Après une phase rédaction du cahier des charges réalisée au côté du partenaire local, la direction initie le démarrage avec une première phase de pilotage. Désormais opérationnel, l’outil DocuWare est déployé auprès d’une douzaine de collaborateurs sur les différents sites. Jonathan Block de Friberg estime les gains de temps réalisés à 40% pour les équipes qui démarrent sur l’outil et à 50% pour les équipes totalement opérationnelles.
Les factures sont retrouvées en un clic grâce à la fonction « full text », qui permet de rechercher un document sur divers critères tel que la référence, le code article, le type de pièces, etc. La fonction d’indexation intelligente fonctionne parfaitement et permet d’automatiser des processus auparavant réalisés manuellement et évite ainsi les risques d’erreur.
Outre le gain de temps et d’efficacité, la société a également réalisé des économies de stockage, l’équivalent d’un étage entier, auparavant consacré à l’archivage des documents papier. Très satisfaite de l’outil, la direction a désormais étendu le périmètre fonctionnel à la dématérialisation du dossier client : 2500 factures par mois et plus de 40 pages de documents s’y rattachant pour chaque dossier lié à une location.
Au total, cela représente l’équivalent de 100000 feuilles de papier annuelles, qui ne sont plus imprimées, archivées physiquement et traitées manuellement. « Cela constitue une vraie plus-value dans le stockage et le traitement des documents, qui s’opère désormais via les workflows », précise le gérant.
Le paramétrage très simple de l’outil offre également une grande souplesse pour adapter la solution aux contraintes métier de la location longue durée, permettant d’obtenir la réplication des processus manuels en version dématérialisée. « On observe ainsi une véritable fusion entre les processus métier du groupe et DocuWare », précise Jonathan Block de Friberg. A ce titre, l’accompagnement du partenaire local a joué un rôle prépondérant dans la réussite du projet et l’adhésion des équipes en interne. Le mode SaaS constitue également un vrai plus, pour se connecter de n’importe où, que ce soit au bureau ou en mobilité.
Enfin, l’évolutivité de l’outil, ses mises à jour régulières permettent au groupe de bénéficier des évolutions fonctionnelles sans aucune manipulation ou paramétrage externe et contribuent à une utilisation de plus en plus poussée de DocuWare. « L’outil est de plus en plus pertinent dans ses recommandations. Nous réfléchissons désormais à constituer une base documentaire avec DocuWare et nous nous préparons à l’arrivée de la facturation électronique obligatoire dès 2024 » conclut Jonathan Block de Friberg.
