartezeiten und Rückfragen den Ablauf bremsen. Erfassen Sie grob die wichtigsten Prozessschritte, die beteiligten Rollen und Dokumententypen mit Fokus auf die größten Reibungsverluste.
Entscheidend ist an dieser Stelle, den realen Dokumentenfluss sichtbar zu machen. Wo kommen die Dokumente an, wie werden sie verarbeitet und wo gehen womöglich Informationen verloren? Grade Ausnahmen wie fehlende Angaben, Vertretungen und Sonderfälle zeigen, wo die Digitalisierung den größten Mehrwert hat.
Ziele und Erfolgskriterien festlegen
Definieren Sie messbare Ziele statt allgemeiner Digitalisierungsabsichten. Typisch sind unteranderem kürzere Durchlaufzeiten, weniger Suchaufwand oder mehr Transparenz bei Zuständigkeiten. Grenzen Sie den Umfang bewusst ein und entscheiden Sie, welche Teams, Dokumente und Anforderungen zum Projekt gehören. Legen Sie außerdem Verantwortlichkeiten fest und priorisieren Sie die wichtigsten Ergebnisse. So entsteht ein realistischer Rahmen, der schnelle Erfolge ermöglicht.
Pilotprojekt definieren
Starten Sie mit einem Prozess, der häufig vorkommt und stark dokumentengetrieben ist – beispielsweise der Rechnungseingang oder Vertragsfreigaben. Wichtig ist, dass der Pilot nicht zu komplex ist und schnell Wirkung zeigen kann. Definieren Sie dabei, wo der Workflow beginnt und endet, welche Rollen involviert sind und welche Ausnahmefälle berücksichtigt werden müssen.
Soll-Prozess und Standards festlegen
Definieren Sie den Prozess mit festen Zuständigkeiten, Routing-Regeln und Übergabepunkten zu anderen Systemen. Ergänzen Sie ein transparentes Statusmodell, das jederzeit einen Überblick bietet, wo ein Vorgang steht. Legen Sie parallel dazu verbindliche Dokumentenstandards fest – Metadaten, Ablage, Berechtigungen, Versionierung und Aufbewahrungsregeln. So entsteht die Basis für eine stabile Automatisierung und die spätere Skalierung.
Evaluation
Übersetzen Sie Ihre Anforderungen in konkrete Kriterien – dazu zählen Integration, Rollen- und Berechtigungsmodelle, der Audit Trail, Skalierbarkeit und Betrieb. Prüfen Sie, wie gut die Lösung in Ihre bestehende Systemlandschaft passt und wie Daten und Dokumente systemübergreifend konsistent bleiben.
Pilotprojekt umsetzen
Setzen Sie den Pilot iterativ um, konfigurieren, testen und optimieren Sie. Arbeiten Sie dabei mit echten Dokumenten und binden Sie die Fachbereiche früh ein. Ergänzen Sie die technische Umsetzung durch kurze, rollenbasierte Schulungen und klare Spielregeln für den Alltag.
Rollout und Skalierung
Überführen Sie die Erkenntnisse des vorherigen Schrittes in Standards und Templates und rollen Sie diese auf weitere Prozesse aus. Messen Sie regelmäßig zentrale KPIs wie Durchlaufzeit, Suchaufwand oder Ausnahmequote und optimieren Sie kontinuierlich. So entsteht aus einem einzigen Workflow Schritt für Schritt eine skalierbare Plattform für digitalisierte Geschäftsprozesse.
Fazit
Geschäftsprozesse werden nicht digital, weil Dokumente digital vorliegen – sondern weil Informationen strukturiert, standardisiert und automatisiert verarbeitet werden. Dokumentenmanagement bildet das Rückgrat der Prozessdigitalisierung: Es schafft Ordnung, etabliert verbindliche Standards und macht Workflows über Abteilungen hinweg automatisierbar. Wer dabei mit einem klar abgegrenzten Pilotprozess startet und schrittweise skaliert, erzielt schnell messbare Effekte und das ohne ein Mammutprojekt.
Häufig gestellte Fragen rund um die Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Welche Geschäftsprozesse lassen sich besonders gut digitalisieren/automatisieren?
Am besten eigenen sich Prozesse mit hohem Dokumenten- und Regelanteil, beispielsweise der Rechnungseingang, Vertragsfreigaben oder der Posteingang. Generell gilt: Besonders schnell wirkt die Digitalisierung dort, wo viele Medienbrüche und Übergaben auftreten.
Wie und wo kann ich am besten mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen anfangen?
Starten Sie mit einem häufig vorkommenden, dokumentenzentrierten Prozess, der Sie aktuell viel Zeit kostet. Definieren Sie ein klares Pilotziel, legen Sie Rollen und Umfang fest und schaffen Sie feste Standards, bevor Sie skalieren.
Was sind typische Hürden bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen?
Klassische Bremsklötze sind Medienbrüche, Datensilos und fehlende Standards. Ohne definierte Regeln für Metadaten, Ablage, Freigaben und Co. bleibt die Automatisierung fragil, und ohne Change-Management wird sie im Arbeitsalltag nicht gelebt.
Wie wähle ich für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen einen passenden Pilot-Workflow und wie umfangreich sollte er sein?
Wählen Sie einen überschaubaren Prozess mit klaren Beteiligten, ausreichend Volumen und einem definieren Start- und Endpunkt. Planen Sie neben dem Standardablauf zwei bis drei der wichtigsten Ausnahmen ein.
Wie messe ich den Erfolg eines neuen Digitalisierungsprojekts?
Bewährt sind KPIs wie Durchlaufzeit, manuelle Touchpoints, Suchaufwand, Rückfragen- und Ausnahmequote. Ergänzend helfen SLA-Einhaltung, First-Time-Right und die Nutzerakzeptanz.
Wie integriere ich neue digitale Workflows in unsere bestehenden ERP/FiBu/HR-Systeme?
Definieren Sie klare Übergabepunkte und ein konsistentes Datenmodell. Entscheidend sind saubere Berechtigungen und eine „Single Source of Truth“ für Dokumente und Status.
Wie hole ich das Team mit an Bord?
Führen Sie Prozesse rollenbasiert ein, schulen Sie Ihr Team praxisnah und machen Sie den Nutzen sichtbar. Key-User, Feedbackschleifen und transparente KPIs sichern dabei die Akzeptanz.
