Grundsätzlich ist die Dokumentenlenkung von zentraler Bedeutung für jede Organisation. Sei es eine Behörde, ein Verein oder ein Unternehmen der Privatwirtschaft.
Tatsächlich sind einige der frühesten Beispiele für Schriftlichkeit administrativer Natur. Sie stammen aus der Dsemdet-Nasr-Zeit, einer antiken Kultur im Süden Mesopotamiens. Es wäre also nicht weit hergeholt zu sagen, dass die Dokumentenkontrolle so alt ist wie das geschriebene Wort selbst.
Heutzutage sind die Dokumente keine mit Keilschrift gravierten Steintafeln mehr, sondern befinden sich in der Regel in unterschiedlichsten Formaten in einer digitalen Dokumentenablage. Das macht die Weiterleitung, Änderung und Aufbewahrung sehr viel einfacher. Allerdings wird die Kontrolle etwaiger Änderungen schwieriger. Das kann in vielen Bereichen zur Herausforderung werden, insbesondere aber im Qualitätsmanagement. Hier ist die Dokumentenkontrolle ein Schlüsselaspekt der ISO-Normen (wie zum Beispiel ISO 9001), mit denen Unternehmen Qualität, Zuverlässigkeit und Sicherheit ihrer Produkte, Dienstleistungen und Prozesse demonstrieren.
Eine automatisierte Dokumentenlenkung bietet viele Vorteile
Im Qualitätsmanagement spricht man an dieser Stelle von Dokumentenlenkung oder „document control“. Gemeint ist die Festlegung, auf welche Art und Weise Dokumente innerhalb der Organisation erstellt, bearbeitet, geprüft, freigegeben und verteilt werden. Einfach gesagt geht es um den Lebenszyklus eines Dokuments – von der Erstellung über die Versionierung bis hin zur Archivierung. Innerhalb der Dokumentenlenkung ist festgelegt, wie Dokumente und ihre Revisionen eindeutig nachvollzogen und gekennzeichnet werden. Ironischerweise ist die Online-Dokumentation zum Thema Dokumentenlenkung eher spärlich, oft widersprüchlich und vage. Der Sohn des Schuhmachers geht immer barfuß, richtig?
Dabei verdient das Thema Dokumentenlenkung viel Aufmerksamkeit, denn Aufgaben im Zusammenhang mit der Dokumentation können leicht repetitiv, mühsam und kostspielig werden. Mit anderen Worten: Dokumentenlenkung ist ein fruchtbarer Boden für die Automatisierung und für den Einsatz von DMS-Software zur effektiven Dokumentenverwaltung.
Was ist Dokumentenlenkung?
In seiner einfachsten Form sind mit Dokumentenlenkung eine Reihe von Praktiken gemeint, die sicherstellen, dass Dokumente in systematischer, nachweisbarer Weise erstellt, geprüft, verteilt und auch entsorgt werden. Je nach Anwendungsbereich begegnet einem die Dokumentenlenkung auch als „Lenkung von Aufzeichnungen“ oder auch einfach nur als „Lenkung von Dokumenten“.
Seit der DIN EN ISO 9001:2015 spricht man speziell im Qualitätsmanagement auch von der „Lenkung dokumentierter Information“. Es handelt sich um einen Sammelbegriff, unter den Dokumente, Daten, externe Dokumente, Formulare, Checklisten, Aufzeichnungen, Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen etc. fallen. Darüber hinaus sind Praktiken zur Dokumentenlenkung entscheidend, um die Integrität und Nachvollziehbarkeit von Dokumenten aufrechtzuerhalten. Die Norm fordert beispielsweise, dass Organisationen ein dokumentiertes Verfahren einrichten, um verschiedene Aspekte von Dokumenten zu steuern, darunter:
- Identifizierung
- Aufbewahrung
- Schutz
- Wiederauffinden
- Aufbewahrung
- Überprüfung
- Freigabe
- Disposition
- Lesbarkeit
- Nachverfolgung von Änderungen
Diese Verfahren können einem Unternehmen helfen, organisiert und agil zu bleiben – besonders wenn es wächst. Sie sollten bei nach ISO 9001 zertifizierten Unternehmen lückenlos und umfassend praktiziert werden; andernfalls dürfte ein Audit im Qualitätsmanagement kaum von Erfolg gekrönt sein.
Und was fordert ISO 9001? Im Sinne der Norm gilt ein Dokument als gelenkt, wenn sein Werdegang in allen Teilschritten Erstellung - Überprüfung - Genehmigung - Verteilung - Einzug alter Versionen festgelegt und jederzeit nachvollziehbar ist. Wie genau das umgesetzt wird, kann jede Organisation selbst entscheiden! Die Norm lässt offen: Wer darf Dokumente erstellen? Wer gibt Dokumente frei? Wann müssen Dokumente überprüft werden? Offen gehalten ist auch, was gelenkt werden muss: Es sind Dokumente und Aufzeichnungen, die in der Organisation als notwendig erachtet werden – also bei weitem nicht alle Dokumente. Es reicht also, sich auf die wesentlichen Dokumente zu beschränken. Weniger ist mehr, wenn das Wenige das Richtige ist!
Dokumentenkontrolle auch außerhalb des Qualitätsmanagements
Dieser Beitrag soll aber kein ISO-Leitfaden sein. Wir legen also die allgemeine Definition von Dokumentenlenkung zugrunde, die auch außerhalb des Qualitätsmanagements an vielen Stellen im Dokumentenmanagement gefragt ist. Das können Managementsysteme sein, die sich an Normen wie ISO 14001 über AZAV, OHSAS 18001 und ISO 45001 bis hin zu IFS und HACCP orientieren. Aber auch Aufgaben wie Vertragsmanagement, Risikomanagement, Reklamations- und Beschwerdemanagement sind für Dokumentenlenkung prädestiniert, ebenso wie Compliance, Datenschutz oder auch bestimmte Bereiche in Produktion, Marketing oder Vertrieb.
Bleibt die Frage: Wer braucht Dokumentenlenkung – und warum? Es gibt viele mögliche Antworten auf diese Frage. Die Antwort ist ganz einfach: Weil es Sinn macht. Dokumentation ist der Schlüssel in jeder Organisation. Wer Apps, Software und Methoden hat, um die Dokumentation zu verwalten, wird das wahrscheinlich deren Qualität ebenso verbessern wie die Produktivität der Organisation.
Auf die Frage, wie genau die Dokumentenlenkung aussehen sollte, gibt es keine allgemeingültige objektive Antwort. Jede Organisation hat ganz eigene, unterschiedliche Bedürfnisse. Das heißt: Eine Form der Dokumentenlenkung, die bei einer Organisation reibungslos funktioniert, kann sich für die nächste als ineffektiv erweisen.
Königsweg zu einer funktionierten Dokumentenlenkung
Auf der anderen Seite gibt es ausgereifte DMS-Produkte und auch international anerkannte Standards für Verfahren – wie die ISO-Standards. Daher gilt die Kombination von (Branchen-) Standards mit einer passenden Dokumentenverwaltungssoftware als Königsweg zu einer funktionierten Dokumentenlenkung, wobei jede einzelne Implementierung Besonderheiten bei solchen Kombinationen aufweisen wird, die es ganz spezifisch zu berücksichtigen gilt.
Beispielsweise hilft es in Kliniken und Krankenhäusern, wenn außer den QM-Dokumenten auch alle patientenrelevanten Dokumente digital über ein Dokumentenverwaltungssystem gelenkt werden. Der Leitgedanke dabei: Hat dieses Dokument Einfluss auf die direkte Patientenbehandlung? Welche Auswirkung hat eine ältere Version dieses Dokuments, wenn es verwendet wird?
Die Lenkung kann dann zum Beispiel zweistufig erfolgen, durch den Ersteller und die Ansprechpartner in jedem Fachbereich. Freigeber sollten die Bereichsverantwortlichen sein, z. B. Chefarzt, Pflegedienstleitung oder Stationsleitung. Die praktische Umsetzung kann so aussehen, dass nach Ablauf der definierten Gültigkeit der Dokumentenverantwortliche per Mail informiert wird. Nachdem er das Dokument bearbeitet oder neu erstellt, wird auch der Freigeber automatisch per Mail informiert. Nach der Freigabe wird die alte Version dann automatisch im Intranet durch die Neue ersetzt.
Wie pflegt man diesen Prozess?
Dokumentenlenkung ist natürlich insbesondere für ISO-zertifizierte Unternehmen relevant, da die Einhaltung von ISO-Normen im Abstand von drei Jahren regelmäßig überprüft werden muss. Vor diesem Hintergrund empfehlen sich fünf Maßnahmen für eine funktionierende Dokumentenlenkung:
- Geeignete „Dokumentenkontrolleure“ berufen.
- Klar definierte Verfahren etablieren.
- Teams in der Einhaltung der Verfahren schulen und motivieren.
- Die richtigen Software-Tools für die Dokumentenlenkung auswählen.
- Die Ergebnisse der Dokumentenlenkung in regelmäßigen Abständen überprüfen und gegebenenfalls anpassen.
Die Vorteile einer Automatisierung der Dokumentenlenkung liegen auf der Hand, selbst wenn vielleicht nicht jeder Aspekt effektiv und vollständig automatisiert werden kann. Es gibt zwar Einschränkungen, aber unzählige Prozesse und damit zusammenhängende Aufgaben der Dokumentenlenkung lassen sich sehr einfach automatisieren. Die Werkzeuge dafür sind jedem guten DMS-Produkt bereits enthalten.
Dokumentenerstellung und Routing
Dokumentvorlagen und Templates beispielsweise sind sehr nützlich für Berichtsaufgaben, um den Prozess der Dokumentenerstellung zu automatisieren, etwa für Berichte auf Basis von Excel-Daten. Wird diese Automatisierung als Vorlage bereitgestellt, erspart das Zeit und Arbeit bei wiederkehrenden Berichten mit dynamischen Daten – zum Beispiel Verkaufsdaten oder Lagerbestände. Die Automatisierung verringert das Risiko, bei der Dokumentenlenkung zu versagen. Denn nun hängt sie nicht mehr von unserer (sehr menschlichen) kurzen Aufmerksamkeitsspanne und unserer Neigung zur Ablenkung ab. Automatisierung ist daher auch einer der großen Vorteile der Digitalisierung von Dokumenten, denn bei Dokumentenlenkung in Papierform und der Einhaltung von Normen muss man immer die menschlichen Schwächen in Kauf nehmen.
Mit anderen Worten: Es lohnt sich, Dokumente zu digitalisieren. Es gerät nicht mehr in Vergessenheit, eine E-Mail zu senden, Kopien bzw. Backups eines Dokuments zu erstellen oder eine Datenbank zu aktualisieren. All das erledigt Software für uns automatisch – fehlerfrei und zuverlässig. Am Ende des Tages macht die Automatisierung der Dokumentenlenkung deshalb auch den Unterschied zwischen einer fehleranfälligen und zeitraubenden internen Bürokratie und agilen Mechanismen, die das Leben aller erleichtern. Viel Spaß beim Automatisieren!
Häufige Fragen zu Dokumentenlenkung
Was versteht man unter Dokumentenlenkung?
Unter Dokumentenlenkung versteht man den Prozess der Steuerung und Verwaltung von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Dies umfasst die Erstellung, Aufbewahrung, Überprüfung, Versionierung, Freigabe, Archivierung und Vernichtung von Dokumenten, sodass der gesamte Lebenszyklus der Dokumente mit allen Revisionen lückenlos nachvollziehbar ist.
Warum ist Dokumentenlenkung wichtig?
Durch die Dokumentenlenkung kann die Qualität der Dokumentation in einem Unternehmen erheblich verbessert werden. Eine effektive Dokumentenlenkung trägt zur Steigerung der Produktivität und Effektivität des gesamten Unternehmens bei, da eine klare Steuerung und Verwaltung der Dokumente gewährleistet ist.
Welche Dokumente sind zu lenken?
In der Regel umfasst die Dokumentenlenkung alle relevanten Dokumente in einem Unternehmen oder einer Organisation. Dazu gehören Qualitätsrichtlinien, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Berichte, Protokolle, Verträge und andere Dokumente, die für den reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse, die Einhaltung von Vorschriften sowie die Dokumentation von Entscheidungen und Maßnahmen erforderlich sind. Die spezifischen Dokumente, die gelenkt werden müssen, werden vom jeweiligen Unternehmen festgelegt.
Wie kann eine Software-Lösung dabei helfen, die Dokumentenlenkung zu optimieren?
Eine Software-Lösung kann die Dokumentenlenkung optimieren, indem sie Funktionen wie Versionierung, automatisierte Workflows, Genehmigungsprozesse, Änderungsbenachrichtigungen, Such- und Filterfunktionen, zentrale Speicherung und Zugriffssteuerung bereitstellt. Durch diese Tools ermöglichen Software-Lösungen die Automatisierung vieler zeitaufwendiger Prozesse und erleichtern die effiziente Verwaltung von Dokumenten.
