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Über DocuWare
Referenz: Bildung
Finden Sie weitere KundenreferenzenDie Universität Siegen im südlichen Westfalen ist für rund 20.000 Studierende ein attraktiver Studienort. Als modernes Dienstleistungsunternehmen stemmt das Studierendenwerk die Versorgung der sozialen Infrastruktur an der Universität und erbringt für Studierende Leistungen auf sozialem und wirtschaftlichem Gebiet. Dabei wird viel Wert auf eine transparente kaufmännische Wirtschaftsführung gelegt, die in der Verwaltung durch das Dokumentenmanagement-System DocuWare unterstützt wird.
Wichtigster Grund für ein DMS war die bis dahin sehr aufwendige Ablage und lange Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Gleichzeitig durchleuchtete die Hauptverwaltung weitere Anwendungsmöglichkeiten des digitalen Dokumenten-Managements für interne Arbeitsprozesse. Mitentscheidend bei der Systemauswahl war die Fachkompetenz des örtlichen DocuWare-Partners, ebenso die Referenzen mehrerer Anwender. So konnte man sehen, wie das System unter Praxisbedingungen an anderen Orten funktionierte und in welchen Bereichen die Software eingesetzt wurde. Ein weiteres Argument war die Schnittstelle zur Rechnungswesen-Software Diamant, welche die führende Funktion in der Organisation behalten sollte.
„Durch den Einsatz des Dokumentenmanagement-Systems sind wir in der zunehmend digitalisierten Welt auf dem richtigen Weg.“
Rainer Schmidt
Abteilungsleiter Hauptverwaltung, Studierendenwerk Siegen
Belegaufruf per Knopfdruck
Installation und Start der Software verliefen dank sorgfältiger Planung reibungslos – durch die Unterstützung des Systemhauses konnte man selbst auf den zuvor geplanten Parallelbetrieb gänzlich verzichten. An zusätzlicher Hardware wurden ein Server und einige Scanner angeschafft sowie zweite Bildschirme für DMS-relevante Arbeitsplätze. DocuWare ist heute sowohl mit Diamant als auch mit der Veranstaltungssoftware BANKETTProfi und dem Warenwirtschaftssystem tl1 verknüpft. So können die rund 35 Mitarbeiter, die heute regelmäßig mit DocuWare arbeiten, von ihrer gewohnten Arbeitsoberfläche aus auf die archivierten Belege zugreifen. Ein- und Ausgangsrechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine sowie Verträge aller Art werden zentral gespeichert und können auf Knopfdruck bequem und zeitsparend aufgerufen werden.
Digitales Vier-Augen-Prinzip
Auch Prozessabläufe wurden durch das DMS beschleunigt, beispielsweise in der Rechnungsprüfung. Freigaben sind seitdem besser kontrollier- und nachvollziehbar. Eingehende Rechnungen werden zunächst zentral gescannt, verschlagwortet und im Dokumenten-Pool archiviert. Der Workflow weist daraufhin jeden Beleg einem zuständigen Sachbearbeiter zu. Aus einer Aufgabenliste heraus prüft dieser die Unterlagen rechnerisch und verlinkt relevante Angebote, Bestellungen oder Lieferscheine. Durch digitale Stempel und Anmerkungen wird schließlich die Freigabe erteilt, wodurch die Rechnung zur sachlichen Prüfung an die Abteilungsleiter geschickt wird. Auch das im öffentlichen Dienst obligatorische Vier-Augen-Prinzip ist mit der Lösung problemlos darstellbar: Zahlungsvorschlagslisten etwa werden vom DMS nacheinander der Leitung des Rechnungswesens sowie der Geschäftsführung vorgelegt. Erst die zweifache Freigabe löst die endgültige Zahlung aus. Dank digitaler Stempel sind gleichzeitig alle Vorgänge genauestens dokumentiert.
Technologischer Fortschritt dank Digitalisierung
Das Studierendenwerk profitiert mittlerweile auch von weiteren Workflows, etwa im Bestellwesen oder beim Vertragsmanagement, welches automatisiert die Fristenregelung von Verträgen übernimmt und über ein Zugriffssystem sämtliche Datenschutzbestimmungen einhält. Besonders die Flexibilität der Lösung und das einfache Handling gefallen der Hauptverwaltung des Studierendenwerks. So passte sich DocuWare genau an die individuellen Bedürfnisse an, interne Organisationsabläufe mussten zu keinem Zeitpunkt verändert werden – mit ein wesentlicher Grund für die schnelle Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitern. Gleichzeitig macht man sich in Siegen viele Gedanken zur noch besseren Nutzung. So sollen die Möglichkeiten und Vorteile der Digitalisierung in Zukunft bei Bauunterlagen, Mieterakten oder auch in der Personalabteilung Anwendung finden.