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Études de cas: Concession automobile

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Basé au Luxembourg, le groupe Autopolis, important concessionnaire automobile multimarques, utilise DocuWare pour accélérer le traitement de ses factures entrantes et améliorer la satisfaction de ses clients, à travers la gestion dématérialisée des non-conformités internes et externes.

Gagner du temps, accélérer la validation des 40000 factures annuelles du groupe.

Basé au Luxembourg, le groupe européen Autopolis est un important concessionnaire automobile possédant 4 sites dédiés à la vente, à la réparation et à l’entretien de véhicules multimarques, pour un effectif de 320 personnes. Au total, Autopolis commercialise chaque année plus de 8000 véhicules, dont 6000 voitures neuves et 2000 d’occasion. Cette activité importante mobilise au quotidien ses équipes composées de 10 comptables et de 30 managers dans l’établissement, le traitement et la validation des factures entrantes. Le groupe recherchait dès lors une solution pour la dématérialisation de ses 40.000 factures annuelles traitées manuellement au format papier.

Ce traitement particulièrement chronophage était synonyme de perte de temps, de sources d’erreurs et de perte de documents pour ses équipes comptables, mais également pour ses managers, qui peinaient à retrouver les factures papier, les valider et établir leurs budgets. L’idée de recourir à un système de gestion électronique de documents associé à des workflows prend alors tout son sens. L’objectif principal : faire gagner du temps au service comptable et aux managers dans le traitement et la validation des 3500 factures mensuelles, afin de décupler leur productivité et de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Pays:
Luxembourg
Industrie:
Concession automobile
Domaine d’utilisation:
Service client |Comptabilité
Déploiement:
On-Premises

Avec DocuWare, nous avons gagné du temps dans le traitement et la validation de nos factures.

Luis Trindade
IT Manager chez Autopolis, concession automobile au Luxembourg

DocuWare : une solution retenue pour la puissance de ses workflows et sa communication avec les ERP.

Le choix de la direction se porte alors rapidement sur la solution DocuWare, en raison de la puissance de ses workflows et de son interfaçage avec les ERPs comptables leaders du marché, dont Sage. En effet, la direction d’Autopolis, équipée de Sage 100, souhaite gérer le flux de factures entre son ERP et DocuWare. La sécurité est également un argument clé dans le choix de la solution : les factures doivent faire l’objet de validation par les personnes habilitées (ici, les responsables des magasins) au moyen de droits d’accès, via le système de workflows. Très rapidement, des gains de productivité sont constatés au niveau des équipes : le traitement des factures est fluidifié entre les différents services et la validation accélérée avec le système des workflows.

Luis Trindade, IT Manager du groupe Autopolis précise à ce titre : « DocuWare facilite la vie des managers ». Les factures sont centralisées dans l’armoire numérique DocuWare, et peuvent ainsi être archivées de façon permanente et sécurisée, retrouvées et consultées automatiquement, notamment grâce à la recherche par référence.

DocuWare forms : une fonctionnalité clé pour améliorer la satisfaction clients

Enfin, DocuWare est également plébiscité pour sa fonctionnalité « DocuWare forms » ; des formulaires numériques qui permettent de gérer les non-conformités internes et externes : cela concerne les remarques et avis de clients, mais aussi des problématiques internes, comme des problèmes d’approvisionnement des pièces ou des retards de livraison, par exemple. Cette fonctionnalité s’avère très utile pour centraliser les remontées internes et externes, dans l’objectif d’améliorer la satisfaction clients. Elle permet également d’avoir une vision d’ensemble des problématiques afin d’y apporter des réponses rapides et concrètes.

Les formulaires DocuWare nous permettent de gérer les non conformités internes et externes et d’avoir une vision globale des problèmes rencontrés par nos clients. 

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