Lösungen
Produkte
Ressourcen
Partner
Kostenfreie Demo

Referenz: Lebensmittel

Finden Sie weitere Kundenreferenzen

Die Walker Gruppe im Kanton Wallis hat sich als Handelsbetrieb und traditionsreicher Käseproduzent in der Schweiz einen guten Namen gemacht. In der Verwaltung sorgt ein Dokumentenmanagement-System bei der Rechnungsprüfung für Zuverlässigkeit und Transparenz.

Bei der Walker Gruppe, einem Handelsbetrieb und Käseproduzenten im Wallis, war die Rechnungsprüfung früher ein zeitraubender Prozess. Heute profitieren alle Abteilungen des Schweizer Familienunternehmens von einem DMS, das für effiziente Arbeitsabläufe in der Verwaltung sorgt.

„Für den Rechnungsfreigabeprozess wollten wir mehr Verlässlichkeit und Nachvollziehbarkeit. In der herkömmlichen Form mit Papier war das nur mit erheblichem Aufwand möglich“, sagt Roland Steiner, CFO beim Lebensmittelgroßhändler und traditionsreichen Käseproduzent. Das Familienunternehmen mit Sitz in Bitsch und Geschäftsstellen in Zermatt und Martinach beliefert Hotels und Restaurants ebenso wie Großküchen in Spitälern und Heimen sowie den Detailhandel mit rund 9000 verschiedenen Produkten. Eine gut funktionierende Logistik sorgt für zuverlässige Lieferung – auch an entlegene Berggastronomie. Die Prüfung der Eingangsrechnungen von rund 150 Lieferanten und über 200 Dienstleistern war früher ein papierlastiger Prozess mit vielen manuellen Freigaben. Fehler waren deshalb nicht immer zu vermeiden.

Mit dem Umstieg auf das neue Buchhaltungssystem Sage 200 fiel deshalb die Entscheidung, ein Dokumentenmanagement-System einzuführen. „Sowohl für die Archivierung der Belege als auch für den Freigabeprozess wollten wir den neuesten Stand der Technik nutzen“, sagt Finanzchef Steiner. Ein erstes Argument für DocuWare war die Schnittstelle zu Sage 200. Überzeugt hat aber die Präsentation des DocuWare-Partners, erklärt Roland Steiner: „Wir haben gesehen, dass sich das System genau nach den Bedürfnissen unseres Unternehmens maßschneidern lässt.“ 

Land:
Schweiz
Branche:
Lebensmittel
Abteilung:
Finanzbuchhaltung |Marketing |Vertrieb |Einkauf / Beschaffung |Produktion |Geschäftsführung |Fuhrparkmanagement
Deployment:
On-Premises
Integration:
Sage

Mit dem DMS konnten wir unsere Kreditorenbuchhaltung weitestgehend digitalisieren, ohne dass sich die gewohnten Arbeitsabläufe grundsätzlich verändert haben. Da das System intuitiv zu bedienen ist, konnten die Mitarbeiter sofort damit arbeiten.

Roland Steiner
CFO, Walker Gruppe, Bitsch (Schweiz)

Die Einführung des DMS im Mai 2020 lief schnell und problemlos. Gleich in der ersten Woche wurden alle Abteilungen in Bitsch und auch die Geschäftsstelle in Martinach in den Workflow zur Rechnungsprüfung eingebunden. Dank der intuitiven Bedienung des Systems kamen die Mitarbeiter sofort mit dem neuen Ablauf des mehrstufigen Freigabeprozesses zurecht. Heute werden alle eingehenden Rechnungen im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Etwa die Hälfte davon schicken Lieferanten bereits per E-Mail, sie werden per Drag & Drop in DocuWare archiviert. Papierrechnungen werden gescannt, verschlagwortet im Buchhaltungsprogramm eingebucht, dem Sachbearbeiter oder der Abteilung zugeteilt und archiviert. Damit startet der Workflow. Die Rechnung erscheint in der Aufgabenliste des zuständigen Sachbearbeiters bzw. der Sachbearbeiterin zur Prüfung. Im Wareneinkauf beispielsweise kontrolliert dieser bei Rechnungen von Großlieferanten genau, ob Mengen, Preise und vereinbarte Konditionen stimmen. Danach wird die Rechnung – je nach festgelegtem Freigabelimit – automatisch an den Abteilungsleiter und den Geschäftsführer weitergeleitet, der sie prüft und freigibt. Anschließend erscheint sie dann in der Buchhaltungssoftware automatisch als freigegeben und wird dann in den folgenden Zahlungslauf aufgenommen.

Transparenz ist gewährleistet

Durch den Workflow ist die Rechnungsprüfung nun sehr viel schneller und transparenter geworden. „Ich kann nun sofort nachvollziehen, wer wann eine Rechnung freigegeben hat oder auch nicht“, so der Finanzchef. Er schätzt auch, dass durch die bequeme Volltextsuche jeder berechtigte Mitarbeiter sehr schnell auf Belege zugreifen kann, zum Beispiel, um bei einer Kundenanfrage einen Lieferanten für ein bestimmtes Produkt zu finden oder um für die Qualitätsabteilung einen Überblick über den monatlichen Stromverbrauch zu erhalten. „Wir finden Belege in Sekundenschnelle, ohne dass dafür jemand ins Archiv laufen und die Dokumente aus Ordnern heraussuchen muss“, ist Roland Steiner zufrieden. Insgesamt sparen die Mitarbeiter bei Ablagen, Rechnungsfreigaben und Recherchen geschätzte zehn Arbeitsstunden pro Woche, die sie nun für andere Aufgaben nutzen können. „Das Investment in DocuWare hat sich bereits gelohnt“, sagt der Finanzchef.

Wöchentlich werden heute rund zehn Arbeitsstunden eingespart 

Ein Vertragsmanagement steht kurz vor der Einführung. Vom Liefervertrag der Milchbauern bis zu den Wartungsverträgen für die LKWs werden dann hunderte Verträge gescannt und archiviert. Mit DocuWare lassen sie sich in Zukunft effizient bearbeiten, versionieren und verwalten. 

Durch den Workflow können wir den Rechnungs-Freigabeprozess maßgeschneidert und stufengerecht digital abwickeln und die einzelnen Schritte genau zurückverfolgen. Diese Verlässlichkeit ist von großem Vorteil.

Möchten Sie Ihr Unternehmen digitalisieren?

Fordern Sie Ihre kostenlose, personalisierte Demoversion von DocuWare an und entdecken Sie, wie Dokumenten-Management und Workflow-Automation die digitale Transformation Ihres Unternehmens vorantreiben können.

Vereinbaren Sie noch heute eine Präsentation