La documentation papier était imprimée, traitée et signée manuellement par les Responsables, scannée et enregistrée ensuite au sein de répertoires de fichiers. Il en résultait des frais conséquents liés aux impressions et au stockage des documents, une perte de temps dans la gestion des différentes versions et des validations. « L’absence de suivi nous manquait vraiment à ce stade », précise Léa Ribeiro. Le projet GED prend réellement son envol avec l’arrivée de l’ingénieure Qualité, courant 2020, en pleine crise du Covid 19. Après une phase d’expression des besoins et de réalisation du cahier des charges, suivie d’une phase de développements sur-mesure pour « coller » au plus près des besoins de l’entreprise, le projet est lancé et rentre en phase d’exploitation courant janvier 2023 pour l’ensemble des collaborateurs, sous différents profils : consultation, rédaction, relecture et approbation.
Des développements spécifiques sont ainsi mis en œuvre afin de respecter les contraintes réglementaires liées au respect des procédures et normes liées à la qualité. En effet, chaque document doit être identifié, avec un numéro unique, enregistré de façon automatique, à un emplacement bien précis sur le document.
Cette procédure s’opérait auparavant de façon manuelle et est désormais totalement prise en charge dans la GED. « La solution DocuWare a su s’adapter à nos besoins spécifiques de façon très flexible et « sur-mesure », précise Léa Ribeiro.
L’utilisation des formulaires est également largement répandue pour la création des documents. « Nous utilisons l’outil formulaire disponible depuis DocuWare pour initier notre processus de création des documents du système de management de la qualité. Il permet au rédacteur de renseigner des informations relatives par rapport au document tel que le type de document souhaitant être créé, la langue, la date, le titre, ainsi que les personnes qui seront impliquées dans sa validation », précise Léa Ribeiro. Le choix du recours à une solution de GED plutôt qu’à un outil spécifique de gestion des processus qualité s’explique par la volonté de s’équiper d’un outil transverse, capable de gérer d’autres types de processus, tels que les documents comptables et financiers.
En effet, parmi les futurs projets, figure en premier lieu le passage à la facture électronique obligatoire en 2024.
