Un buen sistema de gestión de documentos aporta eficacia al departamento de Contabilidad. Desde el punto de vista técnico, se trata de una gestión documental electrónica moderna, si bien en el pasado bastaban varios procesos y sistemas para la administración de documentos de contabilidad, como la gestión de material en papel o de registros. Todavía hoy muchos contables tienen que trabajar con semejantes reliquias, ya sea porque la empresa aún no cuenta con un sistema de gestión documental o porque no lo utiliza.
Sin embargo, un sistema de gestión documental en el departamento de Contabilidad no solo ahorra dinero contante y sonante, sino que gracias a la rápida tramitación de las facturas se aprovechan más descuentos, y se originan menos gastos de reclamación y recargos por demora. Asimismo, el software se ocupa de que los contables no tengan que recopilar durante semanas los documentos necesarios para posibles auditorías o controles fiscales: con un sistema de gestión documental electrónico, se dispone de todos los documentos al instante. Además, todos los documentos están protegidos frente a accesos no autorizados y, gracias a los dispositivos de recuperación de desastres del departamento de TI, frente a la pérdida irreparable, incluso en caso de incendio, inundaciones u otras catástrofes. Y todo esto ya no es trabajo de los contables.
La implantación de la gestión documental electrónica por sí sola sigue siendo insuficiente para una contabilidad eficaz y moderna, puesto que en la práctica diaria se repiten los típicos errores. La culpa la tienen principalmente la introducción manual de datos y unos procesos empresariales mal definidos o sin definir.
A pesar de todos los automatismos de gestión documental existentes, la introducción manual de datos para la gestión de documentos de contabilidad tiene dos motivos: una base de datos incompleta o procesos empresariales deficientes. Ambos son tan perjudiciales como innecesarios. La base de datos incompleta se debe a una falta de historial (ahora como antes en archivador de documentos en papel); el escaneado y digitalizado incompletos se pueden atribuir a los documentos que siguen llegando impresos o a sistemas de TI mal integrados, como las aplicaciones comerciales.
Los contables son quienes deben cubrir estas deficiencias mediante la introducción de datos que copian de cartas, listas impresas, archivos Excel u otras aplicaciones como el sistema de gestión de materiales. No es solo un trabajo tedioso y enervante, sino que además exige mucho tiempo, está sujeto a errores y resulta costoso.
Una digitalización de los documentos entrantes y de los archivadores antiguos sería de gran ayuda. La introducción manual de datos pasa a ser del todo innecesaria cuando el software de contabilidad se integra con el sistema de gestión documental. De este modo, se puede importar automáticamente toda la información relevante.
Los procesos empresariales mal definidos también son muy contraproducentes en un departamento de Contabilidad bien estructurado. Como consecuencia, algunos documentos no se pueden procesar y archivar automáticamente, de modo que el contable debe asignar el centro de costes correcto de forma manual... por no hablar de la dificultad de encontrar documentos antiguos. Todo ello hace que una contabilidad bien organizada dependa de personas individuales y obstaculiza el correcto desarrollo de los procesos.
Ahora bien, si los procesos empresariales se reproducen de forma completa y correcta en los flujos de trabajo del sistema de gestión documental, se automatizan el archivado y la documentación de todos los procesos relevantes en contabilidad. De esta forma, por ejemplo, los flujos de trabajo garantizan que para cada factura haya los controles y autorizaciones requeridos mediante el reenvío de los documentos a las personas correspondientes. Asimismo, todo el proceso queda documentado en los certificados de comprobación generados automáticamente. Así, ante cualquier eventual auditoría, la empresa puede demostrar sin problemas que cumple los requisitos.
