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Casos de éxito: Producción

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Bombardó comercializa tejidos exclusivos a diseñadores y confeccionistas en todo el mundo. Un sistema de gestión documental basado en la nube apoya a la empresa catalana en todas las áreas del negocio.

Josep Bombardó lleva la empresa textil del mismo apellido ya en tercera generación. En 1943, su abuelo empezó a fabricar tejidos con marca propia en Sabadell. La sede se ha mantenido, pero el negocio ha ido cambiando en los últimos años. Hoy, la empresa está especializada en tejidos exclusivos de alta calidad que se comercializan a diseñadores, confeccionistas y atelieres en todo el mundo. Un gestor documental basado en la nube colabora con los 20 empleados, que han encontrado cada vez más posibilidades de uso en la solución.

Hace tiempo que la empresa familiar ha ido buscando maneras para archivar sus recibos electrónicamente. Una gran parte de la documentación comercial ya se digitalizaba antes, para luego guardarse en carpetas Windows, sin embargo, ésto no fue suficiente al encontrarse con los típicos problemas de los sistemas de carpetas, como dificultades de acceso por varios usuarios o el riesgo de asignar los derechos correctos de edición y eliminación. La nueva ley de protección de datos, así como la falta de seguridad en el archivado de documentos de recursos humanos – entonces aún en formato papel – hizo que la Dirección de la empresa buscara una solución más profesional para el archivado.

País:
España
Sector industrial:
Producción
Departamento:
En toda la empresa
Implementación:
Cloud
Integración:
Sage Logic Control

Al principio pensábamos en usar el sistema como un simple archivador digital, para cumplir con las normativas legales. Desde entonces descubrimos varias posibilidades adicionales en DocuWare y hoy en día, ahorramos mucho tiempo y dinero. Si algun empleado tiene que quedarse en casa por el motivo que sea, es posible que trabaje remotamente igual como si estuviera en la oficina. Gracias a DocuWare Cloud puede acceder a toda la información, lo que nos da muchísima flexibilidad.

Josep Bombardó
Director Financiero, Bombardó, Sabadell (España)

Fue a través de un e-mailing de un partner autorizado que la empresa se fijó en DocuWare, avalado por una recomendación paralela e independiente de la empresa que presta el servicio informático. La primera reunión con el partner autorizado de DocuWare dejó claro que la solución prestaría muchos más servicios que un simple archivador digital ya que con ella sería posible optimizar todo tipo de procesos que hasta entonces eran manuales y largos. Pocos días después de la primera presentación, Bombardó tomó la decisión a favor de DocuWare Cloud, que ofrece todas las funcionalidades con un inicio muy rápido y sin grandes preparaciones. 

Paso a paso se amplió a toda la empresa

A pesar de las ganas de empezar lo antes posible, la empresa optó por un plan estructurado de implementación, empezando con un archivador digital de compras que más adelante fue complementado por un flujo de tareas automatizado para aprobar las facturas de proveedores. En este proceso, DocuWare capta los datos de indexación desde los mismos recibos, archiva las facturas y las envía a diferentes usuarios. Los empleados documentan cada paso en el proceso de tramitación mediante unos sellos digitales que se aplican igual como en papel. Después de este primer proceso, la empresa expandió poco a poco el uso de la solución, esta vez a todos los demás documentos que se gestionan en contabilidad – como documentación bancaria o recibos de pagos – ya se archivan también en DocuWare. El archivador de Recursos Humanos no solo contiene los expedientes del personal, sino también todas las nóminas. Gracias a las funciones de notificación integradas las nóminas se distribuyen vía e-mail y de forma individual a cada miembro de la plantilla. De la misma manera se pueden consultar en el archivador correspondiente siempre que se requiera – cumpliendo en todo momento con la normativa vigente. El archivador comercial alberga los recibos relacionados con clientes, tales como pedidos y facturas de venta. Además, este archivador está conectado con el sistema de gestión Sage Logic Control: los documentos creados en Sage se guardan automáticamente en el archivador Cloud, y se mandan desde allí al cliente final. Asimismo, DocuWare hace uso de la base de datos de Sage durante el archivado de documentos entrantes, indexándolos con los propios datos que Sage tiene de los clientes.

Trabajar de forma eficiente en la oficina o desde casa

Los beneficios más importantes que la empresa familiar saca del uso de DocuWare son la seguridad y el ahorro de tiempo. Los requisitos legales se cumplen sin esfuerzos adicionales y las búsquedas de documentos son muy sencillas – independientemente de si se trabaja en la oficina o desde casa. La solución además ayuda a organizarse: al configurar los flujos de trabajo digitales se marcan unas pautas de procedimiento y posteriormente, el sistema va guiando a los usuarios implicados en este proceso, y hace que todo el mundo trabaje de una forma más eficiente. 

Después de haber implementado el flujo de trabajo para aprobar facturas de proveedores me quedé sorprendido, porque poco a poco me di cuenta de que podríamos llegar muy lejos con esto. DocuWare es mucho más que un simple archivador digital.
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