Los orígenes de Megatiendas se remontan a hace más de 30 años, cuando el fundador comenzó a suministrar a las tiendas de barrio situadas en la ciudad de Cartagena. Más tarde, la empresa estableció una primera sucursal, atendiendo a clientes comerciales como propietarios de hoteles, restaurantes y tiendas, así como a amas de casa y otros consumidores particulares. El creciente interés de los consumidores por comprar productos en mayores cantidades y a precios más bajos dio lugar a la cadena actual, que opera 27 tiendas en tres departamentos colombianos con más de 1.500 empleados y, como grupo comercial independiente, alcanzó una impresionante facturación anual de unos 160 millones de dólares en 2022.

Al principio, las más de 10.000 facturas recibidas al mes se digitalizaban con DocuWare, pero la aprobación seguía haciéndose en papel. Para ello, el personal de contabilidad remitía los recibos a los departamentos responsables e iniciaba el pago tras su aprobación. Debido al elevado volumen de documentación, se producían muchos retrasos, por ejemplo, cuando las facturas no se enviaban a tiempo o se perdían en el camino. Como consecuencia, había problemas con los proveedores, ya que los pagos se retrasaban, y la empresa perdía descuentos por pronto pago. Cuando un cambio en la legislación impuso el uso de las facturas electrónicas, la dirección aprovechó la oportunidad para evaluar diferentes sistemas de gestión documental. Rápidamente quedó claro que DocuWare cumplía mejor el perfil de requisitos para los workflows digitales. Unas semanas antes del estallido de la pandemia de 2020, Megatiendas decidió ampliar DocuWare a una solución híbrida on-premise y en la nube. El partner de ventas realizó la ampliación completamente a distancia.