Belegaufruf per Knopfdruck
Installation und Start der Software verliefen dank sorgfältiger Planung reibungslos – durch die Unterstützung des Systemhauses konnte man selbst auf den zuvor geplanten Parallelbetrieb gänzlich verzichten. An zusätzlicher Hardware wurden ein Server und einige Scanner angeschafft sowie zweite Bildschirme für DMS-relevante Arbeitsplätze. DocuWare ist heute sowohl mit Diamant als auch mit der Veranstaltungssoftware BANKETTProfi und dem Warenwirtschaftssystem tl1 verknüpft. So können die rund 35 Mitarbeiter, die heute regelmäßig mit DocuWare arbeiten, von ihrer gewohnten Arbeitsoberfläche aus auf die archivierten Belege zugreifen. Ein- und Ausgangsrechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine sowie Verträge aller Art werden zentral gespeichert und können auf Knopfdruck bequem und zeitsparend aufgerufen werden.
Digitales Vier-Augen-Prinzip
Auch Prozessabläufe wurden durch das DMS beschleunigt, beispielsweise in der Rechnungsprüfung. Freigaben sind seitdem besser kontrollier- und nachvollziehbar. Eingehende Rechnungen werden zunächst zentral gescannt, verschlagwortet und im Dokumenten-Pool archiviert. Der Workflow weist daraufhin jeden Beleg einem zuständigen Sachbearbeiter zu. Aus einer Aufgabenliste heraus prüft dieser die Unterlagen rechnerisch und verlinkt relevante Angebote, Bestellungen oder Lieferscheine. Durch digitale Stempel und Anmerkungen wird schließlich die Freigabe erteilt, wodurch die Rechnung zur sachlichen Prüfung an die Abteilungsleiter geschickt wird. Auch das im öffentlichen Dienst obligatorische Vier-Augen-Prinzip ist mit der Lösung problemlos darstellbar: Zahlungsvorschlagslisten etwa werden vom DMS nacheinander der Leitung des Rechnungswesens sowie der Geschäftsführung vorgelegt. Erst die zweifache Freigabe löst die endgültige Zahlung aus. Dank digitaler Stempel sind gleichzeitig alle Vorgänge genauestens dokumentiert.
Technologischer Fortschritt dank Digitalisierung
Das Studierendenwerk profitiert mittlerweile auch von weiteren Workflows, etwa im Bestellwesen oder beim Vertragsmanagement, welches automatisiert die Fristenregelung von Verträgen übernimmt und über ein Zugriffssystem sämtliche Datenschutzbestimmungen einhält. Besonders die Flexibilität der Lösung und das einfache Handling gefallen der Hauptverwaltung des Studierendenwerks. So passte sich DocuWare genau an die individuellen Bedürfnisse an, interne Organisationsabläufe mussten zu keinem Zeitpunkt verändert werden – mit ein wesentlicher Grund für die schnelle Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitern. Gleichzeitig macht man sich in Siegen viele Gedanken zur noch besseren Nutzung. So sollen die Möglichkeiten und Vorteile der Digitalisierung in Zukunft bei Bauunterlagen, Mieterakten oder auch in der Personalabteilung Anwendung finden.
