Überzeugendes Lösungskonzept
Bei der Auswahl des DMS überzeugten DocuWare und der Realisierungspartner mit einem umfassenden Lösungskonzept. Neben der Umsetzung eines zentralen Unternehmensarchivs zur Erfüllung der ISO-Anforderungen zeigte das Konzept auch, wie zahlreiche weitere Anwendungsbereiche durch DocuWare abgedeckt werden können. Nach der Entscheidung im März 2024 wurde das Projekt in nur drei Monaten umgesetzt und ging am 1. Juli live. Das Projekt umfasste drei Kernbereiche: das ISO-Archiv, den Rechnungseingang und die Hauspost.
Mit dem DMS wurde das zentrale Unternehmensarchiv für alle relevanten Dokumente eingerichtet. Bei der Archivierung stehen den Nutzern Auswahllisten mit Daten aus SAP Business One zur Verfügung. Diese Vorgehensweise gewährleistet, dass die eingegebenen Daten bereits bei der Archivierung validiert werden, wodurch Tippfehler oder uneinheitliche Bezeichnungen vermieden werden. Einheitliche Strukturen und zentral vorgegebene Daten sorgen für eine unternehmensweite „Datenhygiene“.
Klar definierte Prozesse
Das mit DocuWare realisierte Informationssicherheits-Managementsystem umfasst im Wesentlichen Vorlagen, Betriebshandbücher, Richtlinien, Prozessbeschreibungen und Handlungs-/Verfahrensanweisungen. Alle informationssicherheitsrelevanten Dokumente werden im ISO-Archiv abgelegt. Durch prozesssteuernde Metadaten, etwa „Prozessverantwortlicher“ oder „Wiedervorlagedatum“, wird ein Überprüfungsprozess initiiert. Zum festgelegten Wiedervorlagedatum erhalten die Prozessverantwortlichen die von ihnen verantworteten ISO-Dokumente, können diese auschecken, eigenständig überarbeiten oder an definierte Personen zur Überarbeitung weiterleiten und in aktualisierter Version wieder einchecken. Neu archivierte oder aktualisierte Dokumente werden über einen definierten Benutzerkreis freigegeben, der mithilfe eines Workflows über Änderungen informiert wird. Gleichzeitig kann eine Bestätigung der Kenntnisnahme von den betroffenen Nutzern eingefordert werden. Dieses System sorgt für eine transparente und sichere Gestaltung der Prozesse und gewährleistet die Einhaltung hoher Qualitätsstandards.
Im Rahmen des Digitalisierungsprojekts wurde auch die gesamte Hauspost integriert. Eingehende Briefe werden mit Multifunktionsgeräten digitalisiert, archiviert und verteilt. E-Mails werden über das Modul „Connect to Outlook“ in das DMS übertragen.
Ein weiterer Schwerpunkt des Projekts war die Digitalisierung der Eingangsrechnungen und deren Bearbeitung durch einen Prüf- und Freigabeworkflow. Rechnungsdaten werden dabei automatisch indexiert, auf rechnerische Korrektheit geprüft und im Abgleich mit den SAP-Stammdaten auch die USt-ID bzw. die Steuernummer validiert. Für die sachliche Prüfung werden die Rechnungen in einen Workflow überführt und den Kostenstellen zugeordnet. Nach der Freigabe stehen sie zur Buchungsübernahme im SAP-System bereit. Die klar strukturierte Rechnungsprüfung ist eine wichtige Komponente des internen Kontrollsystems.
