Die ausgedehnten Natur- und Moorlandschaften des Gemeindegebiets Ostrhauderfehn sind ideal für die Landwirtschaft, aber auch ein gesunder handwerklich-gewerblicher Mittelstand konnte sich hier entwickeln. Dank moderner und leistungsfähiger Infrastruktur ist die Kommune zudem ein attraktiver Wohnort. Mit 11.400 Einwohnern ist man im regionalen Vergleich recht dicht besiedelt. Die kommunale Verwaltung stellt gerade deshalb hohe Anforderungen an die Organisation. Ein Dokumentenmanagement-System dämmt dabei die steigende Papierflut ein und verbessert gleichzeitig den Bürgerservice.

Akuter Platzmangel und das alte Ablagesystem waren Anstoß für den Umstieg auf das digitale Archiv. Bauakten etwa wurden regelmäßig von Mitarbeitern anderer Abteilungen benötigt, beispielsweise vom Steueramt oder von der Behördenleitung, und waren quasi ständig im Haus unterwegs. Wer Dokumente für seine Arbeit brauchte, musste nicht nur in Aktenschränken, sondern auch auf den verschiedenen Schreibtischen danach suchen. Das DMS sollte deshalb alle notwendigen Informationen rasch und unkompliziert in einem zentralen Archiv bereitstellen. Für DocuWare sprach im Vergleich zu anderen Systemen vor allem die Anwenderfreundlichkeit, aber auch die positiven Erfahrungen, welche die Nachbargemeinde Moormerland als Referenzkunde mit DocuWare gesammelt hatte.
Land:
Deutschland
Branche:
Gemeinde / Öffentliche Verwaltung
Abteilung:
Auftragsabwicklung | Einkauf / Beschaffung | Finanzbuchhaltung | Kundenservice | Verwaltung
Bereitstellung:
On-Premises
Integration:
INFOMA newsystem (Finanzsoftware)