Otras facturas se traspapelaron. Consultas desagradables por parte de los proveedores o recordatorios de pago, por lo tanto, estaban a la orden del día. Para evitar más discusiones, el gerente comenzó a buscar una solución de gestión documental. Se necesitaba un sistema que fuese independiente del ERP, ya que las sucursales internacionales de la empresa utilizan sistemas informáticos diferentes. DocuWare Cloud ganó muchos puntos en el proceso de selección por ser un sistema abierto y flexible. Al mismo tiempo, el Partner de DocuWare convenció con su amplia experiencia en integraciones. De esta manera, el Grupo ILB recibía el análisis, el concepto, la configuración y el lanzamiento de una sola fuente.
Contabilizar y pagar con un sólo clic
Los documentos, que hoy se reciben principalmente en formato electrónico, se recogen primero en una bandeja de entrada central. Un algoritmo basado en Kofax los clasifica y lee la información de indexación correspondiente, en el caso de las facturas hasta las líneas individuales. Al mismo tiempo, se añaden otros datos, como la asignación de costes a los presupuestos internos o las cuentas contables. A continuación, los documentos se transfieren a DocuWare y se almacenan en el archivador digital. Si consta una referencia de pedido, las facturas se autorizan automáticamente. Para ello, DocuWare compara la factura con los datos de pedidos pendientes de Navision y las aprueba en caso de coincidencia. Al mismo tiempo, el sistema transfiere toda la información contable al ERP para que el personal de contabilidad pueda visualizar, contabilizar y abonar las facturas con un solo clic. Si no consta ninguna referencia de pedido, las facturas aparecerán en una lista y serán comprobadas mediante dos pantallas: a la izquierda, el sistema ERP con los datos transferidos desde DocuWare, a la derecha la factura digital del archivador central.
Ahorro de costes con el equipo original
Desde la introducción de DocuWare, ya no se pierde ninguna factura. Una vez que los documentos están en el archivador central, se pueden consultar fácilmente y en cualquier momento. Ya sea mediante la función de búsqueda o mediante un botón digital directamente desde Navision, Exact o Transfusion. Gracias a la integración en los sistemas informáticos existentes, incluso aquellos trabajadores que sólo necesitan acceder a las facturas en ocasiones puntuales pueden consultarlas con un solo clic â sin tener que recurrir a sus compañeros de otros departamentos. Lo mismo ocurre con los auditores externos durante el cierre del ejercicio. Al contar con un acceso de lectura, pueden realizar su trabajo de forma virtual. Como DocuWare además controla los procesos internos, los plazos de pago se cumplen fácilmente, y los recordatorios de pago ya son una excepción. La empresa incluso ahorra en otras áreas: debido a que la contabilización sólo lleva unos segundos gracias a la lectura automática, el departamento de contabilidad ha podido mantener la plantilla original sin tener que contratar más personal â a pesar de un volumen de negocio incrementado. De este modo, la automatización de procesos con DocuWare contribuye a una estructura empresarial de bajo coste.
