Zentraler Dokumenten-Pool managt sämtliche Unterlagen

Die Arbeitsprozesse wurden daraufhin gemeinsam mit DocuWare-Experten genau analysiert, die Besonderheiten des Verbandes schnell erkannt und entsprechend berücksichtigt. Beim Start der Software gab es keinerlei Betriebsunterbrechung. Zum Erfassen eingehender Belege wurde ein Scanner angeschafft und die Arbeitsplätze mit zweiten Bildschirmen ausgestattet. Heute arbeiten sieben Mitarbeiter im Verband und drei Mitarbeiter der angeschlossenen Betriebsprüfungsgesellschaft regelmäßig mit der dokumentenmanagement-Lösung. Gestartet wurde der DMS-Einsatz im Posteingang: Rechnungen und Briefe werden gescannt, indexiert und im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Ein Großteil der Lieferanten schickt Rechnungen bereits per Mail, welche man ebenfalls im digitalen Archiv ablegt. Auch sämtliche Kunden- und Lieferantenverträge scannt man direkt in DocuWare. Die Terminfunktion des Systems versendet dabei automatisch Benachrichtigungen, sobald ein Vertrag fällig wird. Kündigungsfristen können somit problemlos eingehalten werden. Auch Personal- und Technik-Abteilung sind inzwischen an das DMS eingebunden, beispielsweise bei der Archivierung von Personalunterlagen, Schriftverkehr oder technischen Zeichnungen. Für die Prüfung der Eingangsrechnungen richtete man außerdem einen elektronischen Workflow mit digitalen Stempeln ein: Sobald eine Rechnung zentral archiviert wird, startet der Workflow. Das Dokument erscheint automatisch in der Liste des zuständigen Sachbearbeiters zur Prüfung und Freigabe. Im letzten Schritt vor der Bezahlung geben auch der kaufmännische Leiter sowie der Verbandsvorsteher die Rechnung frei.

Digitaler Dokumentenzugriff sorgt für effiziente Büroarbeit

Die Rechnungsprüfung ist damit nicht nur weniger fehlerhaft, sondern auch sehr viel schneller geworden. Insgesamt sorgt der DMS-Einsatz beim Verband für mehr Übersicht und für eine einfache und effiziente Büroarbeit: Postwege entfallen und das Durchsuchen von Mappen nach Unterlagen gehört ebenfalls der Vergangenheit an. Was dem Verband allerdings besonders an DocuWare gefällt, ist der jederzeit mögliche Zugriff auf alle Dokumente sowie die einfache und übersichtliche Anwendung. Regelmäßige Workshops sorgen für Erfahrungsaustausch unter den Kollegen und helfen so, das Potenzial der Software noch besser zu nutzen. Auch die Youtube-Videos von DocuWare, welche die verschiedensten Anwendungsmöglichkeiten praxisnah erläutern, nutzt man als Informationsquelle.