¡Tu firma es necesaria! Puede que estés certificando que has aceptado las condiciones de un acuerdo, solicitando un pasaporte o dando permiso a tu hijo para ir de excursión. Lo más probable es que no acudas en persona, pongas el bolígrafo sobre el papel y firmes. Esta entrada del blog explicará cuándo es necesario este tipo de firma, explorará los tipos de firmas electrónicas que pueden sustituirla y explicará cuándo se utiliza cada una.
Indice
1. ¿Qué es una firma húmeda?
2. ¿Cuáles son las limitaciones de la firma húmeda?
3. ¿Qué es una firma electrónica?
4. ¿Son lo mismo una firma electrónica y una digital?
5. Los 3 tipos de firma electrónica
5.1 ¿Qué es una firma simple?
5.2 ¿Qué es una firma avanzada?
5.3 ¿Qué es una firma reconocida?
6. Leyes españolas que regulan el uso de la firma electrónica
7. ¿Cómo se puede combinar la firma electrónica con los flujos de trabajo automatizados?
8. Ventajas del uso de la firma electrónica
9. Firma electrónica con DocuWare
¿Qué es una firma húmeda?
Para "firmar en húmedo" un documento, utilizas un bolígrafo sobre un trozo de papel. El término "húmedo" se refiere a que la tinta sobre el papel necesita tiempo para secarse. A lo largo de la historia, la gente también ha utilizado diversos métodos, como sellos, sellos personales o huellas dactilares, para crear el equivalente de una firma húmeda. Este tipo de firma se consideró en su día la forma estándar de firmar documentos legales. Se pensaba que las firmas húmedas ofrecían más garantías de que el contrato o acuerdo se completaría y tramitaría, ya que los firmantes estaban allí en persona.
Aunque las firmas electrónicas se aceptan como legalmente válidas en la mayoría de los casos, sigue habiendo ciertas situaciones, como testamentos, fideicomisos, adopciones y procedimientos de divorcio, en las que se requieren firmas húmedas. Además, la firma húmeda es necesaria para las firmas ante notario cuando se realizan en persona con testigos que confirman su validez. Sin embargo, en respuesta a la situación vivida durante el covid, muchos entes gubernamentales promulgaron leyes y actualizaron normativas para permitir la certificación notarial y otros procedimientos, de manera digital.
Una firma húmeda puede escanearse y enviarse por correo electrónico en formato electrónico. Sin embargo, requiere medidas de seguridad como una contraseña única y encriptación durante la transmisión para demostrar su integridad. En muchas jurisdicciones, las firmas húmedas escaneadas tienen reconocimiento legal cuando adoptas estas medidas de seguridad.
¿Cuáles son las limitaciones de la firma húmeda?
En las empresas, utilizar firmas húmedas para aprobaciones, contratos y acuerdos lleva mucho tiempo y es costoso.
Los problemas asociados a las firmas húmedas son:
- Todos los firmantes deben estar reunidos en un mismo lugar, o el documento debe enviarse por correo postal o como archivo adjunto en un correo electrónico.
- Suponen un riesgo para la seguridad porque pueden falsificarse o alterarse fácilmente.
- Si se dejan en el escritorio de alguien para que pueda acceder a ellos personal no autorizado.
- No hay visibilidad en el proceso para ver si el documento se ha recibido y firmado.
- Los documentos firmados en papel pueden perderse, archivarse incorrectamente o ser destruidos por un desastre natural o provocado por el hombre.
- Los documentos en papel no se pueden buscar.
- Almacenar documentos físicos requiere espacio de oficina o almacenamiento externo.
¿Qué es una firma electrónica?
Firma electrónica es un término general que describe cualquier firma que se transmita electrónicamente, ya sea escrita en persona en una tablet, indicada marcando una casilla, entregada mediante un sello protegido por contraseña o proporcionada por un servicio como los partners tecnológicos de DocuWare, DocuSign o Validated ID, que también son proveedores de servicios de confianza (TSP).
Las firmas electrónicas pueden utilizar una imagen digital, un símbolo o una clave aritmética. Se caracterizan por ser simples, avanzadas y reconocidas. Las firmas simples se utilizan cuando la seguridad y la confirmación de la identidad del firmante no son prioritarias.
Las firmas avanzadas y reconocidas se utilizan cuando necesitas demostrar que la persona que proporciona la firma consiente las condiciones que se exponen en el documento que está firmando, validar la autenticidad de un documento y confirmar la identidad del firmante. Además de ofrecer seguridad y facilidad de almacenamiento y recuperación, las firmas electrónicas permiten firmar a distancia, siempre que se tenga acceso a la red.
¿Son lo mismo una firma electrónica y una digital?
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Una firma digital es un tipo de firma electrónica. Aunque los términos pueden utilizarse indistintamente, esto es engañoso. Las firmas digitales utilizan algoritmos complejos, claves digitales públicas y privadas y certificados supervisados por TSP para autenticar la identidad del firmante y garantizar la integridad del documento.
Los 3 tipos de firma electrónica
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Las firmas electrónicas se clasifican en simples, avanzadas y reconocidas. La diferencia más importante entre ellas es el nivel de seguridad que ofrece cada una.
¿Qué es una firma simple?
El nombre tecleado en un correo electrónico, marcar una casilla en un formulario web o firmar un envío en un dispositivo móvil son ejemplos de firma simple. Con una firma simple, no hay pruebas de quién firmó el documento. Basta con saber la dirección de correo electrónico del firmante o que recibió un código de acceso único antes de firmar. Otras técnicas de autenticación incluyen el uso de un identificador corporativo, una contraseña o un PIN enviado a una dirección de correo electrónico o a un teléfono móvil. Por ejemplo, un sello de firma puede estar protegido por contraseña para que sólo pueda utilizarlo el firmante autorizado.
Las firmas simples son ideales para aprobaciones y autorizaciones internas. Por ejemplo, cuando un especialista en RRHH autoriza las vacaciones de un empleado o la aprobación de una factura u orden de compra. También puedes utilizarlas para aprobaciones de presupuestos o gastos, o para situaciones como apuntarse a una salida de empresa, confirmar que un empleado ha leído el manual del empleado y hacer un seguimiento de las certificaciones internas.
Las firmas simples no siempre requieren la creación de datos adicionales para verificar la identidad y la autenticidad. Son informales y se utilizan cuando existe un riesgo menor de que se cuestione su validez legal.
¿Qué es una firma avanzada?
Una firma avanzada se cifra mediante la clave privada del remitente, que proporciona un TSP cualificado. Los datos de la clave se codifican para que sólo la persona designada pueda firmar el documento. La firma también se marca con la hora en que se firmó el documento. El archivo original y la firma digital se envían al destinatario.
La autenticación en dos factores del firmante (como la respuesta a un correo electrónico o un texto) es suficiente para validar una firma avanzada. Las firmas biométricas, que pueden utilizarse para firmar en persona, también están en la categoría avanzada.
La firma avanzada se utiliza mucho en los contratos comerciales del sector B2B. Este tipo de firma ofrece un nivel moderado de prueba documental.
¿Qué es una firma reconocida?
Con una firma reconocida, además del cifrado de la clave, la identidad del firmante se confirma mediante un certificado depositado en un TSP. Este tipo de firma electrónica garantiza que el documento no ha sido manipulado porque el certificado digital autentifica la identidad del firmante. Los certificados reconocidos son almacenados por el TSP y pueden recuperarse en cualquier momento.
Este proceso de autenticación multifactor crea una trazabilidad de auditoría adjunta a cada firma electrónica reconocida. Esta es una de las formas en que puede ayudar un sistema de gestión de documentos, cuando el documento firmado y un registro de la transacción se archivan con todas las medidas de seguridad correspondientes. Con algunas excepciones, una firma reconocida se considera equivalente a una firma manuscrita y ofrece el máximo nivel de prueba documental.
La firma reconocida tiene pleno valor jurídico y garantiza la fuerza ejecutiva de un documento. Puede utilizarse para firmar electrónicamente cualquier contrato, documento o transacción, como contratos laborales y mercantiles, contratos bancarios, actualización de datos bancarios y pólizas de seguros.
Leyes españolas que regulan el uso de la firma electrónica
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La Ley 6/2020 nace como complemento del Reglamento eIDAS para eliminar irregularidades y equiparar aspectos de los servicios electrónicos de confianza. Además la Ley Orgánica 3/2018 sobre Protección de Datos Personales, recoge el deber de la confidencialidad. Por su parte se destaca también la Ley 39/2015, que establece el uso de la firma electrónica en trámites con la Administración.
¿Cómo se puede combinar la firma electrónica con los flujos de trabajo automatizados?
Los flujos de trabajo automatizados creados dentro de un sistema de gestión de documentos proporcionan un proceso estructurado para gestionar los documentos que requieren firma, junto con las ventajas de la transparencia, la verificación de la identidad y una sólida seguridad.
Estableces reglas precisas para el tratamiento del documento que se va a firmar y defines los activadores que lanzan un flujo de trabajo, como el cierre de una venta, la incorporación de un nuevo cliente o la fecha de renovación de un contrato. Todos los participantes internos pueden ver el progreso del proceso de firma y saber qué pasos se han completado y cuáles están pendientes.
Las capacidades de un TSP como Validated ID o DocuSign pueden integrarse perfectamente en un flujo de trabajo de gestión de documentos cuando se necesite una firma avanzada o reconocida.
Ventajas del uso de la firma electrónica
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Las capacidades de firma electrónica deben formar parte de todo esfuerzo por digitalizar y mejorar los procesos.
Entre sus ventajas se incluyen:
- Mayor seguridad que reduce el riesgo de falsificación o manipulación y crea registros electrónicos seguros.
- Recogida más rápida de firmas para agilizar la gestión de contratos, la administración interna y la comunicación con clientes, socios y proveedores.
- Captura automatizada de datos y creación de un registro de auditoría para cada documento.
- La posibilidad de revisar, firmar y devolver documentos desde casi cualquier dispositivo, en cualquier momento.
- Mejor mantenimiento de registros mediante un seguimiento, auditoría, almacenamiento y recuperación más eficientes.
- Ahorro de papel, franqueo, tiempo y otros recursos.
Firma electrónica con DocuWare
- Transfiere automáticamente documentos con firmas avanzadas y reconocidas entre el sistema de gestión de documentos, el TSP y los firmantes.
- Aprovecha al máximo la tecnología de firma electrónica mejorando los procesos remotos, aumentando la seguridad y agilizando el cumplimiento de la normativa.
- Notifica a las partes interesadas por correo electrónico cuándo un documento está disponible para su firma.
- Habilita el control de versiones para asegurarte de que tienes archivado el documento con la firma en su versión definitiva.
- Utiliza firmas simples junto con formularios electrónicos cuando probar la identidad del firmante no sea crítico.
- Recopila firmas electrónicas para un documento de todos los firmantes relevantes desde un flujo de trabajo.
- Entrega los contratos a los firmantes en cuestión de minutos para minimizar los retrasos.
- Guarda el documento firmado a prueba de auditorías en el archivador de documentos.
¿Preparado para hacer el cambio? DocuWare ofrece la opción de utilizar firmas electrónicas simples, avanzadas y reconocidas, junto con flujos de trabajo automatizados y formularios electrónicos.
