Procesos más ágiles y rápidos

Con DocuWare el archivado en papel llega a su fin, tanto es así que ya no es necesario un archivo físico, y la antigua sala de archivo se podrá desmantelar gradualmente. Pero aún más importante es la simplificación del trabajo que garantiza un sistema DMS en una organización descentralizada, como por ejemplo, en el proceso de control de facturas entrantes, que a menudo se reciben por correo electrónico. Con DocuWare los documentos se trasladan a un compartimento de facturas entrantes, verificadas y con el «ok to pay». A continuación, se lleva a cabo un control en base al principio de «cuatro ojos» una vez que la factura ha sido trasladada al compartimento de entrada de Contabilidad para ser abonada. Una vez allí, después de la asignación de cuentas y del pago, finalmente se indexa y se almacena, completando así un proceso claramente estructurado y seguro.

La ventaja decisiva para la empresa que opera descentralizadamente consiste en que ahora todas las oficinas pueden acceder a los documentos almacenados de manera centralizada en el archivo documental. El tiempo de búsqueda se ha reducido considerablemente y el constante envío de faxes y correos electrónicos entre las oficinas ya no es necesario, por lo que los procesos son más rápidos y sencillos. La contable valora el archivado de recibos a prueba de revisiones. Los 12 trabajadores se han familiarizado muy rápido con el sistema DMS gracias a su facilidad de manejo.

Un gran salto hacia delante a través de la COVID-19

DocuWare ha podido garantizar a los suizos una explotación impecable, incluso durante el confinamiento. «Al principio, solo se buscaba un archivo electrónico equivalente al físico. Sin embargo, la crisis del coronavirus surgida poco después de la implementación del DMS ha contribuido a que la empresa pudiese dar un gran paso en muy poco tiempo hacia la automatización de procesos y al trabajo sin papel gracias al apoyo profesional del partner de DocuWare.