Die Einführung des DMS im Mai 2020 lief schnell und problemlos. Gleich in der ersten Woche wurden alle Abteilungen in Bitsch und auch die Geschäftsstelle in Martinach in den Workflow zur Rechnungsprüfung eingebunden. Dank der intuitiven Bedienung des Systems kamen die Mitarbeiter sofort mit dem neuen Ablauf des mehrstufigen Freigabeprozesses zurecht. Heute werden alle eingehenden Rechnungen im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Etwa die Hälfte davon schicken Lieferanten bereits per E-Mail, sie werden per Drag & Drop in DocuWare archiviert. Papierrechnungen werden gescannt, verschlagwortet im Buchhaltungsprogramm eingebucht, dem Sachbearbeiter oder der Abteilung zugeteilt und archiviert. Damit startet der Workflow. Die Rechnung erscheint in der Aufgabenliste des zuständigen Sachbearbeiters bzw. der Sachbearbeiterin zur Prüfung. Im Wareneinkauf beispielsweise kontrolliert dieser bei Rechnungen von Großlieferanten genau, ob Mengen, Preise und vereinbarte Konditionen stimmen. Danach wird die Rechnung – je nach festgelegtem Freigabelimit – automatisch an den Abteilungsleiter und den Geschäftsführer weitergeleitet, der sie prüft und freigibt. Anschließend erscheint sie dann in der Buchhaltungssoftware automatisch als freigegeben und wird dann in den folgenden Zahlungslauf aufgenommen.
Transparenz ist gewährleistet
Durch den Workflow ist die Rechnungsprüfung nun sehr viel schneller und transparenter geworden. „Ich kann nun sofort nachvollziehen, wer wann eine Rechnung freigegeben hat oder auch nicht“, so der Finanzchef. Er schätzt auch, dass durch die bequeme Volltextsuche jeder berechtigte Mitarbeiter sehr schnell auf Belege zugreifen kann, zum Beispiel, um bei einer Kundenanfrage einen Lieferanten für ein bestimmtes Produkt zu finden oder um für die Qualitätsabteilung einen Überblick über den monatlichen Stromverbrauch zu erhalten. „Wir finden Belege in Sekundenschnelle, ohne dass dafür jemand ins Archiv laufen und die Dokumente aus Ordnern heraussuchen muss“, ist Roland Steiner zufrieden. Insgesamt sparen die Mitarbeiter bei Ablagen, Rechnungsfreigaben und Recherchen geschätzte zehn Arbeitsstunden pro Woche, die sie nun für andere Aufgaben nutzen können. „Das Investment in DocuWare hat sich bereits gelohnt“, sagt der Finanzchef.
Wöchentlich werden heute rund zehn Arbeitsstunden eingespart
Ein Vertragsmanagement steht kurz vor der Einführung. Vom Liefervertrag der Milchbauern bis zu den Wartungsverträgen für die LKWs werden dann hunderte Verträge gescannt und archiviert. Mit DocuWare lassen sie sich in Zukunft effizient bearbeiten, versionieren und verwalten.
