Le fatture elettroniche passive venivano stampate dal reparto contabilità per l'elaborazione e la successiva registrazione manuale. Tali processi venivano gestiti in maniera similare anche dal reparto risorse umane, dove i cartellini orari compilati a mano dai dipendenti addetti alle attività agricole venivano prima scannerizzati e registrati per poi essere verificati e trasferiti singolarmente al sistema contabile. Tali processi non comportavano solo una notevole perdita di tempo e numerosi errori di trasmissione a causa di attività manuali e ripetitive, ma risultavano anche poco flessibili. Poiché i colleghi dell'amministrazione necessitavano dell'accesso fisico ai documenti per le loro attività, praticamente dovevano essere sempre presenti fisicamente in ufficio.
Gestione integrata del ciclo attivo e passivo
Con DocuWare, Banfi è riuscita a digitalizzare interamente molti processi aziendali. Oggi il DMS registra le fatture digitali passive, legge i dati rilevanti per la contabilizzazione e inserisce automaticamente i documenti nell'archivio digitale. Al contempo, grazie a un'integrazione del software, DocuWare trasferisce i dati delle fatture lette al software di contabilità usato da Banfi. DocuWare registra anche le fatture attive, ne archivia una copia e invia la fattura in formato PDF al cliente finale. Grazie a un'interfaccia creata su misura, la soluzione DocuWare sincronizza i dati fiscali di tutte le fatture attive e passive con il sistema informatico gestito dall'Agenzia delle Entrate, in conformità alle normative italiane. Allo stesso tempo, il DMS fornisce regolarmente analisi statistiche, sulla base delle quali l'azienda è in grado di monitorare in ogni momento con precisione la situazione finanziaria delle fatture attive e passive.
Massima trasparenza con il conteggio ore digitale
I dipendenti addetti alle attività agricole hanno accesso a un modulo online per la registrazione delle ore di lavoro tramite la soluzione DocuWare, a cui possono accedere dal proprio smartphone o dal PC di casa e compilare con pochi clic. Dopo la registrazione delle ore di lavoro, il sistema invia automaticamente un'e-mail di conferma della ricezione della segnalazione. A sua volta, l'amministrazione dispone di informazioni aggiornate quotidianamente sulle ore di lavoro dei dipendenti, da usare come base per un calcolo immediato del costo del lavoro.
Processi rapidi, archiviazione sicura
La cantina Banfi trae numerosi vantaggi dalla digitalizzazione dei processi. DocuWare consente sia la registrazione dei documenti e dei dati, che il trasferimento di informazioni importanti, garantendo così processi rapidi. L'azienda toscana ha finalmente detto addio agli errori di trasferimento e ai ritardi causati dal trasferimento manuale dei dati. Anche in materia di sicurezza dei dati, la gestione digitale dei documenti supera di gran lunga quella manuale. Con DocuWare, Banfi soddisfa senza problemi i requisiti del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e garantisce la massima protezione dei documenti sensibili di clienti, fornitori e dipendenti in un ambiente di archiviazione sicuro e professionale.
