Le besoin central de l’entreprise résidait prioritairement dans la dématérialisation des contrats (marchés de travaux) réalisés auprès d’une centaine d’artisans impliqués dans la construction des maisons individuelles.
Cette tâche particulièrement chronophage pour les équipes administratives était auparavant traitée via des contrats papier, envoyés par courrier ou via e-mail. Les délais de retours de signatures étaient particulièrement longs et ne faisaient l’objet d’aucune traçabilité, avec à la clé un risque de perte, de lenteur ou d’absence de validation des documents, bloquant ainsi la réalisation et l’achèvement des chantiers.
Afin d’accélérer les traitements, Charlotte Barré, chargée des projets innovants chez Bâti-Confort, préconise alors le recours à une solution de dématérialisation des documents associée à un service de signature électronique.
Après une période de formation et d’accompagnement au changement, les bénéfices de la solution sont rapidement perçus : avec en moyenne 3 dossiers traités par semaine, contenant chacun une quinzaine de contrats d’artisans, le volume de papier géré par la PME est conséquent. Les dossiers sont désormais gérés directement dans la GED DocuWare, via un système de workflows numériques, allant jusqu’à la signature électronique des contrats avec la solution intégrée nativement : VIDsigner.
Le constat est clair pour Charlotte Barré : « avec DocuWare, nous gagnons en moyenne 2 semaines dans la réception quotidienne des contrats signés par voie électronique ».
« C’est un gain de temps substantiel pour une PME de notre taille, avec 2 personnes en interne pour gérer les contrats de plus d’une centaine d’artisans », précise t-elle.
De plus, la solution, utilisée en mobilité offre un confort d’utilisation lors des déplacements et (en télétravail), avec une poursuite des processus de traitement et de la validation, quel que soit l’endroit où se trouvent les employés.
Enfin, la solution produit également des bénéfices en termes d’image. « Nous avons gagné en professionnalisme auprès de nos clients, autant sur le plan visuel, que sur le plan juridique » précise Charlotte Barré. En effet, la signature électronique des contrats associée aux workflows de validation permet de garantir la traçabilité et l’intégrité des documents. Un gage de confiance et de sérieux supplémentaire pour les artisans et les clients de l’entreprise.
Très satisfaite, la direction a désormais étendu le périmètre de la solution à la dématérialisation des avenants aux contrats. Un périmètre qui aura vocation à s’étendre encore dans les mois à venir, à commencer par la réglementation sur la facturation électronique, qui deviendra obligatoire en 2024.
A ce titre, l’accompagnement du partenaire distributeur local DocuWare a constitué un réel plus, à toutes les étapes du projet, depuis le choix de la solution, lors du paramétrage des workflows, jusqu’à la gestion des évolutions.
