Prozesse rund um die Fahrzeugakte
Im Zentrum des Vertriebsprozesses steht die Fahrzeugakte, die früher als Papierakte von einem Arbeitsplatz zu einem anderen getragen wurde und heute in DocuWare elektronisch vorliegt. Alle ein Fahrzeug betreffenden Unterlagen – Kaufvertrag, Kalkulationen, Finanzierungs- und Leasingverträge, Datenschutzerklärungen, Selbstauskunft und vieles mehr – werden von den Verkaufsassistenzen an den verschiedenen Standorten eingescannt; dafür hat das Autohaus zehn Epson-Scanner DS-790WN angeschafft.
Die Fahrzeugakte wird zur Prüfung an die jeweilige Verkaufs- bzw. Betriebsleitung weitergeleitet. Bei Rückfragen geht sie zurück an den oder die Verkäufer:in, um korrigiert oder vervollständigt zu werden. Wenn alles in Ordnung ist, wird die Akte weitergegeben an die Disposition, damit das Fahrzeug bestellt oder – bei Wagen aus dem eigenen Bestand – bereitgestellt werden kann. Danach geht der Workflow zurück zur Verkaufsassistenz, bis das Auto abholbereit ist, von dort wieder zur Disposition, wo die Rechnungsstellung mit dem Dealer Management System ECAROS erfolgt. Anschließend wird im Controlling geprüft, ob alles vorhanden und in Ordnung ist, bevor die Akte im digitalen Archiv abgelegt wird.
Vollständigkeitscheck für Verträge
Durch die direkte Verfügbarkeit aller Unterlagen spart das DMS dem Autohaus viel Zeit, etwa bei Fragen zu einem Verkaufsvorgang, wie zum Beispiel, ob im Leasingvertrag die vom Kunden gewünschte Anhängerkupplung berücksichtigt ist. Für solche Fragen seien früher beim Suchen in den Papierunterlagen grob gerechnet im Schnitt zehn bis fünfzehn Minuten pro Auto aufgewendet worden, schätzt Schubert. Aufs Jahr gerechnet sind das bei 2500 Fahrzeugen 60-70 Arbeitstage. Neben Zeiteinsparungen besteht für Schubert der Hauptnutzen jedoch in der Qualitätssteigerung. Es gebe jetzt ein effektives Controlling: Verträge werden auf Vollständigkeit geprüft, Ausreißer kommen nicht mehr vor. Für den Vertrieb bedeutet dies Sicherheit und Entlastung von Papierarbeit, wodurch das Arbeitsumfeld verbessert und damit die Basis für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden sowie am Ende der Kundschaft gelegt wird. Der nächste Prozess – Rechnungseingang – ist bereits im Test und soll Anfang 2024 unternehmensweit live gehen.