Der Märkische Abwasser- und Wasserzweckverband (MAWV) hat eine zentrale, vom Gesetzgeber kommunal übertragene Aufgabe: In den Mitgliedsgemeinden südöstlich von Berlin verlassen sich mehr als 110.000 Bürger darauf, dass ihnen täglich frisches Trinkwasser geliefert und ihr Schmutzwasser umweltfreundlich und nachhaltig entsorgt wird. Um bei den vielen telefonischen und schriftlichen Anfragen der Bürger den Überblick zu behalten und ein kompetenter Ansprechpartner zu sein, entschied man sich für den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems.

Bis zur DocuWare-Einführung hatte im Verband jeder seine persönliche Ablage. Wenn der zuständige Mitarbeiter nicht da war, gab es wenig Möglichkeiten, auf dessen Unterlagen wie Erschließungsverträge, Abrechnungen oder Kundenschreiben zuzugreifen. Täglich mussten jedoch bis zu 50 eingehende Dokumente, meist Rechnungen und Briefe, abgelegt werden. Damit war es nicht leicht, über die Vorgänge einen Überblick zu behalten. Mitentscheidend für die Einführung eines DMS war außerdem der zunehmende Platzmangel. Das Papierarchiv im Haus war begrenzt, ältere Unterlagen wurden in ungenutzte Räume der Wasserwerke ausgelagert. Die Suche nach Dokumenten war entsprechend zeitaufwendig. Ein zentraler Dokumenten-Pool sollte helfen, sich lange Wege zu sparen und Kundenanfragen umgehend zu beantworten. Für DocuWare sprach vor allem das Engagement des Softwareherstellers, bei dem man sich im Vergleich zu anderen Anbietern sehr gut verstanden fühlte.
Land:
Deutschland
Branche:
Gemeinde / Öffentliche Verwaltung
Abteilung:
Controlling | Finanzbuchhaltung | IT / Technik | Management | Verwaltung
Bereitstellung:
On-Premises