Fue a través de un e-mailing de un partner autorizado que la empresa se fijó en DocuWare, avalado por una recomendación paralela e independiente de la empresa que presta el servicio informático. La primera reunión con el partner autorizado de DocuWare dejó claro que la solución prestaría muchos más servicios que un simple archivador digital ya que con ella sería posible optimizar todo tipo de procesos que hasta entonces eran manuales y largos. Pocos días después de la primera presentación, Bombardó tomó la decisión a favor de DocuWare Cloud, que ofrece todas las funcionalidades con un inicio muy rápido y sin grandes preparaciones.
Paso a paso se amplió a toda la empresa
A pesar de las ganas de empezar lo antes posible, la empresa optó por un plan estructurado de implementación, empezando con un archivador digital de compras que más adelante fue complementado por un flujo de tareas automatizado para aprobar las facturas de proveedores. En este proceso, DocuWare capta los datos de indexación desde los mismos recibos, archiva las facturas y las envía a diferentes usuarios. Los empleados documentan cada paso en el proceso de tramitación mediante unos sellos digitales que se aplican igual como en papel. Después de este primer proceso, la empresa expandió poco a poco el uso de la solución, esta vez a todos los demás documentos que se gestionan en contabilidad como documentación bancaria o recibos de pagos ya se archivan también en DocuWare. El archivador de Recursos Humanos no solo contiene los expedientes del personal, sino también todas las nóminas. Gracias a las funciones de notificación integradas las nóminas se distribuyen vía e-mail y de forma individual a cada miembro de la plantilla. De la misma manera se pueden consultar en el archivador correspondiente siempre que se requiera cumpliendo en todo momento con la normativa vigente. El archivador comercial alberga los recibos relacionados con clientes, tales como pedidos y facturas de venta. Además, este archivador está conectado con el sistema de gestión Sage Logic Control: los documentos creados en Sage se guardan automáticamente en el archivador Cloud, y se mandan desde allí al cliente final. Asimismo, DocuWare hace uso de la base de datos de Sage durante el archivado de documentos entrantes, indexándolos con los propios datos que Sage tiene de los clientes.
Trabajar de forma eficiente en la oficina o desde casa
Los beneficios más importantes que la empresa familiar saca del uso de DocuWare son la seguridad y el ahorro de tiempo. Los requisitos legales se cumplen sin esfuerzos adicionales y las búsquedas de documentos son muy sencillas independientemente de si se trabaja en la oficina o desde casa. La solución además ayuda a organizarse: al configurar los flujos de trabajo digitales se marcan unas pautas de procedimiento y posteriormente, el sistema va guiando a los usuarios implicados en este proceso, y hace que todo el mundo trabaje de una forma más eficiente.
