Papierloses Büro

Das papierlose Büro bietet zahlreiche Möglichkeiten, um mithilfe moderner Technologien wertvolle Ressourcen einzusparen. Doch trotz dieser verfügbaren Technologien halten viele Unternehmen noch immer an ihren papierbasierten Prozessen fest. Dabei ist das Arbeiten mit Papier umständlich, senkt die Produktivität und kostet Unternehmen Geld. Verabschieden Sie sich also von Ihren Papierstapeln und wagen Sie den Schritt in Richtung digitale Transformation. Es lohnt sich! Lernen Sie mehr über die Vorteile des papierlosen Büros und wie Sie dieses Schritt für Schritt in Ihrem Unternehmen umsetzen.

Folgende Szenarien kommen Ihnen vielleicht bekannt vor: Zettelwirtschaft aus Dokumenten und Notizen auf dem Schreibtisch, Post-its am Laptop oder verlegte Unterlagen. Mit dem papierlosen Büro gehört das der Vergangenheit an. Die Digitalisierung von Dokumenten bringt dabei nicht nur Ordnung und Effizienz ins Papierchaos, sondern schont außerdem unsere natürliche Ressourcen. 

Übrigens: das papierlose Büro bedeutet nicht, dass Sie von heute auf morgen alles Papier aus Ihrem Unternehmen verbannen müssen. Es geht darum, gezielt Prozesse zu digitalisieren und automatisieren – Schritt für Schritt mit der richtigen Strategie. 

Mehr Effizienz und Produktivität

Primär geht es darum, Dokumente wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Bewerbungsunterlagen, Notizen und sonstige Dokumente digital abzubilden und abzuwickeln. Die Digitalisierung, Speicherung, Verwaltung und Archivierung dieser Unterlagen optimiert die Effizienz in Ihrem Unternehmen und steigert die Produktivität. Auch behördliche Vorschriften lassen sich so einfacher einhalten. So müssen Unternehmen beispielsweise mit dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht 2025 Prozesse entsprechend anpassen, um den neuen Anforderungen zu entsprechen. 

Mit DMS zum papierlosen Büro

Für Unternehmen wie Behörden gleichermaßen empfiehlt sich in aller Regel ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) als Grundlage für die Realisierung des papierlosen Büros. Dadurch ist auch der GoBD-konforme Umgang mit steuerrechtlich relevanten Belegen sichergestellt – übrigens nicht nur für Unternehmen, die der Buchführungspflicht unterliegen, sondern auch für freiberuflich Tätige, Selbständige und Kleinunternehmende, die nicht buchführungspflichtig sind. Ob On-Premises oder mithilfe einer Cloud-Lösung: mit einem DMS profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen. 

Die Kosten und Umweltschäden

Durchschnittlich entfallen drei Prozent des Umsatzes eines Unternehmens auf Druck- und Kopierkosten. Dazu kommen die Kosten für Ablage, Versand und Aufbewahrung von Papierdokumenten sowie für das Papier selbst. ​​​​Indirekte Kosten gilt es ebenfalls, zu berücksichtigen: Papierbasierte Prozesse sind Zeitfresser und halten Mitarbeite von produktiveren und wertschöpfenden Aufgaben ab. Die Zeit, die Ihre Teams auf diese unproduktiven Aufgaben verschwenden, kostet Ihr Unternehmen viel Geld.​​​​ 

​​Dass ein hoher Papierverbrauch auch auf Kosten der Umwelt geht, sollte eigentlich jedem klar sein. Allein wenn man sich die Tatsache vor Augen führt, dass für die Herstellung eines einzigen DinA4-Blattes 10 Liter Wasser benötigt werden, kann jeder sich ausrechnen, wie viele natürliche Ressourcen allein dadurch für die Papierproduktion aufgewendet werden müssen – ganz abgesehen vom Holzverbrauch. Daher sollte auch der Umweltaspekt für verantwortungsbewusste Unternehmen ein relevantes Kriterium bei der Einführung des papierlosen Büros sein. ​​​ 

Sicherheitsrisiken

Laut einer Studie von Quocirca machen Papierdokumente durchschnittlich 27 Prozent der IT-Sicherheitsvorfälle in Unternehmen aus. Gerade intelligente Multifunktionsdrucker (MFPs) bergen ein hohes Risiko – einerseits, da Papierdokumente in falsche Hände geraten können. Schließlich kann bei Papierdokumenten nicht genau festgelegt werden, welche Mitarbeitende welche Daten einsehen können, vom unbefugten Zugriff Externer ganz zu schweigen. 

Andererseits dienen Drucker auch als Einfallstor für die übrige Unternehmensumgebung und sind mitunter nicht ausreichend vor Hackerangriffen geschützt.  Auch Heimdrucker sind ein Sicherheitsrisiko, da sie möglicherweise nicht den Sicherheitsstandards des Unternehmens entsprechen oder durch zentralisierte Sicherheitstools überwacht werden können. 

Dazu gesellt sich bei Papierdokumenten die Gefahr von Diebstahl sowie Schäden aufgrund von Naturkatastrophen, wie beispielsweise Überschwemmungen oder Feuer, die sich empfindlich auf den Geschäftsbetrieb auswirken können. 

Papier als Hemmnis für Geschäftsabläufe

Der Weg eines nicht digitalisierten Papierdokuments durch Ihr Unternehmen verläuft bekanntlich sehr langsam. Teams vergeuden dabei wertvolle Zeit bei der manuellen Erfassung, Ablage und Weiterleitung von Dokumenten. Tatsächlich haben zahlreiche Mitarbeitende aufgrund der Informationsflut und ineffizienten papierbasierten Geschäftsprozesse Schwierigkeiten, ihre täglichen Aufgaben und Arbeitsabläufe zu erledigen. 

Die papierbasierten Prozesse beeinträchtigen wiederrum die Effizienz der Betriebsabläufe und vermindern die Kontrolle über Dokumente: Es entstehen Verzögerungen und Fehler, wenn Papierdokumente zwischen wichtigen Unternehmensbereichen wie Beschaffung, Buchhaltung, Vertrieb und Personalwesen (HR) hin- und herbewegt werden.

Was bedeutet es, Abschied vom Papier zu nehmen?

• Dokumente digitalisieren: Auf Papier vorliegende Informationen werden mithilfe einer Software in elektronische Dokumente umgewandelt. Akten, Ordner und Dokumente werden gescannt, indexiert und für einen einfachen Zugriff sicher in einem zentralen Archiv gespeichert. Auf diese Weise müssen Mitarbeitende keine Zeit mehr für die Suche nach Dokumenten verschwenden. 
• Papierlos arbeiten: Zuvor manuelle Prozesse sind nun automatisiert. So wird beispielsweise das passende Dokumentenmanagementsystem auf andere Anwendungen abgestimmt, um abteilungsübergreifend einheitliche Workflows zu schaffen. 
• Reibungsloser Zugriff: Sie können jederzeit, überall und mit jedem Gerät auf die Dokumente zugreifen. Dies ist insbesondere wichtig, wenn Sie über mehrere Niederlassungen verfügen oder Ihre Mitarbeitenden einen Remote-Zugriff benötigen. 

1. Kostensenkung

Durch die Digitalisierung von Dokumenten und interner papierbasierter Systeme werden Druck- und andere Betriebskosten eingespart: 

• Lagerkosten: Durch die Digitalisierung von Daten, Akten und Ordnern besteht kein Bedarf mehr, Aktenschränke zu kaufen, wertvolle Stellfläche für die Lagerung von Papierdokumenten zu verschwenden oder Ausdrucke zur späteren Verwendung aufzubewahren. 
• Kopier- und Druckkosten: Beim papierlosen Arbeiten ist es nicht mehr notwendig, mehrere Kopien einer Datei zur Verteilung im Büro zu erstellen. Wenn Sie Post digitalisieren, können Sie mithilfe eines digitalen Dokumentenmanagementsystems die Informationen an einem zentralen Ort speichern. 
• Kosten von Geschäftsprozessen: Mit der Transformation von manuellen zu automatisierten Workflows werden Geschäftsprozesse vereinheitlicht und Kosten reduziert. Beispielsweise kann die Optimierung von Workflows ein schnelleres Inkasso und eine Reduzierung von Anschaffungskosten bewirken. 
• Sicherheits- und Datenwiederherstellungskosten: Die Sicherung Ihrer Daten an mehreren Orten ist einfach und kostengünstig. Eine Wiederherstellung dieser Daten ist noch einfacher und sichert im Notfall Ihre Geschäftskontinuität. 

 

Sie setzte ein Meeting an und erklärte Julian die Situation. Dieser war sofort Feuer und Flamme und schaffte unter Claudias Führung den Abschied vom Papier in 90 Tagen – und zwar unter Einhaltung von sechs einfachen Schritten. 

90 Tage sind ein erreichbares Quartalsziel. Dieser Zeitraum ist weder zu lang, wodurch Mitarbeitende den Prozess unter Umständen zu langsam vollziehen könnten, noch zu kurz, wodurch eine mangelhafte Umsetzung die Folge sein könnte. 

Diese Schritte befolgte Julian auf dem Weg zum papierlosen Büro:

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Ermittlung ineffizienter Prozesse

Ineffiziente Prozesse sind mühsam, behindern Workflows, erfordern einen erheblichen Arbeitsaufwand und halten Mitarbeitende von wertschöpfenden Aufgaben ab. Konzentrieren Sie sich auf allgemeine Geschäftsbereiche, die digitalisiert werden müssen, so etwa Personalwesen, Buchhaltung, Marketing und Vertrieb. Ermitteln Sie anschließend spezielle Prozesse, die von spezifischen Dokumenten abhängig sind, wie beispielsweise die Rechnungsverarbeitung. 

Die Unternehmensleitung entschied, den Prozess in der Buchhaltung zu starten. Also war es Julians Aufgabe, einen Prozess zu finden, der digitalisiert werden musste. Ihm war klar, dass der Schlüssel darin liegt, klein anzufangen und sich ausschließlich auf einen Prozess zu konzentrieren, um Dynamik zu erzeugen.  

Nach der Analyse sämtlicher Prozesse wählte Julian die Kreditorenbuchhaltung, da hier eine große Menge an Papierdokumenten bearbeitet werden musste, unzählige Schreibfehler auftraten und keine automatisierten Workflows vorhanden waren. 

Der Erfolg einer jeden Initiative hängt davon ab, die Zustimmung der obersten Managementebene und der Geschäftsleitung zu erhalten. Ein Team – bestehend aus den obersten Führungskräften und internen Vertretenden bestimmter Abteilungen – unterstützt dabei. 

Die Abteilungsvertretenden liefern Informationen über Chancen und Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Abschied vom Papier aus den Abteilungen. Die Zusammenstellung eines solchen Führungsteams stellt sicher, dass alle in den Prozess eingebunden sind, ein Mitspracherecht haben und die Initiative vorantreiben.  

Im Fall von Julian und Claudia war die Zustimmung der Unternehmensführung schon gegeben. Julian war der Vertreter, der Informationen an Claudia weitergab, und sorgte für die Umsetzung der Initiative.  

Das Einzige, was Julian noch tun musste, war die Schaffung von Bewusstsein für ein papierloses Arbeiten in der Abteilung. Hierfür erläuterte er die Beweggründe für die Digitalisierung von Dokumenten und die Vorteile, die ein papierloses Unternehmen für alle Mitarbeitende hat. Warum? Er wusste, dass sich viele Mitarbeitende ausschließlich um ihre täglichen Aufgaben kümmern und sich nur dann für ein neues System erwärmen, wenn dadurch gravierende Vorteile entstehen. 

Julian erstellte daher eine Präsentation, in der die Gründe für den Abschied vom Papier, die Probleme mit aktuellen Workflows und die Vorteile eines papierlosen Systems aufgeführt waren. 

Julian war bewusst, dass es ihm an IT-Kenntnissen mangelte, der Erfolg jedoch von der Zustimmung der IT-Abteilung abhing. Daher setzte er eine persönliche Besprechung an. Darin wurden die Details des Projektes besprochen, da die IT-Abteilung eng mit dem Lösungsanbieter zusammenarbeiten musste. 

Wenn man alle Schritte eines Prozesses kennt, ist es einfacher, Ineffizienzen zu finden und daraus Lösungen zu deren Behebung zu entwickeln. Zunächst konzentrierte sich Julian daher darauf, wie die Abteilung Dokumente in drei prozesstypischen Aufgabenfeldern bearbeitete. 

• Erfassung von Informationen: Datenerfassung aus Dokumenten, die das Unternehmen auf verschiedenen Wegen erreichen – Digitalisierung von E-Mail, Fax und Post.
• Weiterleiten von Informationen: Wie werden Informationen, die das Unternehmen erreichen, weitergeleitet – insbesondere, wenn diese genehmigt, überprüft oder anderweitig bearbeitet werden müssen?
• Wiederfinden von Informationen: Zugriff auf Dokumente nach deren Bearbeitung. 

Für die Analyse aktueller Prozesse und zur Bestimmung von Digitalisierungsmöglichkeiten bei der Kreditorenbuchhaltung stellte Julian sich die im Folgenden aufgeführten Fragen. 

So ermitteln Sie Digitalisierungsmöglichkeiten in Ihren aktuellen Prozessen:

1. Wie wird der Prozess gestartet? In Julians Fall begann der Prozess üblicherweise mit dem Erhalt von Papierrechnungen, per E-Mail versandten digitalen Rechnungen oder E-Rechnungen. 
2. Wie werden aus diesen Dokumenten Informationen erfasst? Läuft dieser Prozess reibungslos ab? Julian fand beispielsweise heraus, dass der Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen sehr mühsam war.
3. Wie werden die Dokumente weitergeleitet? Auch die Weiterleitung von Rechnungen erfolgte größtenteils manuell. Es gab keine vordefinierten Prozesse für Erhalt, Weiterleitung und Genehmigung von Dokumenten. Eine Digitalisierung von Rechnungen würde die Produktivität in der Abteilung erheblich erhöhen.
4. Wo werden die Dokumente gespeichert? Alle Dokumente wurden auf lokalen Festplatten und in Aktenschränken abgelegt. Diese Art der Ablage war jedoch nicht sicher. Die redundanten Mehrfach-Backups eines DMS wären hier eine klare Verbesserung. 
5. Wie werden diese Dokumente abgerufen? Suche, Zugriff und Abrufen von Dateien waren mühsame Aufgaben, die viel Arbeitszeit kosteten. Es wurde ein System benötigt, mit dem diese Dokumente in einer digitalen Datenbank gespeichert und somit leicht abgerufen werden können. 
6. Was sind die wichtigsten Integrationspunkte? Mit der erfolgreichen Integration von Anwendungen werden automatisierte Workflows erstellt und die Effizienz erhöht. Ein wichtiger Integrationspunkt umfasste u. a. die Einbeziehung der Dokumentenmanagementsoftware und eines Buchhaltungssystems zur Optimierung der Dokumentenverwaltung. Bis zu diesem Zeitpunkt hatten Julian und seine Abteilung lediglich Quickbooks verwendet, jedoch noch kein Dokumentenmanagementsystem. Dennoch erkannte er, dass es sich hier um einen wichtigen Integrationspunkt handelte, der bei der Umstellung auf ein digitales Büro hilfreich sein würde. Der nächste Schritt war also, den richtigen Partner für die Entwicklung dieser Lösung zu finden. 

Als Julian sich auf die Suche nach potenziellen Lösungsanbietern machte, gab Claudia ihm folgende Ratschläge: 

• Nicht zu bescheiden: Anbieter von Enterprise File Sync and Sharing (EFSS) wie Google Docs, Box und DropBox bieten lediglich die Speicherung und Weitergabe von Dateien. Sie ermöglichen jedoch keine Kontrolle über benutzerorientierte Sicherheit und Workflow-Automatisierung oder Funktionen zur Einhaltung von Datenaufbewahrungspflichten.
• Nicht zu anspruchsvoll: Lassen Sie auch bei Anbietern Vorsicht walten, die „Unternehmenslösungen“ anbieten. Diese Lösungen sind meist kompliziert, teuer und extrem zeitraubend. 

Claudia wollte damit zum Ausdruck bringen, dass es auch einen Mittelweg geben kann: praktische Lösungen für das papierlose Büro in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) mit Funktionen für übliche Situationen des Geschäftsalltags. Ein Unternehmen wie DocuWare beispielsweise bietet Lösungen für verschiedene Geschäftsbereiche wie Personalmanagement, Marketing und Vertrieb sowie Finanz- und Rechnungswesen an. Und diese Lösungen sind außerdem cloudbasiert – ein Aspekt, der zunehmend von großer Relevanz ist.

Wie wichtig ist die Cloud für ein papierloses Büro?

Die Cloud erfordert im Vergleich zu einer On-Premises-Lösungen nur eine minimale Wartung, ermöglicht eine schnelle Bereitstellung und die Anschaffung von Lösungen auf Abteilungsebene. Eine Cloud lässt sich hervorragend skalieren, verbessert die betriebliche Flexibilität und erfordert keine großen Lizenzzahlungen im Voraus. 

Die phasenweise Einführung des Systems erfolgt in Zusammenarbeit mit dem Lösungsanbietern und den IT-Admins: 

Phase 1: Machbarkeitsstudie

Mit dem Machbarkeitsnachweis erhielt Julians Team einen Überblick darüber, inwieweit die Lösung auf die wichtigsten geschäftlichen Angelegenheiten ausgerichtet war. Anhand der vorhandenen Dokumente demonstrierte der Anbieter von Dokumentenmanagementlösungen, wie die Software wichtige Prozesse automatisiert und optimiert. 

Phase 2: Wiederholte Einsätze der Lösung

Nach jeder Teststufe entwickelten sich Ideen zur Optimierung. Dabei wollte das Team sicherstellen, dass die Lösung möglichst intuitiv ausfällt.  Außerdem wurden bestimmte Aufgaben in zwei Teile geteilt, um die Workflow-Prozesse zu optimieren. Umgekehrt entschied man sich in anderen Fällen dazu, zwei Prozesse in einem zu kombinieren. 

Phase 3: Einführung des papierlosen Büros

Vor der Einführung informierte Julians Team die Mitarbeitenden umfassend über das Projekt, um somit die Akzeptanz der Enduser bezüglich der bevorstehenden Änderungen zu gewinnen. Das Team erstellte eine Reihe von YouTube-Videos, in denen ein umfassender Überblick über die Lösung gegeben wurde. Der Einsatz der Lösung wurde zunächst Systemadmins und Führungskräften anhand von Schulungen vermittelt. Diese berichteten ihren Teams anschließend, dass die neue Lösung Routineaufgaben automatisieren und den Arbeitsalltag erleichtern würde. Die Enduser wurden dadurch von der Lösung überzeugt. Nun war Julians Unternehmen startbereit.

Die endgültige Lösung umfasste:

• Intelligent Document Processing – unter anderem für das KI-basierte Extrahieren wichtiger Daten aus Rechnungen und die Zuordnung der Rechnungen zu den dazugehörigen Bestellungen 
• Automatische Erfassung von Papierdokumenten und schneller Import von Rechnungen in durchsuchbare Dateistrukturen
• Vordefinierte Workflow-Regeln für die Weiterleitung von Dokumenten
• Integration zwischen Dokumentenmanagementsystem und Quickbooks zur Optimierung des Informationsflusses
• „Connect to Outlook“ für schnellen Versand, Empfang und Hochladen von Dokumenten an einen zentralen Speicherort direkt vom E-Mail-Konto aus

Julian schulte seine Mitarbeitenden in der Verwendung des Systems. Gemeinsam führten er und die IT-Admins das Team Schritt für Schritt durch den neuen Prozess, so dass ihnen alle Einzelheiten der Funktionsweise vermittelt wurden. 

Man kann ein System nicht einführen und es dann sich selbst überlassen. Stattdessen sollten Sie Ihr papierloses Büro als ein sich kontinuierlich weiterentwickelndes Projekt betrachten, das mit dem Wachstum Ihres Unternehmens auch in anderen Geschäftsbereichen eingeführt werden kann. 

Da die Buchhaltung das „Versuchskaninchen“ für die Lösung war, dokumentierte Julian jeden einzelnen Schritt des Prozesses. Diese Dokumentationsarbeit sollte einerseits die erfolgreiche Implementierung des papierlosen Büros in anderen Geschäftsbereichen und andererseits die damit verbundene Wissensvermittlung unterstützen. Somit verfügt das Unternehmen über Referenzdokumente, auch wenn Julian und die IT-Admins das Unternehmen verlassen sollten. 

Messung der Auswirkungen digitaler Workflows

Schließlich ermittelte Julian die Auswirkungen der Initiative „Papierlos in 90 Tagen“ mithilfe folgender Fragen: 

• Haben wir unser Ziel „Papierlos in 90 Tagen“ wirklich erfüllt?
• Verbesserte die Lösung alle Arbeitsprozesse im Unternehmen? Wurde die Produktivität optimiert? Ist die Abteilung zufriedener? 
• Wie gut funktionierte die elektronische Belegerfassung, die digitale Weiterleitung und das papierlose Abrufen von Informationen:
• Wie effizient erfolgt die digitale Dokumentenerfassung? Zu den positiven Indikatoren zählten die Reduzierung ausgedruckter Dokumente und die Begeisterung der Mitarbeitenden aufgrund der Effizienz der neuen Arbeitsprozesse.
• Wie schnell werden Dokumente verarbeitet? Julian verglich hierbei einfach den alten mit dem neuen Prozess.
• Ist das Abrufen von Dokumenten einfacher geworden? Die Mitarbeitenden verbrachten weniger Zeit damit, Dokumente zu suchen und abzurufen.
• Wie viele Arbeitsstunden können wöchentlich eingespart werden? Julian ermittelte gemeinsam mit Claudia und der Personalabteilung, dass sich die Anzahl der Überstunden erheblich reduziert hatte.
• Wie hoch sind die Kosteneinsparungen bei der Umstellung auf ein papierloses Büro?

Nach und nach ermittelten Julian und Claudia, die Rentabilität (ROI) des Dokumentenmanagements für ihr Unternehmen. Dabei stellten sie fest, dass das neue System ein voller Erfolg war und problemlos auf das gesamte Unternehmen übertragen werden konnte. 

Bei der Umstellung auf ein papierloses Büro geht es nicht nur darum, manuelle und papierbasierte Prozesse zu digitalisieren. Ein entscheidender Vorteil eines papierlosen Büros liegt in der Automatisierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen. Durch die Automatisierung manueller Tätigkeiten gehören zeitintensive und fehleranfällige Prozesse der Vergangenheit an. Dazu gehören die Rechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement, Urlaubsanträge, Genehmigungen, Eingangsrechnungen und Mahnungen. Das folgende Beispiel verdeutlicht, wie automatisierte Workflows im papierlosen Büro die Effizienz und Produktivität steigern können. 

Beispielprozess Vertragsunterzeichnung

 

Papierdokumente, die per Post verschickt werden, erfordern je nach Standort und Verfügbarkeit der Beteiligten mehrere Tage für jeden Prozessschritt. Der digitale Prozess hingegen ist wesentlich schneller und vermeidet Verzögerungen durch fehlende Unterschriften oder den physischen Versand der Dokumente. Zusammengefasst bietet die Automatisierung im papierlosen Büro folgende Vorteile: 

• Beschleunigung von Prozessen: Automatisierung macht Geschäftsprozesse schneller und effizienter. Dokumente können automatisch an die richtigen Personen zur Bearbeitung weitergeleitet werden, ohne Verzögerungen. 
• Erhöhte Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Automatisierte Workflows ermöglichen eine klare Verfolgung des Fortschritts und Status von Aufgaben. Alle Beteiligten wissen immer, wo sich ein Dokument befindet und wer dafür verantwortlich ist. 
• Optimierte Ressourcennutzung und Kosteneinsparung: Weniger Zeit für manuelle, sich wiederholende Aufgaben bedeutet optimierte Ressourcennutzung. Außerdem reduziert sich der Bedarf an Papier, Druckern, Tinte, Versand und physischem Stauraum. 
• Reduzierung menschlicher Fehler: Manuelle Prozesse sind anfällig für Fehler, sei es durch den Verlust von Dokumenten, falsche Informationen oder vergessene Unterschriften. Die Automatisierung minimiert das Fehlerrisiko, da die Bearbeitung von Dokumenten und die Zuweisung von Aufgaben automatisch und nach vordefinierten Regeln erfolgen. 

Insgesamt fördert die Automatisierung im papierlosen Büro eine effiziente, transparente und fehlerfreie Arbeitsweise, was die Produktivität und die Qualität der Geschäftsprozesse signifikant steigert. 

Bei der Transformation hin zum papierlosen Büro müssen neben den hierfür erforderlichen technischen Parametern natürlich auch die rechtlichen Aspekte beachtet werden. Die Regelungen zur Archivierung unternehmensrelevanter Unterlagen und zu den Aufbewahrungsfristen sind primär im Handelsrecht (HGB) und im Steuerrecht (AO) definiert. Alle Unternehmen, die nach dem Steuer- bzw. Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, unterliegen diesen gesetzlichen Vorgaben. 

Die Aufbewahrungsfristen beginnen prinzipiell mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Wichtig zu wissen: Alle papierbasierten Dokumente, die einer Aufbewahrungspflicht unterliegen, können gesetzeskonform auch digital archiviert werden. Elektronische Dokumente, die steuerrechtlich relevant sind und digital an die zuständige Finanzbehörde übermittelt wurden, müssen übrigens auch digital vorgehalten werden und dürfen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens nicht gelöscht werden. 

In den GoBD, also den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ ist geregelt, dass die Dokumente für die Dauer ihrer Aufbewahrung  

• unveränderlich
• nachvollziehbar
• vollständig
• jederzeit verfügbar
• sowie maschinell auswertbar

gespeichert werden müssen. Demnach muss ein verwendetes Dokumentenmanagementsystem mindestens all diesen Anforderungen entsprechen. Hinsichtlich der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten folgende Regeln: 

10 Jahre Aufbewahrungsfrist:   

• Bücher und Aufzeichnungen 
• Inventare 
• Eröffnungsbilanzen 
• Jahresabschlüsse 
• Lageberichte   
• zum Verständnis dieser Dokumente erforderliche Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen 

8 Jahre Aufbewahrungsfrist:  
Die Frist für Buchungsbelege wie Rechnungen oder Kostenbelege hat sich seit Januar 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Die kürzere Aufbewahrungsfrist gilt für alle Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist zu Beginn des Jahres 2025 noch nicht abgelaufen ist.  

 6 Jahre Aufbewahrungsfrist: 

• Alle ein- und ausgehenden Handels- und Geschäftsbriefe  
• Sonstige für die Besteuerung erforderliche Unterlagen 
• Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Versandpapiere usw.   

Sonstige Fristen:   

• Personalakten: Spezifische gesetzliche Fristen gibt es nicht; jedoch empfiehlt es sich, Unterlagen wie Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge, etc. für mindestens 10 Jahre aufzubewahren, insbesondere wegen möglicher arbeitsrechtlicher Ansprüche (z. B. nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz).   
• Arbeitszeitnachweise: Gemäß dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) besteht eine zweijährige Aufbewahrungspflicht.   

Die jeweilige Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gilt im Übrigen für digital archivierte Dokumente gleichermaßen wie für papierbasierte. Ist die Frist abgelaufen, müssen Unternehmen dafür sorgen, dass die Dokumente ordnungsgemäß vernichtet werden – es sei denn, es bestehen gesetzliche oder vertragliche Gründe für die weitere Aufbewahrung. Verstöße gegen diese Aufbewahrungspflichten können darüber hinaus zu rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen.  

Oft kommt bei Unternehmen die Frage auf, ob physisch vorhandene Unterlagen nach deren Digitalisierung sofort vernichtet werden dürfen und die elektronischen Pendants auch im Falle eventueller Rechtsstreitigkeiten ausreichend sind. Hierbei gilt, dass vor allem elektronischen Dokumenten mit einer digitalen Signatur eine höhere Beweiskraft zugestanden wird, denn nur so ist zweifelsfrei nachvollziehbar, wer das Dokument auf welche Weise und zu welchem Zeitpunkt gespeichert hat. In jedem Fall dürfen eingescannte Originale erst nach einer Datensicherung vernichtet werden. Bestimmte urkundliche Dokumente wie beispielsweise Hypotheken-Bestellungsurkunden oder Versicherungsscheine sind zudem immer zusätzlich im Original aufzubewahren. 

Trotz aller Vorteile gibt es auch bei der Einführung des papierlosen Büros einige Herausforderungen. So sollten bereits im Vorfeld bestimmte Prämissen und Strukturen im Unternehmen vorhanden sein, um das Projekt erfolgreich realisieren zu können. Außerdem müssen auch die Belegschaft ebenso wie die Führungsebene die neuen digitalen Abläufe akzeptieren und im Arbeitsalltag vorbehaltlos umzusetzen bereit sein. Voraussetzungen sind also auch die Offenheit für Veränderungen in den operativen Prozessen und eine gewisse Anpassungsbereitschaft an die neuen Strukturen. 

Die unbestreitbaren Vorteile des papierlosen Büros gegenüber der überholten papierbasierten Variante werden aber nach der Implementierung der entsprechenden Maßnahmen zweifelsfrei sehr schnell deutlich erkennbar. Als Folge werden die modifizierten und optimierten Prozesse letztendlich auch alle Involvierten von den zahlreichen Vorzügen überzeugen. 

Das papierlose Büro wird vor allem durch die Digitalisierung im Büroalltag erreicht. Teams arbeiten produktiver, viele Arbeitsabläufe lassen sich schneller und einfacher umsetzen und auch im Homeoffice bleibt jederzeit der Zugriff auf alle wichtigen Dokumente bestehen, da diese sicher und zentral im DMS abgelegt sind. Mit Hilfe programmierter Schnittstellen können hier auch Verbindungen zwischen Programmen wie Bankensoftware oder DATEV mit dem DMS realisiert werden. 

Arbeitsabläufe digitalisieren

Um einen Schritt in Richtung papierloses Büro zu gehen, ist es nicht notwendig, alle Arbeitsabläufe im Büro auf einmal zu digitalisieren. Bereits erste Schritte zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems helfen dabei, die Effektivität zu steigern, die Kosten zu senken, die Sicherheit zu verbessern und den Arbeitsalltag für Ihre Teams zu erleichtern. Beginnen Sie mit einem ersten Projekt und digitalisieren Sie erste Arbeitsabläufe. Nach der erfolgreichen Einführung können Sie immer mehr Abteilungen und Abläufe integrieren. Eruieren Sie, welche Dokumente digital erfasst werden sollen und in welchen Abteilungen das papierlose Arbeiten am schnellsten und mit dem größten Nutzen umgesetzt werden kann. Die Umstellung auf einen digitalen Posteingang bringt sehr schnell greifbare positive Effekte. 

Cloud-Lösungen nutzen

Wenn Sie auf ein Cloud-basiertes DMS setzen, wird sichergestellt, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden überall auf die Dokumente zugreifen können, auch im Homeoffice. Trotzdem werden die Dokumente sicher und DSGVO-konform gespeichert. Sie gewinnen Sicherheit und Flexibilität, erleichtern Ihren Mitarbeitenden die Arbeit und erhöhen so die Produktivität. 

Papierchaos erfolgreich bekämpfen

Durch digitale Dokumente und automatisierte Workflows stellen Sie sicher, dass keine Unterlagen mehr verloren gehen oder sich Prozesse unnötig verzögern. Mit dem DMS erfassen Sie alle Belege und Daten. Durch Indexierung und Verschlagwortung können die Dokumente schnell und einfach von allen berechtigten Mitarbeitenden gefunden werden.  

DATEV-Export an das Steuerbüro

In einem papierlosen Büro werden die einzelnen Abläufe digitalisiert. Das ermöglicht schlussendlich auch das papierlose Übertragen von Dokumenten über DATEV Schnittstellen an Ihr Steuerbüro. Dadurch wird sichergestellt, dass alle wichtigen Dokumente sicher und vor allem zeitnah an die wichtigsten Mitarbeitenden geschickt und Ihrem Steuerbüro rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden. 

Was ist ein papierloses Büro?

Im Gegensatz zu papierbasierten Prozessen bietet das papierlose Büro ein hohes Potenzial zum Einsparen wertvoller Ressourcen. Mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems werden Papierkonvolute in digitale Dokumente umgewandelt. Alle Nachteile von papiergestützten Verwaltungsarbeiten im Büroalltag lassen sich durch das papierlose Büro eliminieren. 

Wie funktioniert das papierlose Büro?

Zunächst sollten alle vorhandenen Papierdokumente für eine effektive Prozessautomatisierung einer Inventur unterzogen werden – sodass auch tatsächlich nur weiterhin benötigte Dokumente dem Digitalisierungsprozess zugeführt werden. Nach einer einfachen Bearbeitung von Dokumenten aus Quellen wie Scanner oder Drucker werden die über ein DMS digitalisierten Dokumente mithilfe einer Archivierungssoftware zentral gespeichert, indexiert und in verbundene Workflows integriert. 

Was kann man im Büro digitalisieren?

Für ein weitgehend papierloses Büro bieten sich primär Dokumente wie Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Verträge oder Buchungsbelege zur Digitalisierung an. Aber auch der Kommunikationsbereich ist hierfür äußerst relevant: Ausgedruckte und unter involvierten Kollegen verteilte physische Unterlagen werden ersetzt durch ein digitales und zentrales System der Datenzuweisung an die betreffenden Teams. 

Was bedeutet Digitalisierung im Büro?

Im Rahmen der Digitalisierung eines Büros wird eine überwiegend virtuelle Arbeitswelt geschaffen, die auf Aktenordner, Drucker und Büroschränke größtenteils oder sogar komplett verzichten kann. Unternehmerische Prozesse laufen weitestgehend digital sowie teilweise automatisiert ab und ermöglichen Mitarbeitenden ein zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten unter Einbeziehung hoher Flexibilität. 

Was sind die Gründe für ein papierloses Büro?

Die Vorzüge eines digitalisierten Büros, das auf den Einsatz von Papier verzichtet, sind vielfältig. So profitiert etwa die Umwelt durch Einsparungen von Papier und damit der Ressource Holz. Für das Archivieren von Dokumenten wird weniger Platz benötigt, Kosten können somit deutlich reduziert werden. Zudem lässt sich die Zusammenarbeit über mehrere Unternehmensstandorte hinweg dank digitaler Prozesse und ohne papierbasierte Unterlagen signifikant vereinfachen.